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Mahnungen

Beschreibung

In Abhängigkeit der Mahnstufe der überfälligen Rechnungen drucken Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit dem jeweils zugeordneten Mahntext.

Öffnen Sie das Menü BUSINESS und klicken auf .

Folgendes Druckmenü wird geöffnet.

In der Mahntextverwaltung hinterlegen Sie vorgefertigte Mahntexte und steuern deren Verwendung je Auftraggeber. Die Variable [OP-Aufstellung] positioniert die OP-Aufstellung im Mahntext, so dass Texte hinterlegt werden können, die auf der Mahnung vor bzw. nach der Übersicht der gemahnten Rechnungen gedruckt werden. Zudem können Sie auf der Registerkarte Einstellungen individuelle Kopf- und Fußtexte eintragen.

Zur Mahnstufe hinterlegte Mahnkosten werden automatisch auf die Summe der offenen Posten addiert.

Nachdem Sie alle notwendigen Angaben für Ihren Ausdruck vorgenommen haben, klicken Sie auf in der Toolleiste oder verwenden alternativ die Tastenkombination Strg + P.

Druckeinstellungen

Nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

Drucken

Durch Klicken auf wechseln Sie zu den Ausdrucken Kontoauszug, Rechnungsausgangsliste, Zahlungseingangsliste, OP-Liste Debitoren und Mahnungsliste.

Variante

Für jedes Formular können Sie mit Hilfe des Designers verschiedene Druckvarianten gestalten. Beim ersten Öffnen des Druckmenüs wird die Variante vorbelegt, die Sie zum Formular Mahnung eingestellt haben. Durch Klick auf wählen Sie die Variante aus, die Sie für den Ausdruck verwenden möchten.

Vorschau

Jeder Ausdruck kann vor dem Ausdruck nochmals kontrolliert werden. Die Anzeige einer Vorschau ist vom Programm voreingestellt. Möchten Sie keine Vorschau angezeigt bekommen, deaktivieren Sie die Option.

In der Druckvorschau können Sie die einzelnen Seiten einer Mahnung durchsehen

sowie von einem Dokument zum nächsten wechseln
.

Bedienerzeichen

Das Bedienerzeichen sollte ein Kürzel aus dem Namen des Mitarbeiters sein, der für dieses LV verantwortlich ist. Dies könnte z.B. die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens oder die Initialen des Mitarbeiters sein. Das Programm trägt hier das Bedienerzeichen ein, das im Adress-Manager in den Benutzerdaten des angemeldeten Benutzers hinterlegt wurde.

Ansprechpartner

Hier sollte der komplette Name des Mitarbeiters eingetragen werden, der Ansprechpartner bei alle Rückfrage ist. Das Programm trägt hier den Namen ein, der im Adress-Manager in den Benutzerdaten des angemeldeten Benutzers hinterlegt wurde.

Telefon-Nr.

Hat dieser Mitarbeiter eine eigene Durchwahl und es soll verhindert werden, dass der Kunde bei Rückfragen erst über die Telefonzentrale gehen muss, kann hier die direkte Durchwahl des Mitarbeiters ausgedruckt werden. Das Programm trägt hier die Telefon-Nr. ein, die im Adress-Manager in den Benutzerdaten des angemeldeten Benutzers hinterlegt wurde.

Ausgabe

Es wird angezeigt, dass die Mahnung auf dem eingestellten Drucker gedruckt wird.

Drucker

Durch Klicken auf wählen Sie den Drucker, den Sie für den Ausdruck verwenden möchten. Es stehen nur Drucker zur Auswahl, die unter Windows installiert sind. Standardmäßig ist der Drucker eingestellt, den Sie zur gewählten Druckvariante hinterlegt haben.

Papierzufuhr

Bietet Ihr Drucker mehrere Papierschächte an, wählen Sie durch Klicken auf den Schacht, aus dem das Papier für den Ausdruck verwendet wird. Standardmäßig ist die Schachtauswahl eingestellt, die Sie zur gewählten Druckvariante hinterlegt haben.

Exemplare

Benötigen Sie mehrere Kopien des Ausdrucks, tragen Sie hier die gewünschte Anzahl ein.

drucken von/bis Seite

Hier können die auszudruckenden Seiten vorgegeben werden.

In Bauakte aufnehmen

Haben Sie eine Lizenz für das Modul DATAflor Bauakte, können Sie die Mahnungen als Dokumente ablegen.


Registerkarte Einstellungen

Aktivieren Sie die jeweilige Option durch Setzen des Häkchens .

