Bedienung

Erste Schritte

CONNECT app einrichten
Die CONNECT app vernetzt Ihre Baustellen mit dem Büro. Sie bringt die Daten aus dem Hauptprogramm BUSINESS auf das Smartphone und das Tablet: Adressen, Leistungsverzeichnisse mit ihren Positionen, die Bauakte und die Wiedervorlagen. Beim ersten Start begrüßt Sie der Bildschirm Willkommen mit drei Möglichkeiten:

Mit BUSINESS verbinden … - das Gerät wird am Server Ihrer Firma angemeldet.
Mit Beispieldaten starten … - die App läuft mit Demodaten, um den Leistungsumfang ohne Verbindung zu testen.
Anleitung Einrichtung … - öffnet die Einrichtungshilfe.

Gerät mit BUSINESS verbinden

Öffnen Sie in BUSINESS den Cloud-Manager und lassen Sie sich dort den QR-Code für dieses Gerät anzeigen.
Wählen Sie in der App Mit BUSINESS verbinden …. Die Kamera öffnet sich; scannen Sie den QR-Code. Alternativ fügen Sie den Code als Text in das Feld QR Code scannen oder Code hier einfügen ein und tippen auf Verbinden.
Die App führt anschließend selbstständig durch die Schritte Verbindung wird hergestellt → Verbindung erfolgreich → Daten aktualisieren.

Schlägt die Anmeldung fehl, meldet die App Das Gerät konnte nicht angemeldet werden. oder Daten konnten nicht aktualisiert werden. Prüfen Sie in diesem Fall den Code und die Internetverbindung des Gerätes. Hat Ihr Administrator die Anmeldedaten neu vergeben, erscheint Ihr Administrator hat die Anmeldedaten für Ihre App geändert. - dann scannen Sie den neuen QR-Code für dieses Gerät ein.

Welche Daten ankommen
Die Geräte selbst verwalten Sie in BUSINESS im Cloud-Manager. Um die Daten müssen Sie sich danach nicht kümmern: Die CONNECT app bekommt Adressen, Leistungsverzeichnisse und die Bauakte automatisch übermittelt, eine Zuweisung je Gerät ist nicht nötig. Wie weit die Daten zurückreichen, stellen Sie in der App unter Einstellungen → Aktueller Datenbestand für Adressen, LVs und Bauakte getrennt ein. Einzelne Leistungsverzeichnisse holen Sie bei Bedarf direkt aus der App nach, siehe LVs. Ändert sich in BUSINESS etwas, wirkt es sich aus, sobald die App die neuen Daten erhalten hat; ein Neustart ist nicht nötig.

mehr zum Thema: Cloud-Manager · Daten bereitstellen · Systemvoraussetzungen

Aufbau und Menü

Der Weg durch die App
Die CONNECT app hat keine Startseite mit Kacheln, sondern ein seitliches Menü. Sie öffnen es über das Menü-Symbol (drei Balken) oben links. Oben im Menü steht ein Kreis mit Ihren Initialen, darunter die Bereiche:

Wiedervorlagen - alles, was zu einem Termin wieder auf den Tisch soll.
Adressen - der komplette Adressbestand Ihrer Firma.
LVs - die Leistungsverzeichnisse mit Positionen und Fortschritt.
Bauakte - Dokumente, Fotos, Notizen und Protokolle zum Vorgang.
Einstellungen - Datenbestand, Bereiche, Erscheinungsbild und Support.
Dataflor News - Neuigkeiten rund um die Dataflor Programme.

Nach der ersten Verbindung öffnet die App die Wiedervorlagen. Bei jedem weiteren Start landen Sie dort, wo Sie zuletzt waren.

Was die Lizenz entscheidet
Bauakte und Wiedervorlagen setzen die Lizenz Bauakte in BUSINESS voraus. Fehlt sie, bleiben die Menüpunkte zwar stehen, die App legt über den Bereich aber einen Hinweis: Zum Abruf dieser Daten fehlt Ihnen leider die Lizenz Bauakte. Wurde die Lizenz gerade erworben und der Hinweis steht noch, führen Sie in den Einstellungen Live Daten neu abrufen aus.

