Finanzverwaltung

Beschreibung

Im Programmbereich Finanzverwaltung hinterlegen Sie die finanztechnischen Grunddaten Ihrer Firma, die für die Abrechnung, die Auswertung mit dem Finanz-Manager und IAP sowie für die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware verwendet werden.

Öffnen Sie das Menü Programmdaten und klicken auf .

Die Finanzverwaltung wird geöffnet. Auf der rechten Bildschirmseite werden in Abhängigkeit Ihres Lizenzumfanges auf den unterschiedlichen Registerkarten die Daten des Eintrags angezeigt, der im Verzeichnisbaum auf der linken Seite markiert ist.

Beispiel ohne Lizenz für Fibu-Schnittstelle oder Finanz-Manager:

Beispiel mit Lizenz für Fibu-Schnittstelle und/oder Finanz-Manager:

Die möglichen Einstellungen werden nachfolgend erläutert.

Parameter einstellen

Nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen der Finanzverwaltung vor.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Eintrag Parameter. Auf der rechten Bildschirmseite wird die Registerkarte Parameter mit den Einstellmöglichkeiten entsprechend Ihres Lizenzumfangs angezeigt.

Beispiel ohne Lizenz für Fibu-Schnittstelle oder Finanz-Manager:

Beispiel mit Lizenz für Fibu-Schnittstelle und/oder Finanz-Manager:

Sachkontenlänge, Personenkontenlänge

Tragen Sie die Stellenanzahl für Sachkonten und Personenkonten (Kunden und Lieferanten) gemäß Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware ein.

LV-Gruppe / LV-Gruppe 2

BUSINESS kann Finanzbuchungen in LV-Gruppen zusammenfassen.

  • Setzen Sie eine Option oder beide Optionen aktiv , um die Unterteilung im Programm zu verwenden. Ist die Option inaktiv , sind die entsprechenden Eingabefelder gegraut.
  • Standardmäßig werden im Programm die Begriffe Kostenstelle bzw. LV-Gruppe2 verwendet. Möchten Sie abweichende Bezeichnungen, z.B. Kostenträger nutzen, tragen Sie diese hier ein.
  • Geben Sie die Stellenanzahl für die LV-Gruppe gemäß Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware ein.
  • Setzen Sie die Option Pflichtfeld bei der Erfassung aktiv , prüft das Programm beim Erfassen von Finanzbuchungen, dass zur Buchung eine LV-Gruppe eingetragen wurde.

Verwendung von Zuweisungen

Die Finanzzuweisungen sind die Grundeinstellungen für den Finanz-Manager.

Standardkonten

Durch Klicken auf wählen Sie für Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorauszahlungen, Vorbelegung Bank und Gutschriftenkonto jeweils ein Sachkonto (siehe folgendes Kapitel) aus, welche BUSINESS für die Finanzbuchungen verwendet.

Änderungen an diesen Einstellungen betreffen nur künftige Geschäftsvorfälle. Eine rückwirkende Änderung auf vorhandene Buchungen ist nicht möglich.

Fibu-Version und zugehörige Einstellungen

Möchten Sie die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware verwenden, wählen Sie durch Klicken auf das Programm aus und nehmen die entsprechenden Einstellungen vor.

Sachkonten

Hinterlegen Sie den Kontenplan Ihrer Finanzbuchhaltung, wenn Sie in BUSINESS die Auswertung mit dem Finanz-Manager und/oder die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware nutzen möchten.

BUSINESS stellt Ihnen zunächst einen Standard-Kontenplan (in Anlehnung an SKR 03) zur Verfügung. Durch Klicken auf im Verzeichnisbaum werden die einzelnen Sachkonten der Kontenklassen angezeigt. Sobald Sie ein Sachkonto markieren, werden auf der Registerkarte Konten (rechte Bildschirmseite) die Einstellungen des Sachkontos angezeigt.

Sachkonto anlegen

Zusätzlich zu dem Standard-Kontenplan können Sie manuell neue Sachkonten anlegen. Markieren Sie dazu im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung die Kontenklasse, der Sie ein weiteres Sachkonto hinzufügen möchten und klicken im Menü auf .

Zur Kontenklasse erscheint im Verzeichnisbaum ein neuer Eintrag. Hinterlegen Sie auf der Registerkarte Konten auf der rechten Bildschirmseite die Informationen des Sachkontos.

Nummer

Vergeben Sie für das Sachkonto eine eindeutige Kontonummer.