Mahndatum

Das Datum, das auf Ihre Mahnung gedruckt wird.

Mahnstufe

Legen Sie fest, dass die Mahnungen einer bestimmten Mahnstufe gedruckt werden. Wählen Sie die Mahnstufe durch Klick auf .

Mindestbetrag Mahnung

Geben Sie hier eine Grenze ein, ab der gemahnt werden soll. So wird verhindert, dass eventuell eine Rechnung in minimaler Höhe als Mahnung verschickt wird.

Nur Selektierte ausgeben

Auf der Registerkarte Selektion können Sie bestimmte Auftraggeber oder Baustellen auswählen, für die Sie eine Mahnung drucken möchten. Setzen Sie vor diese Auftraggeber oder vor einzelne Baustellen das .


Aktivieren Sie die Option Nach Geschäftsbereich gruppieren werden die Auftraggeber und Baustellen nach Geschäftsbereich gruppiert angezeigt.

Ausgabe baustellenbezogen

Standardmäßig werden die Mahnungen kundenbezogen ausgegeben, d.h. je Kunde eine Mahnung, auf der die überfälligen Rechnungen aller Baustellen des Kunden aufgeführt sind.

Setzen Sie die Option Ausgabe baustellenbezogen aktiv , so dass je Baustelle eine Mahnung mit Angabe der Baustellenbezeichnung und des Ansprechpartners ausgedruckt wird.

Alle offenen Posten ausgeben

Unabhängig von der Mahnfähigkeit der Rechnungen, werden auf der Mahnung alle offenen Posten des Kunden aufgeführt.

Kopftext/Fußtext drucken

Die auf den Registerkarten Kopftext und Fußtext eingetragenen Texte werden mit ausgegeben.

Gebucht bis

Mit diesem Datum zeigen Sie dem Kunden an, bis wann Sie Zahlungseingänge berücksichtigt haben. Verwenden Sie in Ihren Mahntexten die Variable [GEBUCHT], wird das Datum dieses Feldes vom Programm automatisch eingetragen.

Fristsetzung

Setzen Sie Ihrem Kunden eine Frist zur Zahlung des offenen Betrages. Verwenden Sie in Ihren Mahntexten die Variable [FRIST], wird das Datum dieses Feldes vom Programm automatisch eingetragen.

Mahnstufe erhöhen

Nach dem Ausdruck wird eine Abfrage angezeigt, ob die Mahnstufe erhöht werden soll. Ohne Bestätigen dieser Abfrage behalten die einzelnen Rechnungen ihr Mahnkennzeichen bei.

Zinsen berechnen

Für den Ausdruck von Mahnungen (nicht für Zahlungserinnerung!) können Verzugszinsen berechnet werden.

Legen Sie den Zeitraum fest, für den Zinsen berechnet werden sollen. In der Zinstabelle werden die in der Finanzverwaltung hinterlegten Verzugszinsprozente angezeigt.

Die Berechnung und Ausgabe der Verzugszinsen erfolgt pro OP-Betrag:

  • Verzugszinstage / 360 * Verzugszinsprozent / 100 * OP-Betrag
  • Verzugszinstage = Fälligkeitsdatum (exklusiv) bis Datum „Zinsen berechnen bis“ (inklusiv)

Darstellung der Zinsberechnung im Ausdruck:

Verbuchen Sie eingehende Verzugszinszahlungen im Zahlungseingang zusammen mit den Mahngebühren.


Mahnstufen

In BUSINESS stehen insgesamt fünf Mahnstufen zur Verfügung: Erinnerung, Mahnstufe 1, 2, 3 sowie Interne Erinnerung.

Sie legen je Mahnstufe fest, nach wie vielen Tagen eine fällige, noch nicht bezahlte Rechnung die nächste Mahnstufe erhalten soll und welche Mahngebühren addiert werden.

Zum Ausdruck von Mahnungen kann nach Mahnstufen selektiert werden.

Zum Definieren der Mahnstufen öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Firmendaten.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum unter dem Eintrag Mahntextverwaltung die gewünschte Mahnstufe. In der rechten Bildschirmhälfte legen Sie je Mahnstufe im Feld Tage bis zur Mahnung fest, wie viele Tage nach Fälligkeit der Rechnung bzw. Erstellen der letzten Zahlungserinnerung/Mahnung die offene Rechnung das nächste Mal gemahnt wird.

Auf der Mahnung wird zur überfälligen Rechnung das jeweilige Mahnkennzeichen (Mkz) der Mahnstufe aufgeführt.

