Neue Lieferantenrechnung

Beschreibung

Um eine neue Lieferantenrechnung zu erfassen, wählen Sie im Rechnungskopf zunächst einen Lieferanten aus. Auf der Registerkarte Rechnungen werden alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten angezeigt. Klicken Sie anschließend im Menü Rechnungseingang auf .

Im Rechnungskopf tragen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung ein.

Im unteren Bildschirmbereich hinterlegen Sie die Aufteilungsbuchungen (Rechnungspositionen) der Lieferantenrechnung. Diese können Sie manuell eintragen, Daten aus der Vorkalkulation übernehmen oder bereits erfasste Lieferscheine zuweisen:

manuelle Erfassung

Klicken Sie in der Spalte Baustelle in die erste Zeile. Geben Sie manuell die Baustellen-Nummer ein oder klicken auf , um eine Auswahlliste aller erfasster Baustellen zu öffnen. Wählen Sie durch Mausklick oder Auswahl mit den Pfeiltasten und Drücken von Enter die gewünschte Baustelle aus. Klicken Sie mit der Maus in das nächste Feld oder betätigen Tab.

Im Programmparameter Aufteilungsbuchung auf Position legen Sie fest, ob bei der Aufteilungsbuchung von Lieferantenrechnungen in der Tabelle die Spalte Position angezeigt wird und so das Buchen auf Positionen zur Verfügung steht.

Klicken Sie in das Feld Material/Pflanze. Folgende Auswahl wird geöffnet.

Bei Auswahl von Material, Entsorung, Fremdleistung oder Sonstiges wird die Materialsuche geöffnet, bei Pflanze die Pflanzensuche. Bei Übernahme eines Artikels wird die Mengeneinheit und der Einzelpreis vorbelegt. Um freien Text einzutragen, wählen Sie den Eintrag Abbrechen.

Vervollständigen Sie die weiteren Spalten. Mit Enter in der letzten Spalte wird eine neue leere Aufteilungsbuchung angelegt.

Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Übernahme aus Vorkalkulation

Klicken Sie in der Spalte Baustelle in die erste Zeile. Geben Sie manuell die Baustellen-Nummer ein oder klicken auf , um eine Auswahlliste aller erfasster Baustellen zu öffnen. Wählen Sie durch Mausklick oder Auswahl mit den Pfeiltasten und Drücken von Enter die gewünschte Baustelle aus. Öffnen Sie anschließend das Registerkarte Vorkalkulation. Hier werden alle Vorkalkulationsdaten der Baustelle aufgelistet. Durch Doppelklick auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten dieser Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen.

Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten.

Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

Übernahme aus Lieferschein

Öffnen Sie das Registerkarte Lieferscheine. Es werden alle zum gewählten Lieferanten erfassten Lieferscheine angezeigt. Durch Doppelklick auf eine Lieferscheinbuchung werden die Daten in die Aufteilungsbuchungen übernommen. Um eine doppelte Übernahme der Lieferscheinbuchung zu vermeiden, steht die Buchung nach erfolgter Übernahme in eine Lieferantenrechnung auf der Registerkarte Lieferscheine nicht mehr zur Verfügung.

Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten.

Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.


abweichender Geschäftsbereich

Im Programmparameter GB-übergreifende Rechnungsaufteilung legen Sie fest, wie das Programm reagiert, wenn eine Baustelle ausgewählt wird, die nicht zum eingestellten Geschäftsbereich gehört.

Aufteilungsbuchen werden an den hier hinterlegten Geschäftsbereich an die Finanzbuchhaltung übergeben.

KA = Kostenart

Weisen Sie den zu verbuchenden Betrag einer Kostenart zu. Die Kostenart dient der Berücksichtigung von Zuschlägen in den Nachkalkulationsauswertungen. Es werden die Zuschläge des Arbeitsbereichs verwendet, welcher der Baustelle zugewiesen ist.

im Bau

Aufteilungsbuchungen können sofort auf das Aufwandskonto gebucht werden oder zunächst als in Bau befindlich markiert und erst mit der Schlussrechnung umgebucht werden. Im Programmparameter Buchung auf Konto "in Bau" legen Sie fest, dass in der Tabelle die Spalte im Bau angezeigt wird.