Alle übrigen Funktionen der CONNECT app stehen jedem verbundenen Gerät offen. Was Sie in der Liste sehen und wie sie geordnet ist, stellen Sie selbst in den Einstellungen ein.

Lesen und dokumentieren
Die CONNECT app bringt die Daten aus BUSINESS mit auf die Baustelle und nimmt von dort die Dokumentation mit zurück. Angesehen werden Adressen, Leistungsverzeichnisse mit Positionen und Vorkalkulation sowie die Bauakte. Beitragen können Sie neue Einträge in der Bauakte (Foto, Sprachnotiz, Notiz, Anruf, Termin, Datei) und Wiedervorlagen. Was die App nicht kann: Adressen ändern, Kontakte anlegen und Mengen oder Fortschritt an einer Position erfassen.

Handy und Tablet
Auf dem Handy führt jeder Tipp eine Ebene tiefer, mit Zurück geht es zurück. Auf dem Tablet stehen Liste und Details nebeneinander: Sie wählen links einen Eintrag und lesen rechts die Einzelheiten.

Listen aktualisieren
Alle Listen holen sich neue Daten, wenn Sie sie nach unten wischen (Pull to refresh). Ist noch nichts auf dem Gerät, steht in der leeren Liste Keine Lokalen Daten vorhanden. Zum Herunterladen aktueller Serverdaten bitte nach unten wischen.

Wiedervorlagen

Was wiedervorgelegt wurde
Der Bereich Wiedervorlagen ist die Aufgabenliste der App: Jede Wiedervorlage gehört zu einem Dokument aus der Bauakte und meldet sich zum hinterlegten Termin. Jeder Eintrag zeigt:

Datum und Uhrzeit der Wiedervorlage,
die Bezeichnung des Vorgangs,
die zugehörige Adresse sowie Kategorie und Dokumentenart,
ein Symbol für die Art des Dokuments, zum Beispiel PDF, Bild, Notiz oder Textdokument.

Über das Suchfeld am oberen Rand schränken Sie die Liste ein. Wie die Einträge sortiert und gruppiert werden, stellen Sie unter Einstellungen → Wiedervorlagen ein.

Erledigen
Ist eine Wiedervorlage abgearbeitet, wischen Sie den Eintrag zur Seite und tippen auf Erledigt. Gibt es in BUSINESS mehrere Erledigt-Status, bietet die App sie zur Auswahl an; bei nur einem setzt sie ihn sofort. Der Eintrag verschwindet aus der Liste, und die Statusänderung geht über den Ausgangskorb an BUSINESS.

Neue Wiedervorlage anlegen
Eine Wiedervorlage entsteht immer an einem Dokument der Bauakte, nicht in der Liste selbst.

Öffnen Sie das Dokument in der Bauakte und tippen Sie auf Wiedervorlage hinzufügen.
Die App füllt Bezeichnung aus dem Dokument, den Status aus dem Standard-Status Ihrer Firma und das Datum mit dem Vorschlagswert aus den Einstellungen vor.
Ergänzen Sie An (die Person, die die Wiedervorlage erhält), bei Bedarf ein anderes Datum und einen Text unter Info.
Speichern legt die Wiedervorlage an, Abbrechen verwirft sie.

Als Vorschlagswert für das Datum stehen unter Einstellungen → Wiedervorlagen → Neuanlage unter anderem Heute, Morgen, Übermorgen, In 3 Tagen, In einer Woche, Anfang nächster Woche, In einem Monat und Anfang nächster Monat zur Wahl.

Hinweise auf dem Gerät
Trifft eine neue Wiedervorlage für Sie ein, meldet sich die App mit einer Nachricht. Ein Tipp darauf öffnet die App direkt in der Liste der Wiedervorlagen. Einen Schalter dafür gibt es in der App nicht; ob die Nachrichten ankommen, entscheidet die Mitteilungsfreigabe des Gerätes.

Adressen

Das Adressbuch der Firma
Unter Adressen haben Sie den Adressbestand aus BUSINESS unterwegs dabei. Zwei Reiter teilen die Liste auf:

Favoriten - Ihre eigene Auswahl für den schnellen Zugriff.
Alle - der gesamte Bestand, den Ihre Firma bereitstellt.

