Bedienung

Erste Schritte

TIME app einrichten
Mit der TIME app erfassen Sie Stunden, Geräte und Material auf Leistungsverzeichnisse und Positionen, dazu Lieferscheine und Bautagebücher. Alles Erfasste geht an BUSINESS und steht dort in der Nachkalkulation. Beim ersten Start begrüßt Sie der Bildschirm Willkommen mit drei Möglichkeiten:

• Mit BUSINESS verbinden … - das Gerät wird am Server Ihrer Firma angemeldet.
• Mit Beispieldaten starten … - die App läuft mit Demodaten, um den Leistungsumfang ohne Verbindung zu testen.
• Anleitung Einrichtung … - öffnet die Einrichtungshilfe.

Gerät mit BUSINESS verbinden

1. Öffnen Sie in BUSINESS den Cloud-Manager und lassen Sie sich dort den QR-Code für dieses Gerät anzeigen.
2. Wählen Sie in der App Mit BUSINESS verbinden …. Die Kamera öffnet sich; scannen Sie den QR-Code. Alternativ fügen Sie den Code als Text in das Feld QR Code scannen oder Code hier einfügen ein und tippen auf Verbinden.
3. Die App führt anschließend selbstständig durch die Schritte Verbindung wird hergestellt → Verbindung erfolgreich → Daten aktualisieren.

Schlägt die Anmeldung fehl, meldet die App Das Gerät konnte nicht angemeldet werden. oder Daten konnten nicht aktualisiert werden. Hat Ihr Administrator die Anmeldedaten neu vergeben, erscheint Ihr Administrator hat die Anmeldedaten für Ihre App geändert. - dann scannen Sie den neuen QR-Code ein.

Welche Daten ankommen
Die TIME app arbeitet mit den Daten, die Ihre Firma im App-Manager für Sie zusammenstellt: die Baustellen mit ihren Positionen sowie die Mitarbeiter, Geräte und Lieferanten, die Sie buchen dürfen. Das reduziert die Datenmenge auf dem Gerät und macht die Auswahl auf der Baustelle übersichtlich. Bleibt die App leer, meldet sie Es sind keine Daten innerhalb des App-Managers für Ihr Gerät bereitgestellt worden.

Fehlt vor Ort etwas, können Sie es bei eingeschaltetem Live Abruf direkt aus der App nachholen: In den Auswahllisten steht dann unten weitere Einträge in Business suchen…. Ist eine Baustelle gar nicht in BUSINESS angelegt, erfassen Sie sie als manuelle Baustelle und das Büro ordnet sie später zu.

Wie die Daten aktuell bleiben
BUSINESS schickt die Daten als Pakete an das Gerät; die App verarbeitet sie im Hintergrund und meldet dabei Daten bei Business angefordert; Warten auf Paket…, Pakete laden…, Paket verarbeiten… und Fertig. Einen vollständigen Abgleich stoßen Sie über Einstellungen → Live Daten neu abrufen an.

Startseite

Der Einstieg in den Arbeitstag
Nach dem Start zeigt die App die Startseite. Sie ist Übersicht und Schnellstart zugleich und führt zu den drei Belegarten der App: Stundenzettel, Lieferscheine und Bautagebücher. Oben steht der Titel vor dem Hintergrundbild, links das Zahnrad für die Einstellungen und in der Mitte ein Kreis mit den Initialen des angemeldeten Benutzers.

Die drei Kacheln
Jede Kachel ist gleich aufgebaut:

• Plus-Symbol links - legt einen neuen Beleg an: eine Aufgabe, einen Lieferschein oder ein Bautagebuch.
• Schaltfläche in der Mitte - öffnet die Liste der jeweiligen Belege.
• Wolken-Symbol mit Zahl - so viele Belege warten noch auf die Übertragung an BUSINESS.
• Bereich rechts - was heute zusammengekommen ist: die gebuchten Stunden beim Stundenzettel, die Anzahl der heute erfassten Lieferscheine und Bautagebücher.

