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Import

Beschreibung

Im Datenimport können Sie Adressen aus .CSV- oder .TXT-Dateien importieren. Die eingelesenen Daten können dem Adress-Manager dann einzeln oder gesammelt hinzugefügt werden. Ebenso können Sie vorhandene Adressen mit neu importierten Daten aktualisieren.

Anwendung

  1. Klicken Sie auf , um eine Datei auszuwählen.
  2. Es öffnet sich der Auswahldialog.
  3. Wählen Sie die gewünschte Datei und bestätigen mit [OK].
  4. Die importierten Daten werden angezeigt.
  5. Geben Sie im rechten Bildschirmbereich die Adressherkunft an.
    Die Adressquelle können Sie in der Auswahlliste wählen oder frei eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
    Datum und Bemerkung können nach Bedarf angegeben werden.
  6. Auf der nächsten Registerkarte ordnen Sie die Spalten der importierten Daten den Feldern im Adress-Manager zu.
    Beispiel: Klicken Sie in der Tabelle auf den Spaltenkopf unter dem die Vornamen gelistet sind. Die Spalte wird grün markiert.
    Dann klicken Sie in der Spaltenauswahl auf den Eintrag . Die Spalte ist zugeordnet.
    Verfahren Sie so mit allen Spalten, die Sie importieren wollen und die nicht automatisch zugeordnet wurden.
  7. Klicken Sie auf , um den Import zu starten.
  8. Es werden zuerst die Adressen mit Dubletten angezeigt. Die voreingestellte Dublettenprüfung prüft auf Dopplungen in den Namensfeldern und bei der PLZ. Diese und weitere Prüfoptionen finden Sie im Menü in der Gruppe Dublettenprüfung. Mit Klick auf die jeweilige Option wird auch auf diese geprüft. Ein erneuter Klick wählt die Prüfung ab.
  9. Spalten mit zeigen die neu importierten Adressen an. zu Beginn der Spalte zeigt, dass die Adresse bereits im Adress-Manager vorliegt.
  10. Arbeiten Sie die importierten Adressen ab, indem Sie im Menü in der Gruppe Auswahl bearbeiten die Funktion Hinzufügen oder Verwerfen auswählen.
  11. Wenn sich Adressen ohne Dubletten in Ihrem Importstapel befinden, wird Ihnen dies nach dem Ablegen der Dubletten angezeigt.
  12. Wählen Sie im Menü Adressen ohne Dubletten und arbeiten den Stapel ab. Sie könnnen die Staplel auch in unterschiedlicher Reihenfolge abarbeiten.

Funktionen

Daten-Info Zeigt Informationen zur importierten Datei wie Dateinamen, Ablageort und Datenherkunft an.
Verwerfen Verwirft die markierten Adressen und entfernt sie somit aus dem Importstapel. Diese Adressen werden somit nicht in Ihre Adressverwaltung aufgenommen.
Hinzufügen Fügt die markierten Adressen der Adressverwaltung hinzu. Diese Adressen stehen Ihnen dann in BUSINESS zur Verfügung.
Aktualisieren Aktualisiert die ausgewählten Adressen in der Adressverwaltung mit den Angaben aus den importierten Dubletten. Die bestehenden Angaben werden vollständig mit den neuen Daten aus dem Import überschrieben.
Alle auswählen Wählt alle angezeigten Adressen für die Bearbeitung aus.
Alle verwerfen Verwirft alle angezeigten Adressen und entfernt sie somit aus dem Importstapel.
Stapel löschen Löscht den gesamten Importstapel und somit alle eingelesenen Daten. Dies betrifft alle Daten in allen Ansichten. Der aktuelle Import wird somit abgeschlossen und für einen neuen Import freigegeben.

Weitere Schritte

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