Erweiterte Preisanfrage

Beschreibung

Mit der Erweiterten Preisanfrage können Sie für die Preisanfragen je Lieferant eine separate Positionsselektion zusammenstellen. Ausdrucken/Senden führen Sie bequem im Stapeldruck aus, wahlweise mit Deckblatt (siehe unten).

Öffnen Sie innerhalb der LV-Bearbeitung im Menü Drucken das Auswahlmenü Preisanfrage und wählen den Eintrag Erweitert.

Folgendes Druckmenü wird geöffnet.

Druckeinstellungen

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Variante

Für jedes Formular können Sie mit Hilfe des Designers verschiedene Druckvarianten gestalten. Beim ersten Öffnen des Druckmenüs ist die Variante vorbelegt, die Sie zum Formular Preisanfrage, LV-bezogen eingestellt haben. Durch Klick auf wählen Sie die Variante aus, die Sie für den Ausdruck verwenden möchten.

Probedruck

Diese Option ermöglicht einen Info-Ausdruck des Formulars. Durch einen Probedruck werden keine Einträge oder Verbuchungen vorgenommen. Um zu verhindern, dass ein Probedruck als offizielles Dokument weitergegeben wird, wird der Ausdruck in der Formularbezeichnung als Probeldruck gekennzeichnet. Probedrucke werden nicht in der DATAflor Bauakte abgelegt.

Beleg-Nr.

Um bei späteren Rückfragen eine genaue Differenzierung zwischen diesem und anderen Exemplaren vornehmen zu können, vergeben Sie hier eine Belegnummer. Übernehmen Sie die nächste freie Nummer des Nummernkreises durch Klicken auf oder tragen eine Belegnummer manuell ein.

Beleg-Datum

Das Programm belegt alle Datumsfelder automatisch mit dem Systemdatum vor. Dies kann manuell jederzeit verändert werden. Durch Klicken auf wird ein Kalender geöffnet, der die Datumsauswahl erleichtert.

Bedienerzeichen

Das Bedienerzeichen sollte ein Kürzel aus dem Namen des Mitarbeiters sein, der für dieses LV verantwortlich ist. Das können z.B. die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens oder die Initialen des Mitarbeiters sein. Das Programm trägt hier das Bedienerzeichen des angemeldeten Benutzers ein, das im Adress-Manager in den Benutzerdaten hinterlegt wurde.

Ansprechpartner

Hier sollte der komplette Name des Mitarbeiters eingetragen werden, der Ansprechpartner bei allen Rückfragen ist. Das Programm trägt hier den Namen des angemeldeten Benutzers ein, der im Adress-Manager in den Benutzerdaten hinterlegt wurde.

Telefon-Nr.

Hat dieser Mitarbeiter eine eigene Durchwahl und es soll verhindert werden, dass der Kunde bei Rückfragen erst über die Telefonzentrale gehen muss, kann hier die direkte Durchwahl des Mitarbeiters ausgedruckt werden. Das Programm trägt hier die Telefon-Nr. des angemeldeten Benutzers ein, die im Adress-Manager in den Benutzerdaten hinterlegt wurde.

Definieren Sie im Programmparameter Vorbelegung Bearbeiter in LV-Ausdrucken, ob die Felder Bedienerzeichen, Ansprechpartner und Telefon-Nr. mit den Daten des angemeldeten Benutzers oder des Verkäufers/Bauleiters, der für das LV eingetragen ist, vorbelegt sind.

1. Anschrift

Es ist nur die Option Lieferantenadresse möglich, so dass die Preisanfragen im Stapeldruck an alle Lieferanten gesendet werden, die Sie auf der Registerkarte Lieferantenzuordnung (siehe Kapitel unten) einer oder mehrerer Positionen zugewiesen haben.

2. Anschrift

Für die 2. Anschrift ist automatisch <nicht drucken> voreingestellt. Falls Sie eine 2. Anschrift wählen möchten, übernehmen Sie diese aus dem Listenfeld.

Die Adressen werden zum LV auf der Registerkarte Adressen eingegeben. Sie können zu einem Projekt weitere Projektadressen hinzufügen, die Ihnen dann im Listenfeld zur Auswahl angezeigt werden.

Ausgabe

Durch Klicken auf wählen Sie, ob Sie die Preisanfrage drucken oder als Fax oder E-Mail versenden möchten. Nach Öffnen der Druckvorschau können Sie den Ausdruck zudem als Datei speichern.

