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it:produkte:business_2017:dataflor_bauakte:dokument_ablegen [2016/07/26 12:17] (versione attuale)
Linea 1: Linea 1:
 +====== Dokument ablegen ======
 +
 +===== Beschreibung =====
 +In die DATAflor Bauakte lassen sich bestehende Dokumente importieren,​ scannen und E-Mails übernehmen.  ​
 +
 +<WRAP round info 90%>
 +Für die Ablage in der DATAflor Bauakte können beliebige Dateien ausgewählt und so Text-, Tabellen-, Grafik-, CAD- oder Foto-Dateien abgespeichert werden. Sogar das Hinterlegen von Datenbanken (Access oder andere) ist möglich.
 +</​WRAP>​
 +
 +<WRAP round tip 90%>
 +Wenn Sie das importierte Dokument über die rechte Maustaste oder über das Menü {{:​produkte:​business_2016:​ribbon_document-open_16.png?​nolink&​20|}} **Öffnen**,​ wählt das Programm an Hand des eingestellten Dateityps die Software aus, mit der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird.
 +</​WRAP>​
 +
 +----
 +
 +==== Dokumente importieren ====
 +Dokumente, die als externe Dateien vorliegen, können über den Dialog **Öffnen** ausgewählt oder per **Drag & Drop** in die DATAflor Bauakte importiert werden.
 +
 +<WRAP round important 90%>
 +Alle Dateien, die Sie in die DATAflor Bauakte importieren,​ werden zwecks Verwaltung **vom Ursprungsort entfernt**, im Verzeichnis Ihrer **Bauakte hinzugefügt** und **umbenannt**. Dadurch sind alle Dokumente Ihrer Bauakte an einem Ort gebündelt und die Gefahr, dass etwas versehentlich gelöscht wird, ist geringer.
 +</​WRAP>​
 +
 +=== Datei importieren ===
 +  - Klicken Sie im Menü Dokumente auf {{:​produkte:​business_2015:​adressen:​document-import_16.png?​nolink|}}.
 +  - Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Datei oder mit <wrap caps>​**Strg**</​wrap>​ bzw. <wrap caps>​**Shift**</​wrap>​ mehrere Dateien und bestätigen mit **[Öffnen]**.{{:​produkte:​business_2015:​adressen:​doku_import.png?​nolink|}}
 +  - Der Dialog **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des bzw. der importierten Dokumente.
 +  - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. {{:​produkte:​business_2015:​adressen:​bild_in_dokumente.png?​nolink|}}
 +
 +=== Datei per Drag & Drop importieren ===
 +  - Markieren Sie im Windows-Explorer oder auf dem Desktop die Datei (oder per **<wrap caps>​Strg</​wrap>​** oder **<wrap caps>​Shift</​wrap>​** mehrere Dateien), die Sie übernehmen möchten. Ziehen Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag) in die Registerkarte **Dokumente** und lassen die Maustaste los (Drop).\\ {{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​dd_dokumente_2016.png?​direct|}}\\ \\ <WRAP round info 90%>Wenn Sie für Drag&​Drop die rechte Maustaste nutzen, erscheint eine Auswahl, ob Sie die Dateien verschieben oder kopieren möchten.
 +</​WRAP>​{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​dragdrop_rechtemaustaste.png?​direct|}}
 +  - Der Dialog **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des bzw. der importierten Dokumente.
 +  - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. ​
 +
 +----
 +
 +==== Dokumente scannen ====
 +Mit dieser Funktion können Papier-Dokumente direkt in die DATAflor Bauakte aufgenommen werden. ​
 +
 +  - Öffnen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager oder Projektverwaltung) und dann die Adresse oder das LV, zu der Sie das Dokument aufnehmen möchten. ​
 +  - Anschließend wählen Sie die Registerkarte **Dokumente** und klicken im Menü **Dokumente > Anlegen > Scannen** {{:​produkte:​business_2015:​adressen:​btn_scannen.png?​nolink&​20|}}.
