Informationspflicht

Beschreibung

Zum Zeitpunkt der Erfassung personenbezogener Daten in DATAflor BUSINESS / AVA muss die betroffene Person u.a. folgende Informationen erhalten:

  • die Kontaktdaten des Verantwortlichen
  • ggf. die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • den Zweck, für den die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen
  • die Dauer, für die die Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
  • das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung
  • das Recht die Einwilligung jederzeit zu widerrufen
  • das Recht bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen

Soll der Zweck, zu dem die Daten einer Person verarbeitet werden, geändert werden, muss die betroffene Person vor dieser Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck hinformiert werden.

Die Art und Weise zur Erfüllung der Informationspflicht ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. In DATAflor BUSINESS / AVA können Sie Ihrer Informationspflicht u.a. folgendermaßen nachkommen:

Haben Sie die Datenschutz-Pflichtinformationen beispielsweise auf Ihrer Webseite hinterlegt, können Sie in den Fußtexten von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen einen Link zu dieser Seite integrieren. In der Formularverwaltung können Sie dazu Fußtexte vordefinieren, die anschließend standardmäßig für den Ausdruck übernommen werden.

Per Adressbrief

Eine weitere Möglichkeit ist, ein entsprechendes Schreiben zu verfassen. Einen Formulierungsvorschlag hält der Zentralverband des deutschen Handwerks auf seiner Homepage www.zdh.de bereit. Speichern Sie das Schreiben als Vorlage (RTF-Datei) zum schnellen und einfachen Erstellen von Adressbriefen. Diese können als Brief, Fax oder E-Mail (Dateianhang im Format PDF/A3) versendet werden.

Besitzer der angemeldete Benutzer den Zugriff auf die DATAflor Bauakte, kann beim Erstellen eines Adressbriefes automatisch eine Kopie als PDF/A3 abgespeichert werden, um Wortlaut, Erstellungs- und ggf. Versanddatum zu dokumentieren.

Per Word-Vorlage in der Bauakte

Mit der DATAflor Bauakte haben Sie zudem die Möglichkeit verschiedene Word-Vorlagen zu erstellen. Nutzen Sie dafür auch die zahlreichen Textbausteine, die vom Programm automatisch gefüllt werden, und erstellen Sie auf diese Weise einfach und schnell personalisierte Anschreiben.