Beim Stundenzettel zeigt ein weiteres Symbol die laufenden Aufgaben, beim Bautagebuch eines die noch zu unterschreibenden Berichte.

Die Leiste am unteren Rand

• Aufgabe beenden - erscheint nur, wenn mindestens eine Aufgabe läuft, und führt zur Auswahl der aktiven Ressourcen.
• Übertragen - sendet alle erfassten Belege an BUSINESS. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand; nach dem Senden meldet die App Die erfassten Daten wurden erfolgreich an Business übertragen. Gibt es nichts zu senden, erscheint Es sind keine Daten zum Übertragen vorhanden.

Zeiterfassung

Eine Aufgabe anlegen
Über das Plus-Symbol der Kachel Stundenzettel legen Sie eine Aufgabe an. Gibt es mehr als eine Ressource, wählen Sie zuerst aus, für wen gebucht wird. In der Leiste ganz oben legen Sie fest, wie gebucht wird:

• Start und Stopp - die Zeit läuft mit; das Ende setzen Sie später mit Aufgabe beenden.
• Von bis - Beginn und Ende werden direkt eingetragen.
• Dauer - nur die Länge, ohne feste Uhrzeit (Pauschale Zeiterfassung).

Daneben stehen die Zeitarten: Rüstzeit, Wegezeit Hinfahrt, Arbeitszeit und Wegezeit Rückfahrt.

Was zur Aufgabe gehört

• Gewählte Ressourcen - Mitarbeiter und Geräte, für die gebucht wird. Mehrere gleichzeitig sind möglich; ohne Auswahl meldet die App Es muss mindestens eine Ressource ausgewählt werden.
• Baustelle - aus den zugewiesenen Baustellen; über Suchen oder freie Eingabe legen Sie bei Bedarf eine manuelle Baustelle an.
• Tätigkeit - aus dem Leistungsverzeichnis der Baustelle. Ist in den Einstellungen Tätigkeit aus Lohnart eingeschaltet, füllt die App sie aus der Lohnart.
• Taglohn (Zusatzarbeiten) - Schalter für Arbeiten außerhalb des Auftrags.
• Position - die genaue LV-Position, wenn in den Einstellungen Auf Positionen erfassen eingeschaltet ist. Mit Leistung vollständig erbracht (Terminmenge) melden Sie eine Position als fertig.
• Lohnart - kommt als Vorbelegung aus Business und lässt sich ändern.
• Tagessatz verrechnen - bucht statt der Stunden einen Tagessatz.

Arbeitszeit und Pausen
Im Bereich Arbeitszeit stehen Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende; beides lässt sich antippen und ändern. Darunter liegen die Pausenzeiten: bis zu drei Pausen je Buchung. Eine Pause innerhalb der Arbeitszeit ist grün hinterlegt, eine Pause außerhalb gelb. Die App prüft die Eingaben und meldet zum Beispiel Die Endzeit darf nicht vor der Startzeit liegen! oder Die Pause hört nach der Arbeitszeit auf.

Speichern und weiterbuchen
Unten stehen drei Schaltflächen: Abbrechen, Nächste Buchung und Speichern. Nächste Buchung sichert die aktuelle Aufgabe und öffnet sofort die nächste mit denselben Ressourcen - so hängen Sie Rüstzeit, Hinfahrt, Arbeitszeit und Rückfahrt ohne Umwege aneinander. Mit Tag buchen erfassen Sie eine pauschale Tagesleistung, mit Duplizieren übernehmen Sie eine bestehende Aufgabe als Vorlage.

Stundenzettel

Der Tag auf einen Blick
Die Schaltfläche Stundenzettel öffnet die Liste der Aufgaben. Oben schalten drei Symbole die Sicht um:

• Uhr - der Stundenzettel des gewählten Tages.
• Wolke - Zu Übertragen: alles, was erfasst, aber noch nicht gesendet wurde.
• Liste - Alle Aufgaben, unabhängig vom Stand der Übertragung.

Darunter liegt ein Suchfeld. Das Datum rechts oben wechselt den Tag.