 +  - Das Fenster **Dokumente scannen** wird geöffnet.
 +  - Im Bereich **Optionen** nehmen Sie die Einstellungen für den Scannprozess vor.\\ {{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​scannen_optionen.png?​direct|}}\\ Sind an Ihren Rechner mehrere Scanner angeschlossen,​ wählen Sie unter **Quelle** das gewünschte Gerät aus.\\ Wählen Sie die **Auflösung**,​ **Methode** und das **Format** der zu erstellenden Datei.\\ <WRAP round tip 90%>Bei einer **Auflösung von 300 DPI** wird eine Datei mit einer guten A4-Druckqualität und einer akzeptablen Dateigröße erzeugt.</​WRAP><​WRAP round info 90%>
 +Werden bei Ihrem Scanner automatisch **Vorder- und Rückseite** gescannt, haben Sie mehrere Möglichkeiten,​ **Seiten** zu **entfernen**:​
 +  * Aktivieren Sie die Option **Leere Seiten automatisch entfernen**,​ um direkt beim Scanvorgang leere Seiten zu löschen.
 +  * Oder Sie wählen nach dem Scanvorgang die Funktion **[Leere Seiten entfernen]**
 +  * Oder Sie wählen im linken Bereich die Seite oder mehrere Seiten mit **//​Strg//​** aus und drücken die Taste **//​Entf//​**.
 +</​WRAP>​
 +  - Starten Sie den Scanvorgang durch Klicken auf **[Scannen]**. <WRAP round tip 90%>​Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, können Sie diese bei Auswahl des Dateityps **//PDF//** direkt nacheinander scannen, so dass für das Dokument nur eine **//​PDF//​**-Datei erstellt wird. Nach dem Scannen der ersten Seite, legen Sie die nächste Seite auf den Scanner und klicken auf **[Weitere Seite scannen]**.\\ Der PDF-Datei lassen sich über den Windows-Explorer auch **Bilder hinzufügen**. Dazu per Drag&​Drop die Datei (**//​bmp//​**,​**//​png//​**,​**//​jpg//​**,​**//​tif//​**) aus dem Fenster des Windows-Explorer in den Scanner-Dialog ziehen. </​WRAP>​{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​scannen_dialog.png?​direct|}}<​WRAP round info 90%>
 +Um die **Reihenfolge** der Seiten zu **ändern**,​ ziehen Sie eine Seite mit der gedrückten linken Maustaste an die neue Position.
 +</​WRAP>​
 +  - Nachdem Sie alle gewünschten Seiten gescannt haben, bestätigen Sie die gescannten Seiten mit **[OK]** und hinterlegen die [[Dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments.
 +
 +----
 +
 +==== E-Mails übernehmen ====
 +=== Drag & Drop ===
 +Am einfachsten übernehmen Sie empfangene oder gesendete E-Mails in die DATAflor Bauakte, indem Sie die E-Mail (oder mehrere E-Mails mit **<wrap caps>​Strg</​wrap>​** oder **<wrap caps>​Shift</​wrap>​**) in Outlook auswählen und per Drag&​Drop auf die Registerkarte **Dokumente** ziehen. ​
 +
 +Anschließend wird der Dialog **Dokument anlegen** angezeigt, in dem Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] angeben können. Der Betreff der E-Mail wird dabei automatisch als **Bezeichnung** übernommen. Es kann eine beliebige **Versandart**,​ hier sinnvollerweise //​Maileingang//​ bzw. //​Mailausgang//,​ gewählt werden. ​
 +
 +Zusätzlich wird in der Tabelle das **Versanddatum**,​ Name und E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt. ​
 +
 +<WRAP round info 90%>
 +Über die **Suche** und anhand von **Gruppen** und **Filtern** lassen sich so schnell abgelegte E-Mails finden.
