Übergabe Lohn-Daten

Beschreibung

Vor der Datenübergabe zur Lohn-Schnittstelle Sage HR Suite (ab BUSINESS 2021 auch für DATEV LODAS (Kalendarium) und Addison) werden die zu übergebenden Daten in einer tabellarischen Übersicht angezeigt.

  • Die Auswahl der Daten kann monatsweise und nach Mandaten-/Geschäftsbereich getrennt erfolgen.
  • Zudem ist die Auswahl nach individuellem Zeitraum möglich.
  • Zusätzlich wird ein Archiv der bereits erfolgten Ausgaben geführt.
  • Über den Listendruck können Sie ein Protokoll der Übergabe drucken.

Datenauswahl

In der Übersicht werden alle Datensätze angezeigt, die an externe Lohnbuchhaltungsprogramme übergeben werden können. Das sind alle in der Nachkalkulation erfassten Lohnstundenbuchungen für Lohnarten, zu denen in der Lohnartenverwaltung die Option Übergabe BAULOHN gesetzt ist.


In der Tabelle stehen die Funktionen wie Gruppieren, Sortieren, Spaltenauswahl, Spaltenreihenfolge usw. zur individuellen Konfiguration des Tabellenlayouts zur Verfügung.

Mit Klicken auf im Menü Übergabe Lohndaten werden alle in der Übersicht angezeigten Daten ausgegeben. Zur Auswahl der angezeigten und somit zu exportierenden Daten stehen folgende Funktionen zur Verfügung.

Zeitraumauswahl

Auf der rechten Bildschirmseite können Sie den gewünschten Monat wählen. Zudem steht der Schalter Detailliert zur Verfügung, der die Übergabe für einen beliebigen Zeitraum ermöglicht. Geben Sie hierbei das erste sowie das letzte Datum des gewünschten Zeitraumes an.

In der Tabelle werden nur die Datensätze angezeigt und an die Exportdatei übergeben, deren Datum, für den die Lohnstunden erfasst wurden, im gewählten Zeitraum liegt. Dieses Datum wird in der Spalte Abrechnungsdatum angezeigt.

Beispiel: Die Übergabe erfolgt für alle Daten, die für den Monat März erfasst wurden.


Beispiel: Die Übergabe erfolgt nur für Daten, die für die erste Woche im März (vom 02.03. bis 08.03.) erfasst wurden.

Mandanten-/Geschäftsbereichsauswahl

Arbeiten Sie in Ihrem Lohnprogramm mit einem oder mehreren Mandanten ordnen Sie diese zunächst in DATAflor BUSINESS Ihrem Geschäftsbereich bzw. mehreren Geschäftsbereichen zu.

Öffnen Sie dazu im Menü Programmdaten die Auswahl Firma und wählen den Programmbereich Firmendaten.


Markieren Sie den Geschäftsbereich und öffnen auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Lohn-Parameter.

  • Ein Geschäftsbereich kann nur einem Mandanten zugewiesen werden.
  • Einem Mandanten können mehreren Geschäftsbereichen zugewiesen werden.

Im nächsten Schritt weisen Sie Ihre Mitarbeiter einem Geschäftsbereich zu.

Öffnen Sie dazu in den Adressen der Mitarbeiter auf der Registerkarte Mitarbeiter das Plus-Menü Schnittstellen und aktivieren die Auswahl Geschäftsbereich.

Der Lohndatenexport ist jeweils nur für einen Mandanten möglich. Je Mandant können Sie die Datensätze zusätzlich getrennt nach Geschäftsbereich ausgeben.

Wählen Sie dazu in der Übersicht auf der rechten Bildschirmseite den Mandant sowie den bzw. mehrere Geschäftsbereiche aus, für die die Datenausgabe erfolgen soll. In den Spalten Geschäftsbereich (Mitarbeiter) und Mandanten-Nr. werden je Datensatz der Geschäftsbereich, der dem Mitarbeiter zugewiesen ist, sowie die Nummer des Mandanten, der diesem Geschäftsbereich zugeordnet ist, angezeigt.

Beispiel: Die Übergabe erfolgt für alle Mitarbeiter des Geschäftsbereiches GaLaBau des Mandanten 1.

Bereits übergebene Daten ausschließen

Zu jedem Datensatz wird gespeichert, ob dieser bereits einmal übergeben wurde. Somit ist es je nach Spezifikation Ihres genutzten Lohnprogrammes möglich die Auswahl der zu übergebenden Datensätze einzuschränken, so dass nur noch nicht übergebene Daten ausgegeben werden.

Ist im Menü Übergabe Lohndaten die Schaltfläche Alle Lohndaten aktiv, werden in der Übersicht alle Datensätze der Zeitraum- und Mandanten-/Geschäftsbereichsauswahl angezeigt, unabhängig ob diese bereits übergeben wurden oder noch nicht. In der Spalte Übergabe werden die Datensätze, die bereits ausgegeben wurden, mit dem Symbol gekennzeichnet. Datensätze mit dem Symbol sind Datensätze, die noch nicht übergeben wurden.

Beispiel: Für die Ausgabe werden Datensätze berücksichtigt, die bereits ausgegeben wurden.