Zu jedem Eintrag stehen Name und Firma fett, darunter Straße und Ort. Ein Symbol links zeigt die Art der Adresse, etwa Auftraggeber, Lieferant, Mitarbeiter oder Kontakt. Über das Suchfeld finden Sie gezielt einen Eintrag, das Kartensymbol rechts daneben führt in die Umkreissuche.

Favorit setzen
Ein Tipp auf den Stern rechts macht eine Adresse zum Favoriten; der Stern färbt sich gelb und der Eintrag erscheint zusätzlich unter Favoriten. Ein erneuter Tipp nimmt ihn wieder heraus.

Welche Adressen erscheinen
Was in der Liste steht, steuern Sie unter Einstellungen → Adressen: Dort schalten Sie die Adress-Typen ohne Eigenschaft, Auftraggeber, Auftragnehmer und Mitarbeiter einzeln ein und aus und legen fest, ob auch Kontakte in der Liste erscheinen sollen. Wie weit die Daten zurückreichen, bestimmt der Aktuelle Datenbestand in den Einstellungen.

Die Detailseite
Ein Tipp auf eine Adresse öffnet die Einzelheiten. Ganz oben liegt eine Leiste mit den Dingen, die Sie direkt zur Adresse festhalten können: Dateien, Foto, Sprachnotiz, Termin, Notiz und Anruf. Jeder dieser Einträge landet als Dokument in der Bauakte dieser Adresse. Die Leiste erscheint nur, wenn Ihre Firma die Lizenz Bauakte besitzt.

Darunter stehen die Adressdaten, jeweils mit der passenden Aktion:

Anschrift (Geschäftlich), (Privat) oder (Sonstige) - das Symbol daneben übergibt die Anschrift an die Karten-App des Gerätes und startet die Zielführung.
Telefon, Telefon 2, Mobiltelefon, Autotelefon und Telefonzentrale Firma - ein Tipp wählt die Nummer.
E-Mail - ein Tipp öffnet das Mailprogramm des Gerätes.

Am Ende der Seite führen Verweise zu allem, was an der Adresse hängt: Kontakte zu dieser Adresse öffnen, LVs zu dieser Adresse öffnen, Projekte zu dieser Adresse öffnen und Details beruflich/privat mit Angaben wie Abteilung, Funktion, Geburtstag oder Assistenz. Bei einem Kontakt führt umgekehrt Adresse zu diesem Kontakt öffnen zur Hauptadresse. Gibt es zu einem Punkt nichts, bleibt er ausgegraut.

Unten am Bildschirmrand schalten die Reiter Details und Bauakte zwischen den Adressdaten und den Dokumenten zu dieser Adresse um.

Adressdaten werden nur angezeigt
Die Adressen kommen aus BUSINESS und werden in der CONNECT app gelesen, nicht bearbeitet: Es gibt weder eine Schaltfläche zum Ändern einer Adresse noch eine, um einen neuen Kontakt anzulegen. Gepflegt werden die Daten in BUSINESS. Was Sie unterwegs beitragen können, sind Einträge in der Bauakte über die Leiste am oberen Rand, also Foto, Notiz, Anruf, Termin, Sprachnotiz oder eine Datei.

Umkreissuche

Was ist in meiner Nähe?
Die Umkreissuche beantwortet die Frage, welche Adressen oder Leistungsverzeichnisse in der Nähe liegen. Sie erreichen sie über das Kartensymbol in der Adressliste und in der LV-Liste; gesucht wird jeweils in dem Bereich, aus dem Sie gekommen sind.

Im Feld PLZ und Ort geben Sie den Mittelpunkt der Suche ein. Voreingestellt ist Ihr aktueller Standort.
Mit dem Regler Umkreis stellen Sie die Entfernung ein. Der gewählte Radius liegt als Kreis auf der Karte.
Grüne Kreise mit Zahlen fassen mehrere Einträge zusammen. Beim Vergrößern der Karte lösen sie sich auf; ein Tipp darauf öffnet die Liste der enthaltenen Einträge, von dort geht es direkt zum Eintrag.
Das Download-Symbol oben lädt die Adressen oder LVs aus dem gewählten Umkreis aus BUSINESS auf das Gerät. So nehmen Sie vor der Fahrt genau die Daten mit, die Sie vor Ort brauchen.
Beenden schließt die Ansicht.