 +</​WRAP>​
 +
 +<WRAP round tip 90%>
 +Wie E-Mails lassen sich auch die **Anhänge** einer E-Mail direkt in der DATAflor Bauakte ablegen. Dazu in der E-Mail einfach die Anhänge auswählen und per Drag&​Drop auf die Registerkarte **Dokumente** ziehen.
 +</​WRAP>​
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​outlook_dokument.png?​direct|}}
 +
 +=== DATAflor Outlook-Add-Ins ===
 +Mit Hilfe des **DATAflor Outlook-Add-Ins** können Sie **empfangene** und eigene **zu versendende E-Mails** in die DATAflor Bauakte übernehmen.
 +
 +<WRAP round info 90%>
 +  * Für Microsoft Outlook 2003 und 2007 erfolgt die Registrierung zunächst für den lokalen Rechner bei Installation bzw. Update von BUSINESS, wenn Outlook installiert ist. Für den angemeldeten Windows-Benutzer wird das Add-In daraufhin automatisch registriert,​ sobald in BUSINESS ein Benutzer angemeldet wird, der **Zugriff auf DATAflor Bauakte** (siehe [[einstellungen]]) hat. 
 +  * Für Microsoft Office 2010 und 2013 wird das Outlook-Add-In automatisch installiert,​ wenn in BUSINESS ein Benutzer angemeldet wird, der **Zugriff auf DATAflor Bauakte** hat. Zur Installation wird eine Verbindung zum Internet benötigt.
 +</​WRAP>​
 + 
 +<WRAP round important 90%>
 +Das DATAflor Outlook-Add-In ist __nicht__ für Outlook-64bit-Versionen freigegeben.
 +</​WRAP>​
 +
 +Starten Sie zunächst BUSINESS und Outlook.
 +
 +Um eine **empfangene E-Mail** abzulegen, wählen Sie in Outlook in Ihrem **Posteingang** die empfangene E-Mail aus, die Sie in die DATAflor Bauakte aufnehmen möchten und öffnen das Menü **Add-Ins**.\\ {{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​outlook_posteingang.png?​direct|}} ​
 +
 +Um eine **eigene E-Mail** abzulegen, erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail, die Sie in die DATAflor Bauakte aufnehmen möchten und öffnen das Menü **Add-Ins**.\\ {{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​outlook_nachricht.png?​direct|}} ​
 +
 +Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
 +|**Senden und gesamten Mailinhalt (.msg)**\\ nur eigene E-Mail|Die geschriebene E-Mail wird gesendet und gleichzeitig einschließlich Dateianhang und in der E-Mail enthaltenen Bilder in der DATAflor Bauakte abgelegt.|
 +|**Senden und nur Nachrichtentext (.pdf)**\\ nur eigene E-Mail|Die geschriebene E-Mail wird gesendet und gleichzeit wird der Nachrichtentext ohne enthaltene Bilder oder Anhang in der DATAflor Bauakte übernommen.|
 +|**Gesamten Mailinhalt (.msg)**|Der Nachrichtentext wird einschließlich Dateianhang und in der E-Mail enthaltenen Bilder in der DATAflor Bauakte abgelegt.|
 +|**Nur Nachrichtentext (.pdf)**|Es wird nur Nachrichtentext der E-Mail als PDF-Datei in der DATAflor Bauakte übernommen.|
 +|**Nur Anlage**|Nur der Dateianhang und in der E-Mail enthaltene Bilder werden in der DATAflor Bauakte integriert.|
 +
 +Wählen Sie die gewünschte Funktion. Folgendes Auswahlfenster wird geöffnet.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​044.png?​direct|}}
 +
 +Wählen Sie über welchen Programmbereich Sie das Dokument zuordnen möchten: zu einer Adresse über den **Adress-Manager** oder zu einem Projekt/​Objekt/​LV über die **Projektverwaltung**. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit **[OK]**.
 +
 +**Zuordnung über den Adress-Manager**\\
 +Die Adresssuche wird geöffnet.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​043.png?​direct|}} ​
 +
 +Markieren Sie im Suchergebnis die gewünschte Adresse und klicken auf **[Übernehmen]**.
