Dies ist eine alte Version des Dokuments!


Grundsätzliche Einstellungen für den Ausdruck von Rechnungen/Gutschriften

Beschreibung

Für grundsätzliche Voreinstellungen zur Abrechnung und zum Rechnungsdruck stehen zahlreiche Programmparameter zur Verfügung. Die verschiedenen Funktionalitäten sind im Folgenden erläutert.

Öffnen Sie das Menü Programmdaten und wählen den Eintrag Programmparameter.


Der Programmbereich Programmparameter wird geöffnet.

Voreinstellungen Rechnungstyp

Im Programmparameter 70.30.10 Voreinstellung Rechnungstyp legen Sie fest, welcher Rechnungstyp bei neuen LVs beim ersten Öffnen des Druckmenüs in den Druckeinstellungen voreingestellt ist. Es kann zwischen Abschlagsrechnung und Rechnung gewählt werden.


Vorgabe Abschlagsrechnungen kumulieren

Im Programmparameter 70.30.50 Vorgabe Abschlagsrechnungen kumulieren legen Sie fest, wie im Druckmenü für Rechnung/Gutschrift auf der Registerkarte Einstellungen die Option Abschlagsrechnungen kumulieren vorbelegt wird.

Erläuterungen zu Unterschied und Verwendung der additiven und kumulativen Abrechnung finden Sie im Kapitel additives/kumulatives Abrechnungsverfahren.


Nummernkreis Abschlagsrechnungskette verwenden

Standardmäßig wird für die automatische Vergabe der Belegnummern für Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen, Schlussrechnungen und Gutschriften der Nummernkreis Rechnung verwendet. Jeder Geschäftsbereich besitzt einen eigenen Nummernkreis Rechnung, die in der Geschäftsbereichsverwaltung definiert werden.

Im Programmparameter 70.30.52 Nummernkreis Abschlagsrechnungskette verwenden legen Sie fest, ob für die automatische Belegnummerierung von Abschlagsrechnungen separate Nummernkreise verwendet werden sollen.


Die Nummernkreise Abschlagsrechnung werden ebenfalls in der Geschäftsbereichsverwaltung je Geschäftsbereich eingestellt.


Vorgabe Steuerfälligkeit

Im Programmparameter 70.30.40 Vorgabe Steuerfälligkeit legen Sie fest, wie im Druckmenü für Rechnung/Gutschrift auf der Registerkarte Einstellungen die Option Mehrwertsteuer ist fällig bei Abschlagsrechnungen vorbelegt wird.

Erläuterungen zur Steuerfälligkeit finden Sie im Kapitel fällige/nicht fällige Mehrwertsteuer.


Voreinstellung Rechnungsmengen

Im Programmparameter 70.30.60 Voreinstellung Rechnungsmengen legen Sie fest, welcher Eintrag bei neuen LVs beim ersten Öffnen des Druckmenüs für Rechnung/Gutschrift auf der Registerkarte Einstellungen für die Option Mengen aus vorbelegt wird.


Vorgabe Wertzuwachs

Im Programmparameter 70.30.70 Vorgabe Wertzuwachs stellen Sie ein, dass im Druckmenü für Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen auf der Registerkarte Einstellungen die Option Wertzuwachs drucken vorbelegt ist. Diese Auswahl kann im Druckmenü nachträglich geändert werden.

Das Drucken des Wertzuwachses ist nur möglich, wenn im Programmparameter Darstellung des Rechnungsfußes der Wert 1 eingestellt ist.



Beispielausdruck:


Überschriftenzeile drucken (Rechnung)

Im Programmparameter 70.20.20 Überschriftszeile drucken (Rechnung) entscheiden Sie, dass auf Rechnungen und Gutschriften in der Positionstabelle die Spaltenüberschriften Ordnungszahl, Leistungsbeschreibung, Menge, Mengeneinheit, Einheitspreis und Gesamtpreis gedruckt werden.

In den Programmparametern Text Überschrift bestimmen Sie den Überschriftentext der einzelnen Spalten.


Abstand zwischen Positionen (Rechnung)

Im Programmparameter 70.20.120 Abstand zwischen Positionen (Rechnung) legen Sie den Abstand in mm fest, der auf Rechnungen/Gutschriften zwischen den Positionen eingefügt wird.