Zeigt die Karte nichts an, fehlen der App die Koordinaten. Wischen Sie die Liste einmal nach unten, damit die Daten neu geladen werden.

LVs

Leistungsverzeichnisse unterwegs
Der Bereich LVs bringt die Leistungsverzeichnisse aus BUSINESS auf das Gerät, ebenfalls getrennt in Favoriten und Alle. Jeder Eintrag zeigt:

ein farbiges Kürzel für den LV-Status, zum Beispiel BB, BS oder BE,
die Bezeichnung des LVs,
die LV-Nummer,
den Auftraggeber mit Ort,
den Stern für den Favoritenstatus.

Das Suchfeld findet LV-Nummer, LV-Bezeichnung, Projektnummer, Projektbezeichnung sowie Name und Ort des Auftraggebers. Über das Kartensymbol erreichen Sie Karte und Umkreissuche.

Sortieren, gruppieren, filtern
Unter Einstellungen → LVs stellen Sie ein, was und in welcher Reihenfolge die Liste zeigt:

LV-Status - welche Status überhaupt erscheinen. Mit Alle, Keine und Invertieren wählen Sie schnell aus.
Sortierung - nach Aktualität, Bezeichnung, LV Nummer oder LV Status.
Gruppierung - Keine, Auftraggeber/Projekt, Bauleiter oder Verantwortlich.

Ein LV nachladen
Nicht jedes LV liegt vollständig auf dem Gerät. Findet die Suche vor Ort nichts, bietet die App am Ende der Liste weitere Einträge in Business suchen… an und holt die Treffer direkt aus BUSINESS. Öffnen Sie ein solches LV, steht oben LV nicht zugewiesen. Einige Daten sind nicht verfügbar. Mit LV zuweisen und herunterladen. holen Sie den vollständigen Datensatz auf Ihr Gerät; die App meldet Eintrag wird dem Device zugewiesen… und danach Eintrag zugewiesen. Auf Daten warten… Über Entfernen geben Sie ein selbst zugewiesenes LV wieder frei. LVs, die aus BUSINESS heraus automatisch auf Ihr Gerät gekommen sind, bleiben stehen; sie sind mit Automatisch zugewiesen gekennzeichnet.

Die LV-Detailseite
Ein Tipp auf ein LV öffnet die Übersicht zum Auftrag:

LV (netto) oder LV (brutto) mit der Auftragssumme.
Ausführungsort mit Anschrift; das Symbol daneben übergibt den Ort an die Karten-App und startet die Zielführung.
Bauleiter und Verantwortlich.
Fertigstellungsgrad als Grafik mit den zugehörigen Stunden. In den Status LV und AA zeigt die App diesen Bereich nicht an, weil dort noch kein Fortschritt entstehen kann.
Positionen und Adressen führen zu den Einzelheiten des LVs.
Hauptkennung, Info und Betreff, sofern in BUSINESS gefüllt.

Positionen

Die Positionen eines LVs
Positionen öffnet das Leistungsverzeichnis mit seiner Gliederung: Titel und Untertitel als Überschriften, darunter die einzelnen Positionen mit Positionsnummer, Kurztext, Menge und Einheit. Ein Tipp auf eine Position öffnet ihre Einzelheiten. Dort stehen Kurztext und Langtext, der sich ein- und ausklappen lässt, sowie der Ausführungsort.

Preisfindung
Die Position zeigt, wie ihr Preis zustande kommt: Positionsmenge, Gesamtpreis und Gesamtstunden, dazu die Kalkulation aus Lohn, Gerät, Material, Pflanzen, Fremd, Sonstiges und Entsorgung samt ihren Zuschlägen. Ob mit Einheitspreis (EP) oder Festpreis (FP) gerechnet wird, steht an der Position; bei Faktorpositionen kommt der Faktor hinzu.

