Formularverwaltung

Beschreibung

In der Formularverwaltung können Sie für Ihre Ausdrucke individuelle Druckvarianten erstellen.

Programmstart

Zum Starten der Formularverwaltung klicken Sie im Menü Programmdaten auf den Eintrag Formularverwaltung.


Der Programmteil Formularverwaltung wird geöffnet. Auf der linken Bildschirmseite werden alle Formulare, Formulargruppen und Druckvarianten in einem Verzeichnisbaum angezeigt.

Formulare

Zu jedem Ausdruck in BUSINESS gibt es ein Formular. Zu jedem Formular können individuelle Einstellungen hinterlegt werden.

Im Verzeichnisbaum sind alle Formulare unter den Verzeichnissen Formulare und Formulare Finanzverwaltung aufgelistet. Markieren Sie im Verzeichnisbaum ein Formular, werden auf der rechten Bildschirmseite auf der Registerkarte Formular alle Einstellungen des Formulars angezeigt.


OptionBeschreibung
Faxversand und E-MailDurch Aktivieren der Optionen geben Sie das Formular für den Fax- bzw. E-Mail-Versand frei. Im Druckmenü dieses Ausdruckes stehen nun die Optionen als Fax sowie als E-Mail zur Verfügung.
Kategorie und Dokumentenart BauakteGeben Sie an, welche Kategorie und Dokumentenart vorbelegt wird, wenn ein Ausdruck dieses Formulars in die DATAflor Bauakte aufgenommen wird.
Wiedervorlage Bauakte anWählen Sie den Mitarbeiter aus, der bei Aufnahme aller Ausdrucke dieses Formulars in die DATAflor Bauakte in den Dokumenteninformationen im Feld Wiedervorlage an automatisch vorbelegt wird. So können z.B. alle im Netzwerk erstellten Rechnungen immer einem bestimmten Mitarbeiter zur Wiedervorlage zugewiesen werden. Bei Auswahl des Eintrages <verantwortlich> wird für die Wiedervorlage automatisch immer der angemeldete Benutzer eingetragen, der auch standardmäßig im Feld verantwortlich eingetragen wird. So können z.B. alle erstellten Angebote immer dem jeweiligen Mitarbeiter auf Wiedervorlage zugewiesen werden.
Wiedervorlage Bauakte nach … TagenLegen Sie die Anzahl Tage fest, die für die Berechnung des Datums verwendet wird, das bei Aufnahme aller Ausdrucke dieses Formulars in die DATAflor Bauakte in den Dokumenteninformationen im Feld Wiedervorlage am automatisch vorbelegt wird.
DruckvarianteWählen Sie für das gewählte Formular, welche Ihrer Druckvarianten in den Druckeinstellungen des Ausdrucks vorbelegt wird. Diese Einstellungen gilt im Netzwerk für alle Benutzer. Die vorbelegte DRuckvariante kann vor dem Ausdruck in den Druckeinstellungen geändert werden.
für aktuellen BenutzerZusätzlich kann jeder Benutzer für das gewählte Formular individuell festlegen, welche der vorhandenen Druckvarianten in den Druckeinstellungen des Ausdrucks vorbelegt wird, wenn er in BUSINESS angemeldet ist.
Kopftext und FußtextFür einige Formulare können Sie hier Kopf- und/oder Fußtexte definieren, die beim ersten Öffnen der Druckmenüs je LV vorbelegt werden. Zur Textgestaltung stehen Ihnen zahlreiche Variablen, die vom Programm automatisch gefüllt werden, zur Verfügung.

Ist im Menü Formularverwaltung die Funktion Vorbelegung Kopien aktiv , können Sie zu diesem Formular die Vorbelegung zum standardmäßigen Ausdruck von Kopien vornehmen. Die hier hinterlegten Einstellungen werden beim Öffnen des jeweiligen Druckmenüs vom Programm automatisch voreingestellt.

Formulargruppen

Jedes Formular ist einer Formulargruppe zugeordnet. Je Formulargruppe können Sie verschiedene Druckvarianten erstellen. In den Druckeinstellungen der Ausdrucke stehen alle Druckvarianten der entsprechenden Formulargruppe zur Auswahl.

Markieren Sie im Verzeichnisbaum eine Formulargruppe, werden auf der rechten Bildschirmseite alle Formulare angezeigt, die die Druckvarianten dieser Formulargruppe verwenden.

Um zu erfahren, zu welcher Formulargruppe ein Formular gehört, markieren Sie im Verzeichnisbaum das Formular. Auf der rechten Bildschirmseite im Feld Formulargruppe finden Sie die Information.

Öffnen Sie im Verzeichnisbaum eine Formulargruppe, werden alle zur Formulargruppe erstellten Druckvarianten angezeigt.

Weitere Schritte