Wie der Stundenzettel gelesen wird
Die Buchungen sind nach Ressource gruppiert, mit der Tagessumme in Stunden neben dem Namen. Innerhalb der Gruppe stehen die Buchungen auf einer Zeitachse von oben nach unten, jede mit Symbol, Baustelle, Tätigkeit, Zeitraum und Dauer; Pausen werden dabei ausgewiesen. Die Symbole entsprechen den Zeitarten: Werkzeug für die Rüstzeit, Fahrzeug für Hin- und Rückfahrt, Uhr für die Arbeitszeit.

Am Ende jeder Ressource steht ein Plus mit der Uhrzeit ab …: Damit hängen Sie eine weitere Buchung direkt an die letzte an. Unten führen Zurück zur Startseite und Ressourcen zum Hinzufügen weiterer Mitarbeiter oder Geräte für diesen Tag.

Ist noch nichts gebucht, steht dort Noch keine Zeiten erfasst. Über die Einstellungen lassen sich aktive Ressourcen oben anzeigen und die Sortierung der Ressourcen festlegen.

Lieferscheine

Material festhalten, solange es vor einem liegt
Über das Plus-Symbol der Kachel Lieferscheine legen Sie einen neuen Lieferschein an. Der Kopf enthält:

• Lieferdatum - vorbelegt mit dem heutigen Tag.
• Lieferant - aus der Lieferantenliste Ihrer Firma.
• Lieferschein-Nr. - die Nummer vom Beleg.
• Baustelle - auf welche Baustelle das Material gebucht wird.

Fehlt eine Pflichtangabe, meldet die App beim Speichern zum Beispiel Es muss ein Lieferant eingetragen werden. oder Es muss mindestens ein Artikel oder ein Bild hinzugefügt werden.

Artikel erfassen
Im Bereich Material legen Sie über Artikel hinzufügen die gelieferten Positionen an, jeweils mit Menge, Einheit und Kostenart. Zur Auswahl stehen die Artikel Zum LV und Zusätzliche; ist nichts Passendes dabei, tragen Sie den Artikel manuell ein. Vorhandene Artikel lassen sich bearbeiten und duplizieren. Eine Menge von 0 lehnt die App ab (Es kann keine Menge 0 hinzugefügt werden.).

Bilder zum Beleg
Im Bereich Bilder halten Sie den Lieferschein fest: Kamera für eine Aufnahme, Dokumentenscanner für den abfotografierten Beleg und Galerie für vorhandene Bilder. Die kleine Zahl am Vorschaubild nennt die Anzahl.

Speichern und übertragen
Unten stehen Abbrechen, Übertragen und Speichern. Speichern legt den Lieferschein auf dem Gerät ab, Übertragen sendet ihn sofort an BUSINESS. Ein bereits gesendeter Beleg lässt sich als Übertragener Lieferschein ansehen und über Lieferschein mit Datum duplizieren als Vorlage für den nächsten Tag verwenden.

Lieferschein mit KI erfassen

Den Beleg abfotografieren statt abtippen
Die TIME app kann einen Lieferschein selbst auslesen. So geht es:

1. Legen Sie einen neuen Lieferschein an und fotografieren Sie den Beleg über die Kamera oder den Dokumentenscanner.
2. Tippen Sie im Bereich Material auf den Zauberstab.
3. Die App meldet Daten werden vorbereitet und Seiten werden analysiert… und nennt die verbleibende Zeit.
4. Danach stehen Lieferant, Lieferschein-Nummer sowie Artikel mit Mengen im Beleg. Prüfen Sie die Werte, ändern Sie bei Bedarf und speichern oder übertragen Sie wie gewohnt.

Was Sie dafür brauchen

• Mindestens ein Bild des Lieferscheins. Fehlt es, meldet die App Für die KI-Verarbeitung fügen Sie bitte ein Foto des Lieferscheins hinzu.
• Eine Internetverbindung. Ist der Dienst nicht erreichbar, erscheint KI nicht verfügbar mit dem Hinweis Keine Internetverbindung oder KI-Server nicht erreichbar.