Drucker

Durch Klicken auf wählen Sie den Drucker, den Sie für den Ausdruck verwenden möchten. Es stehen nur Drucker zur Auswahl, die unter Windows installiert sind. Standardmäßig ist der Drucker eingestellt, den Sie zur gewählten Druckvariante hinterlegt haben.

Des Weiteren steht Ihnen für den Ausdruck unterschiedlicher Exemplare die Funktion Erweiterte Einstellungen (siehe Druckausgaben) zur Verfügung.

In Bauakte aufnehmen

Haben Sie eine Lizenz für das Modul DATAflor Bauakte, können Sie die Preisanfragen als Dokument abspeichern.

Papierzufuhr

Bietet Ihr Drucker mehrere Papierschächte an, wählen Sie durch Klicken auf den Schacht, aus dem das Papier für den Ausdruck verwendet wird. Standardmäßig ist die Schachtauswahl eingestellt, die Sie zur gewählten Druckvariante hinterlegt haben.

drucken von/bis Seite

Hier können Sie die auszudruckenden Seiten vorgeben. Wenn Sie das gesamte LV drucken wollen, nehmen Sie bitte in diesem Feld keine Änderungen vor.

Exemplare

Benötigen Sie mehrere Kopien der Preisanfrage, tragen Sie hier die gewünschte Anzahl ein.

Sortieren

Es steht die Funktion des Gruppierens für LV-Ausdrucke zur Verfügung. Die Ausgabe von mehreren Exemplaren z.B. eines Angebotes kann wahlweise sortiert (Seite 1,2,3,..; Seite 1,2,3,…) oder gruppiert (Seite 1,1,1; Seite 2,2,2; Seite 3,3,3; Seite…..) erfolgen.

Zur Änderung des Ausgabeverfahrens entfernen oder setzen Sie bitte das Häkchen durch Klick mit der Maustaste. Sie können diese Funktion nutzen, wenn Sie z.B. von Ihrer Druckerei Papiersätze für den Laserdrucker bekommen, die 3 Exemplare auf unterschiedlichen Papierfarben vorsehen.

Nachdem Sie alle notwendigen Angaben für Ihren Ausdruck vorgenommen haben, klicken Sie im Menü Druckeinstellungen auf , um eine Druckvorschau anzusehen und die Funktionen in der Druckvorschau für die Layoutgestaltung Ihres Ausdruckes zu nutzen.

An den Drucker senden Sie den Ausdruck durch Klicken auf oder verwenden alternativ die Tastenkombination Strg + P.

Beispielausdruck: Erste Seite

Beispielausdruck: Letzte Seite

Zur individuellen Gestaltung Ihrer Preisanfragen stehen Ihnen folgende Programmparameter zur Verfügung:

Bereich Textbearbeitung:

  • Vorgabe Zeichensatz
  • Vorgabe Schriftgrösse
  • Eingabebreite Betreff
  • Eingabebreite Kopf-/Fusstexte
  • Eingabebreite Positionstext

Bereich Anpassungen des Drucklayouts:

  • Text Überschrift der Spalten
  • Überschriftszeile drucken (Angebot)
  • Abstand zwischen Text und Preis (Blankette)
  • Fettdruck Titel und Titelsummen

Gibt es Positionen ohne Menge, erscheint vor dem Öffnen der Druckvorschau bzw. dem Ausdruck für jede Position eine Sicherheitsabfrage, ob diese trotzdem gedruckt werden soll. Zum Beispiel:


Registerkarte Einstellungen

Aktivieren Sie auf die jeweilige Option durch Setzen des Häkchens .

nur selektierte Positionen

Es werden nur die Positionen, die auf der Registerkarte Lieferantenzuordnung (siehe Kapitel unten) ausgewählt wurden, gedruckt.

nur Kurztext drucken

Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um nur die Kurztexte zu drucken.

Im Programmparameter Anzahl Zeilen Langtext kopieren in Kurztext legen Sie fest, wie viele Zeilen des Langtextes automatisch in den Kurztext kopiert werden, wenn zur Position nur Langtext vorhanden ist.

nur Langtext

Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um nur die Langtexte zu drucken.

Kurz- und Langtext

Kurz- und Langtext können Sie unabhängig voneinander erfassen. Wählen Sie diese Option, um im Ausdruck beide Texte zu verwenden.

Betreff / Kopftext / Fußtext

Der auf den Registerkarten Betreff, Kopftext bzw. Fußtext eingetragenen Texte werden mit ausgegeben.

Zur Textgestaltung stehen Ihnen ein Editor sowie Textvariablen, die automatisch vom Programm gefüllt werden, zur Verfügung.

Zusammenstellung auf neue Seite

Die Zusammenstellung der Hierarchiesummen wird auf eine separate Seite gedruckt.