 +
 +Das Fenster **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie hier die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​045.png?​direct|}}
 +
 +**Zuordnung über die Projektverwaltung**\\ ​
 +Das Fenster zur LV-Suche wird geöffnet.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​046.png?​direct|}}
 +
 +Markieren Sie im Suchergebnis das gewünschte LV und klicken auf **[Übernehmen]**.
 +
 +Das Fenster **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie hier die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokumente wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​148.png?​direct|}}
 +
 +<WRAP round info 90%>
 +Alle in der Projektverwaltung zugeordneten Dokumente werden zusätzlich im **Adress-Manager** zur Adresse des Auftraggebers und zur Adresse des angemeldeten Benutzers angezeigt.
 +</​WRAP>​
 +
 +----
 +
 +==== CAD-Zeichnung importieren ====
 +Zu jeder gedruckten Papierausgabe eines CAD-Planes können Sie den Planstand als Dokument in der DATAflor Bauakte aufnehmen.
 +
 +<WRAP round info 90%>
 +Speichern Sie Ihre CAD-Zeichnung zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte __immer__ als **DWF-Datei**.
 +Einen abschließend Planstand zum Projektende können Sie zudem als ZIP-Datei in der DATAflor Bauakte ablegen.
 +</​WRAP>​
 +
 +<WRAP round important 90%>
 +Die Aufnahme einer **DWG-Datei** in der DATAflor Bauakte ist __nicht zu empfehlen__,​ da die Dateien von ihrem ursprünglichen Speicherort **ausgeschnitten** und **verschoben** werden. Eingefügte Bilder und Referenzen werden jedoch nicht mit verschoben. Dies führt dann zu fehlerhaften Darstellungen.
 +</​WRAP>​
 +
 +**DWF-Datei erstellen**\\ ​
 +Um ein DWF-Datei zu erstellen, markieren Sie im CAD das Layout, das Sie drucken möchten, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag **Plotten**.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​050.png?​direct|}}
 +
 +Wählen Sie im Plotdialog aus der Liste der Plotternamen **DWF6 ePlot.pc3** aus. Dieser Drucker ist standardmäßig mit jeder CAD-Installation eingerichtet.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​051.png?​direct|}}
 +
 +Klicken Sie im Plotdialog auf **[OK]**.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​052.png?​direct|}}  ​
 +
 +Legen Sie im folgenden Dialog den **Speicherort** und den **Dateinamen** fest. Bestätigen Sie die Eingabe mit **[Speichern]**. Die Datei wird geplottet.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​053.png?​direct|}}  ​
 +
 +Die DWF-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel [[dokument_ablegen#​dokumente_importieren|Dokumente importieren]] vor.
 +
 +**ZIP-Datei erstellen**\\ ​
 +Öffnen Sie in CAD die Zeichnung und wählen über den Menübrowser den Eintrag **Publizieren > eTransmit**.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​054.png?​direct|}} ​
 +
 +Bestätigen Sie gegebenenfalls eine Speicherabfrage mit **[OK]**. Der folgende Dialog zeigt Ihnen alle Inhalte der Zeichnung an, die exportiert werden können. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen vorzunehmen und können den Dialog mit **[OK]** bestätigen.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​055.png?​direct|}} ​
 +
 +Wählen Sie den **Speicherort** und einen **Dateinamen** aus und bestätigen Sie die Eingabe mit **[Speichern]**.
 +
 +{{:​produkte:​business_2016:​dataflor_bauakte:​056.png?​direct|}}  ​
 +
 +Die Zip-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel [[dokument_ablegen#​dokumente_importieren|Dokumente importieren]] vor.
 +
 +===== Weitere Schritte =====
 +[[dokument_erstellen]]\\ ​
 +[[dokument_infos]]\\ ​
 +[[..:​adressen:​Zuordnen|Dokument neu zuordnen]]
 +
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