Darstellung des Rechnungsfußes

Im Programmparameter 70.20.160 Darstellung des Rechnungsfußes wählen Sie aus folgenden beiden Möglichkeiten:


0 = Rechnungsbetrag = Wertzuwachs
Die vorherige Abschlagsrechnung (AR) wird im Netto (vor Steuer) von der Gesamtsumme abgezogen. Jede Rechnung erhält ihren eigenen Forderungsbetrag, der auch im Mahnwesen weiterverfolgt wird. Der Rechnungsbetrag ist gleich dem Wertzuwachs. Die Steuer wird hierbei ausschließlich für den Zuwachs der aktuellen Rechnung berechnet und dargestellt. Die Darstellung aller Rechnungen und Zahlungen erfolgt auf dem Kontoblatt zur Rechnung.



1 = Rechnungsbetrag = Gesamtleistungsstand
Die Gesamtleistungssumme wird mit Steuer ausgerechnet. Der Gesamtbetrag entspricht dem Gesamtleistungsstand. Zur Ermittlung des Steuerbetrages wird ein separater Block Wertzuwachs ausgegeben, der den Wertzuwachs und die Steuer der aktuellen Rechnung ausgibt. Zur Darstellung des Zahlbetrags der Rechnung werden vom Gesamtbetrag alle bisher geleisteten Zahlungen abgezogen. Zusätzlich wird der Steueranteil jeder Zahlung dargestellt.


Druck Zahlbetrag

Im Programmparameter 70.20.180 Druck Zahlbetrag legen Sie fest, wie der Zahlbetrag unabhängig von der Zahlungskondition im Rechnungsfuß von Rechnungen/Gutschriften ausgegeben wird.


Beispielausdruck:


Vorauszahlung - Verrechnungsdatum

Im Programmparameter 70.20.136 Vorauszahlung - Verrechnungsdatum legen Sie fest, welches Datum zu einer Vorauszahlung auf Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen gedruckt wird oder dass kein Datum angegeben wird. Stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welche Einstellung für Ihr Unternehmen zutrifft.


Beispielausdruck: Berechnung des Zahlbetrags einer Rechnung


Druck Zahlbetrag aus SR inkl. Einbehalte

Im Programmparameter 70.20.190 Druck Zahlbetrag aus SR inkl. Einbehalte entscheiden Sie, dass im Rechnungsfuß von Teilschluss- und Schlussrechnungen eine Aufstellung der bisher gewährten Einbehalte aus vorherigen Abschlagsrechnungen gedruckt wird.


Zahlbetrag detailliert darstellen

Im Programmparameter 70.20.200 Zahlbetrag detailliert darstellen entscheiden Sie, ob die Berechnung des Zahlbetrages auf Abschlagsrechnungen im Rechnungsfuß in reduzierter oder detaillierter Form dargestellt wird. In der detaillierten Darstellung werden die Einzelwerte in der Summenzeile mit ausgegeben.

Die detaillierte Darstellung findet in Betrieben mit Einnahmeüberschussrechnung Anwendung. Rundungsdifferenzen sind durch die Einzelwerte nicht auszuschließen. Deshalb empfehlen wir weiterhin die kompakte, reduzierte Darstellung.



Beispielausdruck: detaillierte Darstellung

Die Berechnung erfolgt über die Spalte brutto von oben nach unten. Der Nettobetrag wird aus dem Bruttowert entsprechend dem Steuersatz ermittelt. Die Mehrwertsteuer wird aus der Differenz zwischen Brutto und Netto gebildet. Eine Kontrollrechnung durch Summieren der einzelnen Nettowerte führt deshalb unweigerlich zu Rundungsdifferenzen. DATAflor hat diese Berechnung gewählt, da beim Zahlbetrag immer der Bruttowert maßgebend ist und so die notwendigen Rundungsdifferenzen nur im Netto oder auf der Steuer vorkommen.


Hinweistext Rechnung (Gesamt-OP, Brutto-Leistung)

Im Programmparameter 70.20.220 Hinweistext Rechnung (Gesamt-OP, Brutto-Leistung) legen Sie den Text fest, der bei Teilschluss- und Schlussrechnungen sowie Abschlagsrechnungen mit laufender Nummer größer als 1 im Rechnungsfuß nach den Zahlungskonditionen gedruckt wird.

