Word-Vorlagen

Beschreibung

Sie können direkt aus BUSINESS heraus mit Microsoft Word neue Wordvorlagen erstellen, vorhandene Vorlagen kopieren und verändern.

Neue Word-Vorlage erstellen

  1. Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte Dokumente.
  2. Im Menü Dokumente klicken Sie in der Gruppe Ansicht auf Vorlagen.
  3. Markieren Sie in der Vorlagenverwaltung die Kategorie, zu der Sie die Vorlage hinzufügen möchten.
  4. Sobald Sie im Menü die Funktion Word anklicken, wird eine Neue Vorlage angelegt.
  5. Geben Sie eine Bezeichnung ein und ergänzen im Feld Beschreibung weitere Informationen.
  6. Sie haben hier die Möglichkeit, die Felder Kategorie und Dokumentenart vorzubelegen, sodass diese beim Anlegen neuer Dokumente automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die Vorbelegung lassen sich über die Schaltflächen […] bearbeiten.
  7. Speichern Sie die neue Vorlage.
  8. Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf Öffnen. BUSINESS öffnet MS Word zur Bearbeitung des Dokuments.
  9. Gestalten Sie durch fest hinterlegten Text und Bilder sowie Textbausteine (siehe Kapitel unten) Ihre Vorlagendatei.
  10. Nach der Bearbeitung Speichern Sie das Dokument im Word-Menü und schließen MS Word. Das überarbeitete Dokument steht in den Vorlagen bereit.

Vorlage bearbeiten

Alle Vorlagen lassen sich über das Menü Bearbeiten oder über die rechte Maustaste Öffnen, Duplizieren und Löschen. (siehe Kapitel Funktionen)

Textbausteine verwenden

Textbausteine sind Felder, die in Dokumenten, die in der DATAflor Bauakte aus einer Wordvorlage erstellt wurden, von BUSINESS automatisch gefüllt werden.

Die Textbausteine stehen nur in Wordvorlagen zur Verfügung, die Sie in der DATAflor Bauakte erstellen, jedoch nicht in importierten Word-Dokumenten.

  1. Setzen Sie im Worddokument den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie einen Textbaustein einfügen möchten.
  2. Öffnen Sie anschließend im Menü Einfügen das Auswahlmenü Schnellbausteine und wählen den Eintrag Feld.
  3. Der Dialog Feld wird geöffnet. Markieren Sie in der Liste Feldnamen den Eintrag DocProperty.
  4. In der Liste Eigenschaft werden alle möglichen Textbausteine aufgelistet.

    Alle Textbausteine, die mit DF_ beginnen, werden von BUSINESS automatisch gefüllt.

  5. Markieren Sie in der Liste Eigenschaft den gewünschten Textbaustein, z.B. DF_PROJEKT und bestätigen mit [OK].
  6. Der Textbaustein wird im Dokument an der markierten Stelle eingefügt und sofort von BUSINESS automatisch gefüllt.

vorhandene Textbausteine

In Abhängigkeit vom BUSINESS-Programmteil, in dem Sie das Dokument erstellt haben, sind die Informationen zum Füllen der Textbausteine verfügbar.

Mögliche Optionen zum Feldnamen DocPropertyBedeutungVerfügbarkeit A=Adressen, P=Projektver­waltung, Ü=Überall
DF_DOKUMENTENARTDokumentenartÜ
DF_WIEDERVWiedervorlage anÜ
DF_WIEDERVSTATUSWiedervorlage StatusÜ
DF_SACHBSachbearbeiterÜ
DF_SACHB_BZBedienerzeichenÜ
DF_BZWie vor DF_SACHB_BZ (Kompatibilität Alt-Vorlagen)Ü
DF_SACHB_DURCHWAHLSachbearbeiter Tel.-DurchwahlÜ
DF_SACHB_TELSachbearbeiter Telefon komplettÜ
DF_SACHB_FAXSachbearbeiter FaxÜ
DF_SACHB_MAILSachbearbeiter MailÜ
DF_SACHB_HANDYSachbearbeiter HandyÜ
DF_LIZENZNEHMERLizenznehmerÜ
DF_ADRESSFELDEmpfängeradresseA, P
DF_STRASSEStraße EmpfängeradresseA, P
DF_ORTOrt EmpfängeradresseA, P
DF_PLZPLZ EmpfängeradresseA, P
DF_APName AnsprechpartnerA, P
DF_AP_TELTelefon AnsprechpartnerA, P
DF_AP_FAXFax AnsprechpartnerA, P
DF_AP_MAILMail AnsprechpartnerA, P
DF_AP_HANDYHandy AnsprechpartnerA, P
DF_AUFTRAGGEBERAuftraggeber (Kurzangabe)P
DF_NAMEAuftraggeber (Langangabe)P
DF_ZUSATZ1Auftraggeber (Zusatz1)P
DF_BETREFFBetreffP
DF_PROJEKTProjektbezeichnungP
DF_PROJEKT_NRProjektbezeichnungP
DF_OBJEKTObjektbezeichnungP
DF_OBJEKT_NRObjektnummerP
DF_LVLV-BezeichnungP
DF_LV_NRLV-NummerP
DF_POSITION_NRPositionsnummerP
DF_POSITION_BEZPositionsbezeichnungP
DF_BRIEFANREDEBriefanrede KorrespondenzA

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