Konto

Legen Sie das Aufwandskonto fest, welches für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung verwendet wird. Durch Klick auf erhalten Sie eine Auswahl Ihrer bereits gespeicherten Konten. Mit einem Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Konto.

Im Programmparameter Sachkonto automatisch vorbelegen können Sie festlegen, wie die automatische Vorbelegung des Sachkontos während der Erfassung erfolgt.

Buchungstext

Die Zusammensetzung des Buchungstextes der einzelnen Aufteilungsbuchungen legen Sie im Programmparameter Vortrag Buchungstext fest.

Kostenstelle

Weisen Sie der Aufteilungsbuchung eine Kostenstelle zu, die in der Finanzbuchhaltung separat ausgewertet wird. Durch Klick auf erhalten Sie eine Auswahl der Kostenstellen. Mit einem Mausklick übernehmen Sie die gewünschte Kostenstelle.

Steuersatz

Ist für die Lieferantenrechnung im Rechnungskopf als Steuersatz <Aufteilung> eingestellt, ordnen Sie in der Spalte Steuer jeder Aufteilungsbuchung einen Steuersatz zu.

Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.

LS-Nr.

Bei Übernahme eines Lieferscheins wird hier die hinterlegte Lieferscheinnummer eingetragen. Ist zum erfassten Lieferschein keine Nummer hinterlegt, können Sie diese hier nachtragen.

NK-Datum

Für neu eingegebene Aufteilungsbuchungen (nicht bei Übernahme aus Lieferschein) wird automatisch in der Nachkalkulation ein Lieferschein angelegt. In der Spalte NK-Datum legen Sie das Datum fest, welches für den Lieferschein verwendet wird.


Rechnungskopf

Hinterlegen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung.

Kreditorenkonto

Wählen Sie den Lieferanten aus. Tragen Sie die Kreditorennummer des Lieferanten ein oder öffnen Sie die Komfortsuche im Adress-Manager durch Klicken auf .

Lieferant

Das Programm zeigt zur gewählten Kreditorennummer den Namen des Lieferanten an.

Geschäftsbereich

Wählen Sie den Geschäftsbereich, auf den die Lieferantenrechnung gebucht wird.

Beleg-Nr.

Die Beleg-Nummer ist die Rechnungsnummer des Lieferanten. Sie wird auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen, um eine genaue Zuordnung der Zahlung zu gewährleisten.

OP-Nr.

Im Programmparameter OP-Nr. automatisch vergeben entscheiden Sie, ob Sie die OP-Nummer immer manuell eintragen möchten oder vom Programm automatisch vergeben wird. Wird die OP-Nummer automatisch vergeben, legen Sie im Programmparameter Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung den Geschäftsbereich fest, dessen Nummernkreis verwendet wird.

Verw.-Zweck

Das Feld Verwendungszweck wird für die Clearing-Schnittstelle oder Druck eines Überweisungsträgers genutzt. Es entspricht der zweiten gleichnamigen Zeile auf einem Überweisungsträger (die erste Zeile erzeugt das Programm automatisch). Da dieses Feld normiert ist, stehen nur 27 Zeichen zur Verfügung. Beim Vorbereiten von Zahlungen haben Sie nochmals die Möglichkeit dieses Feld zu editieren.

Im Programmparameter Vortrag Verwendungszweck können Sie festlegen, dass der Verwendungszweck automatisch erstellt wird. Es sind Kombinationen aus OP-Nummer, Kundennummer und Kreditorennummer möglich.

Buchungsmemos

Durch Klicken auf wird der Editor geöffnet. Hier können Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Buchungen hinterlegen, z.B. den Grund einer Umbuchung.

Belegdatum

Das Rechnungsdatum entspricht in der Regel dem Belegdatum. Auch diese Angaben werden auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen.

Im Rahmen der Erfassung von Lieferantenrechnungen bleibt das zuletzt eingegebene Belegdatum der Rechnung für die Dauer der BUSINESS-Sitzung erhalten. D.h. das Belegdatum der ersten erfassten Rechnung wird als Voreinstellung für die zweite Rechnung genommen, nicht mehr das aktuelle Tagesdatum, da in den seltensten Fällen eine Lieferantenrechnung gleich am Tag der Ausstellung erfasst wird.