Zur Textgestaltung steht Ihnen ein Editor sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Beispielausdruck:


Hinweistext Rechnung

In den Programmparametern 70.20.230 Hinweistext Rechnung (Firma) und 70.20.240 Hinweistext Rechnung (Person) hinterlegen Sie die Texte, die automatisch im Rechnungsfuß jeder Rechnung nach den Zahlungskonditionen und vor dem Fußtext gedruckt werden. Hierbei wird unterschieden, ob es sich bei der Empfängeranschrift um eine Adresse vom Typ Person oder Firma handelt.

Zur Textgestaltung steht Ihnen ein Editor sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Beispielausdruck:


Hinweistext Wertzuwachs

Im Programmparameter 70.20.245 Hinweistext Wertzuwachs hinterlegen Sie den Text, der im Rechnungsfuß von Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnungen gedruckt wird, wenn im Druckmenü auf der Registerkarte Einstellungen die Option Wertzuwachs drucken gesetzt ist.


Beispielausdruck:


Druck Berechnung Skonto

Im Programmparameter 70.20.170 Druck Berechnung Skonto entscheiden Sie, dass im Rechnungsfuß von Rechnungen die Berechnung der Skontobasis detailliert dargestellt wird, wenn wertbeeinflussende Faktoren wie Einbehalte, Sicherheiten etc. enthalten sind.


Beispielausdruck:


Druck Buchungsblatt (Rechnung)

Im Programmparameter 70.20.250 Druck Buchungsblatt (Rechnung) wählen Sie, dass vor dem Druck einer Rechnung automatisch ein Buchungsblatt gedruckt wird. Zudem besteht die Möglichkeit, automatisch eine Detailausgabe des Buchungsblattes auszugeben.


Beispielausdruck:
einfache Ausgabe


Detailausgabe

Abschlagsrechnungen sind von der Detailausgabe ausgeschlossen.


Druck Kontoblatt zur Rechnung

Im Programmparameter 70.30.20 Druck Kontoblatt zur Rechnung legen Sie fest, dass im Druckmenü für Rechnung/Gutschrift in den Druckeinstellungen die Option Kontoblatt drucken vorbelegt wird.


Druck Fälligkeitsskala auf Kontoblatt/Kontoauszug

Im Programmparameter 70.20.260 Druck Fälligkeitsskala auf Kontoblatt/Kontoauszug stellen Sie ein, dass auf dem Kontoblatt zur Rechnung und dem Kontoauszug zu Debitoren die Fälligkeiten der Zahlbeträge gedruckt werden.


Beispielausdruck: Kontoblatt zur Rechnung mit Fälligkeitsskala


Bearbeitung Auftragsbestand nach Rechnungsdruck

Im Programmparameter 50.80 Bearbeitung Auftragsbestand nach Rechnungsdruck legen Sie fest, dass nach jedem Ausdruck von Rechnungen/Gutschriften der Dialog Auftragsbestand angezeigt wird.


Im Dialog Auftragsbestand können Sie Bestandsveränderungen der Auftragssumme wie halbfertige Arbeiten, erwartete Zusatzarbeiten sowie nicht abgearbeitete Zahlungsanforderungen hinterlegen. Die Beträge werden im Baustellenkonto zur Berechnung der Auftragssumme verwendet.


LV-Statuswechsel nach Rechnungsdruck

Im Programmparameter 50.90 LV-Statuswechsel nach Rechnunsdruck können Sie festlegen, dass nach dem Ausdruck von Rechnungen der Status des LV automatisch auf BE (Baustelle zu Ende) gesetzt wird.


Vorauszahlung mit Steuer buchen

Im Programmparameter 70.20.135 Vorauszahlung mit Steuer buchen hinterlegen Sie die Bezeichnung, die für die Formularbezeichnung der Rechnung verwendet wird, die Sie zu einer mit Steuer gebuchten Vorauszahlung drucken können. Ist keine Bezeichnung definiert, wird automatisch das Wort „Vorauszahlung“ verwendet.


Weitere Schritte