Bitte gegenlesen
Beim ersten Aufruf zeigt die App den Hinweis zu KI-Funktionen. Die Ergebnisse entstehen automatisch und können Fehler enthalten, deshalb gilt: Die erkannten Angaben bleiben Ihre Verantwortung, prüfen Sie sie vor dem Übertragen. Dasselbe gilt für die freie Eingabe im Bautagebuch, siehe Bautagebuch.

Bautagebuch

Der Tagesbericht von der Baustelle
Über das Plus-Symbol der Kachel Bautagebücher legen Sie ein Neues Bautagebuch an. Im Kopf stehen Berichtdatum, Baustelle, Bauleiter und Verantwortlicher; fehlt etwas, weist die App mit Kein Bauleiter festgelegt oder Kein Verantwortlicher festgelegt darauf hin.

Drei Symbole in der oberen Leiste blenden die Bereiche ein und aus: die Ausweisungen, die Bedingungen (Wetter) und die Bilder.

Tagesrapport und Tagesbericht
Der Tagesrapport übernimmt, was am Tag schon erfasst wurde: die Mitarbeiterstunden und Gerätestunden aus dem Stundenzettel sowie das Material aus Lieferscheinen. Sie müssen also nichts doppelt eintragen.

Im Tagesbericht beschreiben Sie den Tag in eigenen Worten:

• Ausgeführte Arbeiten und Ausgeführte nicht vertragliche Arbeiten
• Anordnung der Bauleitung/Auftraggeber
• Behinderungen/Unterbrechungen
• Tätige Nachunternehmer
• Bemerkungen

Für wiederkehrende Formulierungen gibt es Textbausteine: Über das Suchfeld Suche oder neuen Textbaustein eintragen wählen Sie einen vorhandenen Baustein oder legen einen neuen an.

Mit KI schreiben lassen
Der Bereich AI: Freie Eingabe nimmt einen frei geschriebenen oder diktierten Text entgegen. Ein Tipp auf den Zauberstab verteilt daraus die Angaben auf Anordnung, Behinderung, Nachunternehmer und Bemerkungen. Ist bereits ein Tagesrapport erfasst, füllt der Zauberstab daraus die ausgeführten Arbeiten. Auch hier gilt: Ergebnisse vor dem Übertragen prüfen.

Ausweisungen
Hier legen Sie fest, welche Angaben im Bericht erscheinen und über welchen Zeitraum. Der Zeitraum kommt wahlweise aus dem Stundenzettel (Zeitraum aus Stundenzettel) oder wird von Hand gesetzt, dazu lassen sich bis zu drei Pausen ein- und ausblenden.

Bedingungen und Wetter
Im Bereich Bedingungen halten Sie Bodenverhältnisse, Schlechtwetter und die Wetterwerte fest: min. Temp., max. Temp., durchschn. Temp., Niederschlag und Wind (max). Mit Wetterstation verwenden holt die App die Werte automatisch zum Ort/Region der Baustelle. Liegen keine Daten vor, meldet sie Keine Wetterinformationen verfügbar; die Wetterhistorie reicht bis 30 Tage zurück.

Bilder
Zum Bericht können Sie Fotos aufnehmen oder aus der Galerie übernehmen.

Unterschreiben und abschließen

Direkt auf der Baustelle gegenzeichnen
Ein Bautagebuch lässt sich vor Ort unterschreiben. Über Unterschreiben öffnet sich das Unterschriftenfeld mit dem Hinweis Zum Unterschreiben hier klicken; unterschrieben wird mit dem Finger oder einem Stift. Vorgesehen sind zwei Unterschriften:

• Unterschrift für den Auftraggeber
• Unterschrift für den Auftragnehmer

Zu jeder Unterschrift gehören Name und Funktion der unterzeichnenden Person.