Die Länge (Stellenanzahl) der Nummern für Sachkonten legen Sie in den Parametereinstellungen der Finanzverwaltung fest (siehe Kapitel oben). BUSINESS prüft die Stellenanzahl der eingetragenen Sachkontonummer mit der hinterlegten Kontenlänge.

Bezeichnung

Vergeben Sie für das Sachkonto eine eindeutige Bezeichnung.

Kontenart

Durch Klicken auf wählen Sie die Kontenart des Sachkontos aus. Die Zuordnung einer Kontenart steuert die Verfügbarkeit des Sachkontos im Programm.

Steuersatz

Durch Klicken auf können Sie das Sachkonto einem bestimmten Steuersatz zuordnen. Die Zuordnung eines Steuersatzes steuert die Verfügbarkeit des Sachkontos im Programm.

Ordnen Sie keinen Steuersatz zu, um die Verfügbarkeit nicht einzuschränken. So können Aufwandskonten, die keine feste Steuerzugehörigkeit haben, im Rechnungseingang bei der Erfassung von Lieferantenrechnungen unter jedem Steuersatz verwendet werden.

Aktiv

Im Programm stehen nur die Sachkonten zur Verfügung, die mit dieser Option aktiv gesetzt sind. Nicht mehr verwendete Konten können Sie inaktiv setzen, so dass Sie im Programm nicht weiter verwendet werden.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Nach dem Speichern können Sie die Kontonummer nur ändern, nachdem Sie den Kontenplan, wie im Kapitel Sachkonto ändern beschrieben, für Änderungen freigegeben haben.

Sachkonto ändern

Um ein versehentliches Ändern der Nummern und Bezeichnungen von Sachkonten zu verhindern, werden diese Felder nach dem Anlegen sofort gegraut. Die Funktion Kontonummern ändern gibt die Felder zur Bearbeitung frei. Zur Nachprüfbarkeit protokolliert das Programm, wann welcher Benutzer diese Funktion ausgeführt hat.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Eintrag Konten und klicken auf [Kontonummern ändern].

Kontenplan importieren

Möchten Sie die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware nutzen, können Sie Ihren Kontenplan mit Ihrer Buchhaltung/Steuerberatung in Ihrer Fibu-Software definieren, als CSV-Datei exportieren und anschließend in BUSINESS einlesen.

Nach dem Erteilen der Freigabe zum Sachkonto ändern klicken Sie auf [Importieren].

Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie die CSV-Datei mit dem Kontenplan und bestätigen mit [Öffnen].

Die Sachkonten des eingelesenen Kontenplans stehen im Programm zur Verfügung.

Importieren Sie nur die Sachkonten, die für die Arbeit in BUSINESS relevant sind. Bearbeiten Sie die CSV-Datei vor dem Import in Microsoft Excel und löschen alle überflüssigen Sachkonten. In BUSINESS können Sachkonten nur einzeln gelöscht werden.

Kontenplan exportieren

Durch Klicken auf Exportieren können Sie den Kontenplan, den Sie in BUSINESS angelegt haben als CSV-Datei exportieren.

  • Senden Sie die CSV-Datei beispielsweise zur Prüfung an Ihre Buchhaltung/Steuerberatung oder drucken Ihren Kontenplan mit Microsoft Excel aus.
  • Nutzen Sie die BUSINESS Mandantenverwaltung, können Sie für einen Mandanten Ihren Kontenplan festlegen, exportieren und anschließend bequem in allen anderen Mandanten den Kontenplan importieren (siehe Kapitel oben).

Nach dem Erteilen der Freigabe zum Sachkonto ändern (siehe Kapitel oben) klicken Sie auf [Exportieren].

Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie den Speicherort für die CSV-Datei mit dem Kontenplan aus, vergeben eine eindeutige Bezeichnung und bestätigen mit [Speichern].

Ihr Kontenplan steht als CSV-Datei zur Verfügung.

Steuersätze

Standardmäßig enthält das Programm die Steuersätze entsprechend der Landeinstellung, die Sie bei der Konfiguration nach der Installation vorgenommen haben. Bei Landeinstellung Deutschland sind die Steuersätze 0,00%, 19,00%, 7,00% und 0,00% MwSt. n. §13b UStG vorhanden.

Benötigen Sie zur Erfassung von Lieferantenrechnungen im Rechnungseingang, zur Abrechnung, Pflegeabrechnung oder Rechnungsprüfung einen anderen Steuersatz, können Sie einen neuen Steuersatz anlegen.

Des Weiteren hinterlegen Sie die Kontenzuordnung gemäß Ihrer Finanzbuchhaltung, wenn Sie in BUSINESS die Auswertung mit dem Finanz-Manager, IAP und/oder die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware nutzen möchten.