MkzMahnstufe
0Erinnerung
1Mahnstufe 1
2Mahnstufe 2
3Mahnstufe 3
IInterne Erinnerung

Nach dem Ausdruck einer Mahnung der Mahnstufe 3 erhält die offene Rechnung die letzte Mahnstufe Interne Mahnung.


Mahnkosten

Je Mahnstufe können Sie Mahnkosten festlegen, die beim Ausdruck von Mahnungen automatisch auf die Summe der offenen Posten addiert werden.

Zum Definieren der Mahnkosten öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Firmendaten.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum unter dem Eintrag Mahntextverwaltung die gewünschte Mahnstufe. In der rechten Bildschirmhälfte legen Sie je Mahnstufe im Feld Mahnkosten fest, welcher Betrag automatisch zur Summe der offenen Posten addiert wird.

Auf der Mahnung wird der Betrag wie folgt dargestellt.


Mahntextverwaltung

In den Firmendaten können Sie für die einzelnen Mahnstufe Mahntexte vordefinieren. Im Adress-Manager weisen Sie jedem Auftraggeber anschließend den Mahntext zu, der für ihn verwendet wird.

Zum Definieren von Mahntexten öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Firmendaten.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Mahntextverwaltung. Auf der rechten Bildschirmseite erhalten Sie einen Überblick über die vorhandenen Mahnstufen.

Klicken Sie auf die Unterpunkte im Verzeichnisbaum erhalten Sie auf der rechten Bildschirmseite folgende Eingabemaske:

Hier können Sie Texte und Vorgaben für Kontoauszüge, Erinnerungen und erste bis dritte Mahnung individuell hinterlegen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Wählen Sie zunächst die Erinnerung aus. Sie finden hier folgende Felder:

Bezeichnung

Die Formularbezeichnung wird links im Verzeichnisbaum benutzt.

Tage bis zur Mahnung

Das Programm prüft, ob die Zahlungskonditionen plus Tage bis zur Mahnung erreicht sind und erst dann wird die Erinnerung gedruckt, z.B. haben Sie Zahlungskonditionen 30 Tage netto eingetragen, so wird die Rechnung erst 30 Tage plus 14 Tage nach Rechnungsdatum gemahnt bzw. erinnert.

Mahnkosten

Hier können Sie einen Betrag eintragen, der zusätzlich zu der Rechnung eingefordert wird. Diese decken Unkosten, die für die Erstellung der Mahnung entstanden sind.

Vorhandene Texte

Je Mahnstufe bzw. Kontoauszug können mehrere Texte hinterlegt werden. Um einen neuen Text hinzuzufügen, klicken Sie auf .

Interne Bezeichnung des Textes

Tragen Sie hier eine Bezeichnung ein, die diesen Text von den eventuell bereits gespeicherten Texten unterscheidet, z.B. Erinnerung Firmenkunden, Erinnerung Privatkunden. Dies ist allerdings nur dann erforderlich, wenn Sie diese Unterscheidungen wünschen.

Formularbezeichnung des Textes

Tragen Sie hier eine Überschrift für Ihr Formular ein. Diese Überschrift wird als Formularbezeichnung mitgedruckt.

Text

Hier können Sie nun Ihren ganz individuellen Text für die Erinnerung, Mahnung und den Kontoauszug hinterlegen.

Verwenden Sie in Ihren Texten Variablen, fügt das Programm hinterlegte Daten und Informationen automatisch ein.

Bestätigen Sie die vorgenommenen Eingaben durch Klicken auf .


Verzugszinsprozente festlegen

Für den Ausdruck von Mahnungen können Sie automatisch Verzugszinsen berechnen.

Legen Sie dazu in der Finanzverwaltung zunächst die gewünschten Verzugszinsenprozente fest. Öffnen Sie die Finanzverwaltung durch Klicken auf im Menü Programmdaten.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum der Finanzverwaltung den Eintrag Verzugszinsen und klicken auf im Menü.

Unter dem Knoten Verzugszinsen wird ein neuer Eintrag hinzugefügt und auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Verzugszinsen angezeigt. Tragen Sie den Zinssatz ein und legen das Datum fest, ab dem der Zinssatz gültig ist.

Durch Klicken auf
wird die Internetseite der Deutschen Bundesbank geöffnet, auf der Sie den aktuellen Basiszinssatz einsehen können.

Speichern Sie die vorgenommenen Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Der Zinssatz steht nun im Mahnungsdruck für die Berechnung von Verzugszinsen zur Verfügung.

Weitere Schritte

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