Im Programmparameter Zusammenstellung immer auf neue Seite drucken können Sie festlegen, dass diese Option beim ersten Öffnen des Druckmenüs vorbelegt ist.

Hierarchie auf neue Seite

Aus optischen Gründen kann bei einem Titelwechsel eine neue Seite begonnen werden.

Preisanteile ausweisen

Der Ausdruck erfolgt mit Ausweisung der Preisanteile.

Deckblatt

Es wird zusätzlich ein Deckblatt (siehe Kapitel unten) gedruckt, welches über die vorgenommenen Einstellungen und Lieferantenzuordnung informiert.

Rücklauf bis

Das hier eingestellt Datum wird auf dem Deckblatt einer Preisanfrage nach Lieferantenzuordnung ausgewiesen und im Betreff, Kopftext und Fußtext für die Textvariable [RUECKLAUF] verwendet.

Formularbezeichnung

Beim ersten Öffnen des Druckmenüs wird die Formularbezeichnung vorbelegt, die Sie im Formular-Manager zum Formular Preisanfrage, LV-bezogen hinterlegt haben. Um für den Ausdruck eine abweichende Formularbezeichnung zu verwenden, tragen Sie die Bezeichnung hier ein.


Registerkarte Lieferantenzuordnung

Alle Positionen und Hierarchien des LV sind mit Positionsnummer, Positionskennzeichen und Kurztext aufgelistet. Nehmen Sie für jeden Lieferanten eine separate Positionsauswahl vor.

Mehrere Positionen gleichzeitig zuordnen

Um mehreren Positionen den gleichen Lieferanten zuzuordnen, setzen Sie zunächst bei den gewünschten Positionen in der Spalte Selektiert ein .

Öffnen Sie anschließend durch Klicken auf die Suche, wählen den Lieferanten aus und bestätigen mit [Übernehmen]. Speichern Sie die vorgenommene Lieferantenzuordnung mit .

Um für einen weiteren Lieferanten eine abweichende Positionsselektion zusammenzustellen, heben Sie die bestehende Selektion zunächst mit auf, nehmen eine neue Selektion vor und übernehmen aus der Adressuche den nächsten Lieferanten.

Mit Klicken auf vor einer Position werden alle Lieferanten angezeigt, die dieser Position zugeordnet sind.

Zuordnung zu einem Lieferanten löschen

Um die Zuordnung eines Lieferanten bei einer Position zu löschen, öffnen Sie durch Klicken auf vor der Position die Anzeige aller zugeordneten Lieferanten. Markieren Sie anschließend den gewünschten Lieferanten und klicken auf .

Lierantenzuordnung komplett löschen

Um bei mehreren bzw. allen Positionen alle zugeordneten Lieferanten zu löschen, setzen Sie zunächst bei den gewünschten Positionen in der Spalte Selektiert ein bzw. wählen mit alle Positionen und klicken anschließend auf .

Deckblatt

Mit Klicken auf wird das Deckblatt (siehe folgendes Kapitel) gedruckt. Auf diesem ist aufgelistet, welche Positionen bei welchem Lieferanten angefragt werden.


Deckblatt

Auf dem Deckblatt ist aufgelistet, welche Einstellungen für den Stapeldruck einer Erweiterten Preisanfrage vorgenommen und welche Positionen bei welchem Lieferanten angefragt wurden.

Zum Drucken des Deckblattes mit dem Stapeldruck aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen (siehe oben) die Option Deckblatt oder klicken Sie auf der Registerkarte Lieferantenzuordnung (siehe oben) auf , um das Deckblatt einzeln ohne Druckvorschau zu drucken.

Drucker

Ist auf der Registerkarte Einstellungen die Option Deckblatt aktiv , steht für die Ausgabe des Deckblatts in den Druckeinstellungen (siehe oben) die separate Auswahl eines Druckers und Papierschachtes zur Verfügung.

Variante

Es wird die Druckvariante verwendet, die Sie im Formular-Manager zum Formular Preisanfrage Deckblatt hinterlegt haben.

Formularbezeichnung

Es wird die Formularbezeichnung verwendet, die Sie im Formular-Manager zum Formular Preisanfrage Deckblatt hinterlegt haben.

Beispielausdruck:

Zur individuellen Gestaltung des Deckblatts stehen Ihnen folgende Programmparameter im Bereich Textbearbeitung zur Verfügung:

  • Vorgabe Zeichensatz für interne Ausdrucke
  • Vorgabe Schriftgrösse für interne Ausdrucke

Weitere Schritte