Zko (Zahlungskonditionen)

Es werden die Zahlungskonditionen vorbelegt, die Sie im Adress-Manager zum Lieferanten hinterlegt haben. Beim Verlassen des Feldes wird das Fenster Eingabe Zahlungskonditionen geöffnet, in dem Sie die vorbelegten Zahlungskonditionen speziell für diese Lieferantenrechnung ändern können.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit [OK].

Status

Legen Sie den Status der Lieferantenrechnung fest.

Haben Sie zur Bankverbindung Ihres Lieferanten hinterlegt, dass dieser einzugsberechtigt ist, wird automatisch der Status Lastschrift vorbelegt.

Bruttobetrag

Tragen Sie den Bruttobetrag (Rechnungsbetrag) der Rechnung ein.

Steuer

Wählen Sie aus den hinterlegten Steuersätzen den Steuersatz der Lieferantenrechnung aus. Enthält die Lieferantenrechnung Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, wählen Sie den Eintrag <Aufteilung>.

Steuerbetrag

Der Steuerbetrag wird vom Programm aus eingetragenem Bruttobetrag und Steuersatz automatisch errechnet, außer bei Steuer-Auswahl <Aufteilung>. Dann werden Sie aufgefordert zur Prüfung der richtigen Steueraufteilung den Prüfbetrag einzutragen. Erst wenn dieser richtig verteilt ist, kann die Buchung gespeichert werden.


Registerkarte Rechnungen

Nachdem Sie im Rechnungskopf einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte Rechungen alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten aufgelistet.

Im Programmparameter Anzeige Zahlungen legen Sie fest, ob in der Tabelle die Spalten Zahlung, Skonto und letzte Zahlung für Zahlungen und Skontobeträge angezeigt werden.

Im unteren Bereich werden zu der Lieferantenrechnung, die auf der Registerkarte Rechnungen markiert ist, die Aufteilungsbuchungen angezeigt. Gegebenenfalls können Sie die Aufteilungsbuchungen nun nachbearbeiten.

Dokument zuweisen

Zu jeder Lieferantenrechnung lässt sich das entsprechende Dokument Importieren oder Scannen. Klicken Sie dazu im Menü Rechnungseingang > Dokumente auf oder .

Das Dokument wird dann automatisch mit jeder Baustelle verknüpft. Sie können das Dokument hier auch direkt Öffnen und die Dokumentinformationen bearbeiten.

Weitere Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie im Bereich DATAflor Bauakte.

Ein, zur Lieferantenrechnung, zugewiesenes Dokument wird mit dem Löschen der Lieferantenrechnung nicht gelöscht, sondern dem Lieferanten zugeordnet.


Registerkarte Lieferscheine

Nachdem Sie im Rechnungskopf einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte Lieferschein alle in der Nachkalkulation zum Lieferanten erfassten Lieferscheine mit den einzelnen NK-Buchungen aufgelistet.

Durch Doppelklick auf eine Lieferscheinbuchung werden die Daten in die Aufteilungsbuchungen übernommen.


Registerkarte Vorkalkulation

Nachdem Sie in den Aufteilungsbuchungen eine Baustelle ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte Vorkalkulation alle Vorkalkulationsdaten der Baustelle aufgelistet.

Durch Doppelklick auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten der Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen.

In der Spalte Preistyp wird die Herkunft des Einzelpreises des Artikels angezeigt.

  • KP = Katalogpreis
  • VP = vorkalkulierter Preis
  • PV = Preisvereinbarung (aus Programmteil Beschaffung)


Aufteilungsbuchungen

Zu der Lieferantenrechnung, die auf dem Registerkarte Rechnungen markiert ist, werden im unteren Fensterbereich die dazugehörigen Aufteilungsbuchungen angezeigt. Für eine neue Lieferantenrechnung werden hier die Rechnungspositionen erfasst und ggf. für mehrere Baustellen aufgeteilt.

Spaltenreihenfolge

Die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern Sie, indem Sie den Spaltenkopf der Spalte anklicken, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste zwischen die Spaltenköpfe der Spalten, zwischen welchen Sie die Spalte einfügen möchten

Weitere Schritte