Zum Anlegen eines neuen Steuersatzes markieren Sie im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Eintrag Steuersätze und klicken auf im Menü.

Besitzen Sie eine Lizenz für die Fibu-Schnittstelle und/oder den Finanz-Manager legen Sie nacheinander die finanzbuchhalterischen Daten des Steuersatzes fest.

Besitzen Sie keine Lizenz für die Fibu-Schnittstelle und/oder den Finanz-Manager werden diese Daten durch Klicken auf automatisch vervollständigt.

Nach Fertigstellen der Eingabe werden die Informationen des Steuersatzes auf der rechten Bildschirmseite angezeigt. Hier können Sie zudem nachträglich Änderungen zum Steuersatz vornehmen.

Steuersatz (%)

Tragen Sie die Prozentzahl des Steuersatzes ein.

Bezeichnung

Vergeben Sie für den Steuersatz eine eindeutige Bezeichnung.

lfd. Nummer

Legen Sie für den Steuersatz eine Nummer fest.

Steuerkennzeichen

Legen Sie fest, ob der Steuersatz als Normaler Steuersatz, Ermäßigter Steuersatz, Sondersteuer oder Steuerfreie Lieferungen und Leistungen (nur für Steuersätze mit 0,00%) im Programm verwendet wird.

Gültig mit Aufwands- und/oder Ertragskonten

Durch Setzen des Häkchens entscheiden Sie, ob der Steuersatz mit Aufwands- und Ertragskonten oder nur mit Ertragskonten oder nur mit Aufwandskonten gültig ist.

Für die Gültigkeit des Steuersatzes mit Ertragskonten ordnen Sie auf der Registerkarte Erträge durch Klicken auf die entsprechenden Sachkonten zu. Für die Gültigkeit des Steuersatzes mit Aufwandskonten hinterlegen Sie die Kontenzuordnung auf der Registerkarte Aufwendungen.

Steuersatz nach §13b

Bei Steuersätzen mit 0,00% wird zusätzlich die Option Steuersatz nach §13b angezeigt. Durch Aktivieren der Option kennzeichnen Sie diesen Steuersatz als Sondersteuer, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.

steuerspezifischer Hinweistext für den Rechnungsdruck

In dem Textfeld können Sie einen steuerspezifischen Hinweistext (z.B. für 0,00% MwSt. nach §13b UStG) eintragen. Dieser Text wird für den Ausdruck von Rechnungen/Gutschriften vorbelegt, wenn der Steuersatz im LV verwendet wird.

Möchten Sie die Datenübergabe an externe Finanzbuchhaltungssoftware verwenden, stimmen Sie die Details vorher mit Ihrer Buchhaltung/Steuerberatung ab.

Banken

Hinterlegen Sie Ihre eigenen Bankverbindungen im Programm. Sie werden für die Ausführung von Zahlungen benötigt.

Zum Anlegen einer neuen Bankverbindung markieren Sie im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Ordner Banken und klicken im Menü Finanzverwaltung auf .

Im Verzeichnisbaum wird ein neuer Eintrag angelegt.

Hinterlegen Sie auf der rechten Bildschirmseite folgende Informationen der Bankverbindung:

Kontoinhaber

Tragen Sie den Inhaber des Bankkontos ein. Das Feld wird automatisch mit dem Namen Ihrer Firma vorbelegt.

Haupt-Bankverbindung

Die Bankverbindung, für die die Option Haupt-Bankverbindung gesetzt ist , wird beim Ausführen von Zahlungen voreingestellt.

SEPA-Verfahren aktiv

Aktivieren Sie die Option , wird beim Ausführen von Zahlungen automatisch das SEPA-Verfahren verwendet.

Land

Durch Klicken auf wählen Sie das Land aus, in dem die Bank ihren Sitz hat. Der Ländercode wird für die Anzeige der weiteren Eingabefelder sowie für die Prüfung der IBAN-Nummer verwendet.

Bankname

Tragen Sie den Namen der Bank ein.

Kurzbezeichnung

Vergeben Sie für die Bank eine eindeutige Kurzbezeichnung, anhand der Sie bei der weiteren Arbeit im Programm diese Bank schnell identifizieren können.

BLZ, BIC, Kontonummer und IBAN

Hinterlegen Sie Ihre Bankinformationen.

Fibu-Daten

Besitzen Sie eine Lizenz für Fibu-Schnittstelle und/oder Finanz-Manager wählen Sie durch Klicken auf das Finanzkonto aus, welches für Buchungen auf bzw. von diesem Bankkonto verwendet wird.

Weitere Schritte