Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen


Documentbeheer (DMS)

De module Documentbeheer (DMS) is een documentmanagement systeem, waarmee de meeste afdrukken uit BUSINESS en bestanden en emails in BUSINESS kunnen worden opgeslagen en vanuit BUSINESS gebruikt kunnen worden.

Een sluitende administratie met alle documenten van offerte tot opdracht. De documenten staan in Projectbeheer en in Adres Manager en worden in het startscherm als Actielijst getoond.

In menu Programma> Basisgegevens kunnen ook bij werkpakketten en machines (keuringen, inkoopnota's, en onderhoudsrapporten) documenten worden opgeslagen.

Opbouw voor een optimaal documentbeheer

Dit hoofdstuk wordt ingegaan op de opbouw van het documentbeheer. Het zijn tips om zowel de documenten als het bedrijf zelf beter te structureren.

Documentbeheer is tijdens de installatie al volledig geïntegreerd en ingericht, om direct te kunnen gebruiken. En er kan gebruik worden gemaakt van zelf aan te maken sjablonen.

Een systeem werkt alleen als iedereen het snel kan leren is, en consequent wordt doorgevoerd. Zorg ervoor dat de voorwaarden hoe om te gaan met de documenten en de bijbehorende informatie, bekend zijn en op een algemene plek wordt opgeslagen. Iedere medewerker moet deze informatie kunnen vinden.

Controleer dan ook zorgvuldig hoe het Documentbeheer uit te breiden. Het bestaande systeem kan met deze algemene tips worden gecontroleerd en zonodig worden aangepast. In grotere bedrijven is dit meestal de taak van een medewerker met eindverantwoordelijkheid.

Hieronder wordt Documentbeheer vergeleken met de papieren document beheer.

Papier beheerDATAflor Documentbeheer
Structuurtabbladen
handmatig labelen en achter een tabblad opbergen
Categorieën
Alle Business sjablonen zijn automatisch voorzien van een categorie. En is er een overzichtslijst van de categorieën beschikbaar, om snel een categorie toe te kennen aan zelf aan te maken sjablonen en documenten.
ArchiverenOmschrijving
in de onderwerpregel of koptekst aangemaakt
Omschrijving
Bij DATAflor sjablonen wordt de onderwerpregel automatisch aangemaakt. Ook geimporteerde documenten krijgen automatisch een onderwerp. De naamgeving staat op het document en in de overzichtslijst.
per project 1 tot x mappen
Inhoud van de mappen moeten handmatig gevuld worden
Per bestek slechts 1 overzichtsmap
De inhoud wordt door afdrukken uit BUSINESS aangemaakt.
Chronologisch
handmatig gesorteerd op datum of documentsoort
Aangemaakt voor
wordt automatisch gevuld met de BUSINESS gebruiker
Verantwoordelijke
De BUSINESS gebruiker wordt automatisch de verantwoordelijke van het document
Documentsoort
Alle DATAflor sjablonen zijn automatisch voorzien van een documentsoort. Voor het toekennen van een documentsoort aan een geimporteerd document, is een overzichtslijst van de documentsoorten beschikbaar.
Aanmaakdatum
Automatisch bij het aanmaken van het document.
Logische snelkoppelingen
Automatische logische snelkoppelingen van de documenten. Documenten zijn direct te openen in het betreffende programma.
Actielijst(kopieën) handmatig aanmaken en opdelen in compartimenten
handmatig
per muisklik op actielijstregel
CC van de actie(kopieën) handmatig aanmaken
handmatig
per muisklik op button
Toegang tot documentExtra map, die achter slot en grendel wordt bewaard
Projectmappen liggen ter inzage op kantoor
per muisklik op button
Instellen toegangsrechten per medewerker
VerzendsoortOp document vermeld
handmatig
per muisklik op button
ZoekfunctieHandmatig
snel zoeken door de projecttabbladen en eigen volgorde
zoekvenster
zoeken op tekstonderdeel, aanmaakdatum, verantwoordelijke, categorie en/of documentsoort
SorteringhandmatigIndividueel per muisklik
iedere BUSINESS gebruiker kan dit zelf de sortering zelf instellen.
Inrichtinghandmatig per projectmapautomatisch
geen ingewikkelde inrichting
This website uses cookies for visitor traffic analysis. By using the website, you agree with storing the cookies on your computer.More information

back to page top | Mail to DATAflor | Copyright page | Data protection | Disable Google Analytics