Deaktivieren Sie im Menü Übergabe Lohndaten die Schaltfläche Alle Lohndaten, werden in der Übersicht nur noch Datensätze angezeigt, die noch nicht ausgegeben wurden.

Einzelne Daten ausschließen

Möchten Sie, dass einzelne Datensätze nicht mit dieser Übergabe an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übermittelt werden, entfernen Sie diese vor der Übergabe aus der Übersicht.

Markieren Sie dazu den Datensatz oder mit Hilfe von Strg bzw. Shift mehrere Datensätze und drücken Sie die Taste Entf. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auch das Kontextmenü öffnen und wählen dort den Eintrag Löschen.

Die Daten werden nur aus der Übersicht entfernt. In der Nachkalkulation ist der Datensatz weiterhin vorhanden.
Mit Aktualisieren der Übersicht sowie beim nächsten Öffnen der Lohnübergabe werden die entfernten Datensätze wieder angezeigt.


Aktualisieren

Durch Klicken auf die Schaltfläche Aktualisieren im Menü werden die Daten in der Übersicht neu geladen. Im Netzwerk können Sie somit auch die neuesten Daten, die während Ihrer Arbeit in der Übersicht erfasst oder bearbeitet wurden, für die Übergabe berücksichtigen.


Übergabe

Mit Klicken auf im Menü Übergabe Lohndaten werden alle zu diesem Zeitpunkt in der Übersicht angezeigten Datensätze exportiert.


In dem Verzeichnis, das in den Übergabe-Parametern im Feld Lohn-Ausgabepfad angegeben ist, wird eine Datei erstellt.

  • Mit jeder weiteren Datenausgabe wird die im Ausgabeordner hinterlegte Datei überschrieben. Sichern Sie ggf. die ausgegebene Datei nach jedem Export manuell in einem separaten Verzeichnis. Dazu können Sie nach der Übergabe direkt in den Windows Explorer zum Verzeichnis wechseln.
  • Für DATEV LODAS (Kalendarium): Die Bezeichnung der Datei LSST1.txt darf nicht verändert werden, denn diese Bezeichnung wird von DATEV LODAS für den Einleseprozess benötigt.

Ausgabeverzeichnis anzeigen

Während der Übergabe wird ggf. eine Abfrage zum Überschreiben der bisher bestehenden Übergabedatei angezeigt. Bestätigen Sie die Abfrage mit [Nein] wird die Datenausgabe abgebrochen. Klicken Sie auf [Ja] wird die neue Übergabedatei geschrieben und Sie können anschließend direkt in das Ausgabeverzeichnis wechseln.

Bereits übergebene Daten korrigieren

Möchten Sie einen Datensatz, der bereits an Ihr Lohnprogramm übergeben wurde, korrigieren, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

  1. Löschen Sie den betroffenen Datensatz zunächst in Ihrem Lohnprogramm und in der Nachkalkulation von DATAflor BUSINESS.
  2. Erfassen Sie den Datensatz mit den neuen Informationen in der Nachkalkulation von DATAflor BUSINESS erneut.
  3. Da dieser neue Datensatz noch nicht ausgegeben wurde, ist er bei entsprechender Zeitraum- und Mandanten-/Geschäftsbereichsauswahl automatisch in der nächsten Übergabe enthalten.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass es keine Abweichungen zwischen den Stundenauswertungen in Ihrem Lohnprogramm und DATAflor BUSINESS gibt.


Archiv

In der Übersicht wird protokolliert, wann die Datenausgabe durchgeführt wurde. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Archiv. Alle Ihre bisher erstellten Datenübergaben werden mit Erstellungsdatum und Übergabezeitraum aufgelistet.

Archivdatei wiederherstellen

Durch Doppelklick auf eine Übergabe wird die dazugehörige Übergabedatei in den Ausgabeordner geschrieben, den Sie in den Übergabe-Parametern festgelegt haben.

Die Datei können Sie dann bspw. zur Ansicht öffnen oder erneut an den Sachbearbeiter Ihrer Lohnbuchhaltung senden.

Durch das Wiederherstellen einer vorangegenen Übergabe wird die bisherige Übergabedatei in Ihrem Ausgabeordner überschrieben. Achten Sie darauf diese Datei ggf. vorher zu sichern.

Archivdatei löschen

Möchten Sie Ausgabedateien aus dem Archiv entfernen, markieren Sie die Datei oder mit Hilfe von Strg bzw. Shift mehrere Dateien und drücken die Taste Entf oder öffnen alternativ das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen.


Listendruck

Nehmen Sie zunächst die gewünschte Auswahl der angezeigten Daten vor. Konfigurieren Sie anschließend das Tabellenlayout bezüglich Spaltenauswahl, Spaltenreihenfolge, Sortierung usw. wie die Daten auf der Liste ausgegeben werden sollen.

Öffnen Sie das Menü Drucken und klicken auf die Schaltfläche Liste.


Das Druckmenü für den Listendruck wird geöffnet.

Mit Hilfe der Druckeinstellungen und dem Anpassen der Spaltenanzahl bzw. der Spaltenbreite innerhalb der Datenauswahl können Sie das Format Ihrer gedruckten Liste individuell anpassen.


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