Abschluss
Der Abschluss beendet den Bericht. Wie viele Bautagebücher noch auf eine Unterschrift warten, zeigt die Kachel Bautagebücher auf der Startseite. Ein bereits gesendeter Bericht lässt sich als Übertragenes Bautagebuch ansehen.

Auch der Arbeitstag selbst lässt sich abschließen: Tag abschließen beendet die laufenden Buchungen; die App weist vorher darauf hin (Die laufenden Buchungen werden beendet.).

Ausgangskorb

Was noch nicht bei BUSINESS ist
Alles Erfasste sammelt der Ausgangskorb (Einstellungen → Ausgangskorb) und sendet es an BUSINESS. Zwei Bereiche teilen die Liste:

• Ausgang - noch nicht übertragen oder wartet auf einen erneuten Versuch.
• Archiv - bereits gesendet, zur Kontrolle noch sichtbar.

Zu jedem Vorgang stehen der letzte Versuch (Zuletzt), der nächste geplante Versuch (Nächster) und der Stand (Abgeschlossen). Bleibt etwas liegen, prüfen Sie die Internetverbindung und stoßen es über Erneut senden an. Meldet die App Der Datensatz ist fehlerhaft und kann nicht übertragen werden, öffnen Sie den Beleg noch einmal und ergänzen die fehlende Angabe.

Wie lange gesendete Belege auf dem Gerät bleiben, steuern die Einstellungen unter Datenaufbewahrung.

Einstellungen

Der Kopfbereich
Ganz oben stehen Gerätename, Version und der angemeldete Business Mitarbeiter, dazu der Verbindungsstand (Verbindung vorhanden).

Verwaltung

• Ausgangskorb - die Übersicht der Vorgänge, siehe Ausgangskorb.
• TIME neu verbinden - startet die Einrichtung erneut, etwa für einen anderen Server oder Benutzer.
• Datenbank - zeigt den Datenbestand, mit dem die App arbeitet, und schaltet zwischen mehreren Mandanten um.

Darstellung

• Erscheinungsbild - Hell, Dunkel oder Automatisch.
• Aktive Ressourcen oben - stellt laufende Ressourcen an den Anfang der Liste.
• Sortierung Ressourcen - Gemischt, Mitarbeiter zuerst oder Geräte zuerst.

Datenaufbewahrung

• Autom. Löschen - entfernt übertragene Daten nach Ablauf der eingestellten Frist.
• Anzeige Daten - wie weit die Belege auf dem Gerät zurückreichen.
• Jetzt bereinigen - löscht alle bereits übertragenen Daten sofort. Die Rückfrage Die bereits übertragenden Daten werden unwiderruflich gelöscht bestätigen Sie.

Personal und Gerät

• Intervall Mitarbeiter und Intervall Geräte - in welchen Schritten die Zeiten gerundet erfasst werden.
• Mitarbeiter pauschal und Geräte pauschal - erlauben die pauschale Erfassung ohne feste Uhrzeiten.
• Gewählte Ressourcen merken - übernimmt die letzte Auswahl in die nächste Aufgabe.
• Alle Ressourcen einblenden - holt ausgeblendete Mitarbeiter und Geräte zurück; die App nennt dazu, wie viele gerade ausgeblendet sind.

Erfassung

• Auf Positionen erfassen - blendet das Feld Position in der Aufgabe ein.
• Tätigkeit aus Lohnart - füllt die Tätigkeit automatisch aus der gewählten Lohnart.
• Vorbelegung Zeiten, Vorbelegung Lieferscheine und Vorbelegung Bautagebücher - übernehmen die zuletzt verwendeten Angaben in den nächsten Beleg.
• Lieferschein mit Datum duplizieren - übernimmt beim Duplizieren auch das Datum.

Support

• Unterstützung anfordern - schickt eine Meldung an den Dataflor Support; per Wisch zur Seite geht auf Wunsch die Datenbank mit.
• Impressum, Tipps & Tricks und Systemvoraussetzung.
• Live Daten neu abrufen - fordert einen vollständigen Datenabgleich bei BUSINESS an. Die App meldet zum Schluss Live Daten abgerufen.