Vorkalkulation
Der Eintrag Vorkalkulation führt eine Ebene tiefer zu den Kalkulationszeilen der Position. Jede Zeile nennt ihre Art - Lohn, Material, Gerät, Pflanze, Entsorgung oder Sonstiges -, dazu Preis, Menge, Betrag, Positionsmenge und Gesamtmenge. Wurde in BUSINESS mit einem Rechenfeld kalkuliert, steht dort zusätzlich Mengenansatz oder Zeitansatz. So sehen Sie auf der Baustelle, womit im Büro gerechnet wurde. Ist zu einem LV keine Vorkalkulation hinterlegt, bleibt der Bereich leer.

Nur ansehen, nicht ändern
Leistungsverzeichnisse und Positionen werden in der CONNECT app nur angezeigt. Mengen, Mengenansätze oder ein Kennzeichen „fertig„ lassen sich hier nicht eintragen; dafür ist die PROJECT app gedacht. Was die CONNECT app zum LV beitragen kann, sind Einträge in der Bauakte und Wiedervorlagen.

Bauakte

Alles zum Vorgang an einem Ort
Die Bauakte sammelt, was zu einer Adresse oder einem LV gehört: Anrufe, Bilder, Korrespondenz, Notizen, Protokolle, Filme, Sprachaufnahmen und PDF-Dokumente. Jeder Eintrag der Liste zeigt Datum, Bezeichnung, die beteiligte Adresse sowie Kategorie und Dokumentenart, dazu ein Symbol für die Art der Datei. Das Suchfeld oben schränkt die Liste ein.

Sie erreichen die Bauakte über das Menü für den gesamten Bestand oder über den Reiter Bauakte an einer Adresse für genau diesen Vorgang.

Ordnung in der Liste
Unter Einstellungen → Bauakte legen Sie fest, wie die Bauakte aussieht:

Sortierung - Neueste zuerst oder Älteste zuerst.
Gruppierung - Keine, Dokumentenart, Dokumententyp, Kategorie oder Verantwortlich.
Dokumententyp - welche Arten überhaupt erscheinen: Termine, Anrufe, Notizen, Bilder, Filme, Sprachaufnahmen, PDF-Dokumente und Sonstiges.

Ein Dokument öffnen
Ein Tipp auf einen Eintrag zeigt seine Angaben: Bezeichnung, Angelegt zu, Verantwortlich, Kategorie und Dokumentenart, je nach Art dazu Termin am, Gesprochen am, Versand am sowie Teilnehmer intern und Teilnehmer extern. Darunter stehen die Anhänge und die vorhandenen Wiedervorlagen; Wiedervorlage hinzufügen legt eine neue an.

Die Datei selbst holt die App bei Bedarf vom Server. Anzeigen öffnet ein Dokument, Abspielen eine Sprachaufnahme, Video abspielen einen Film. Währenddessen meldet die App Dokument wird heruntergeladen… und danach Das Dokument wurde heruntergeladen. Ist auf dem Server eine neuere Fassung vorhanden, holt die App sie im Hintergrund nach. Wurde die Datei in BUSINESS entfernt, steht dort Das Dokument wurde in Business gelöscht.

Neues in die Bauakte legen
Über die Leiste am oberen Rand halten Sie unterwegs fest, was anfällt:

Foto - eine Aufnahme mit der Kamera des Gerätes oder ein Bild aus der Bibliothek.
Sprachnotiz - eine Tonaufnahme direkt in der App.
Notiz - ein kurzer Text.
Anruf - ein dokumentiertes Telefonat.
Termin - ein Termin mit Teilnehmern.
Dateien - Dokumente, die schon auf dem Gerät liegen.

Filme aus der Bauakte spielt die App ab, aufnehmen lässt sich in der CONNECT app aber keiner. Ein vorhandenes Video legen Sie über Dateien in die Bauakte.

Jeder neue Eintrag geht über den Ausgangskorb an BUSINESS und steht dort in der Bauakte. Bestehende Dokumente werden in der App nicht geändert.

Dateien aus anderen Apps übernehmen
Sie können eine Datei auch aus einer anderen App heraus teilen und die CONNECT app als Ziel wählen. Die App meldet dann Es wurde 1 Datei in die Dataflor Zwischenablage eingefügt. Diese kann von dort in die Bauakte übernommen werden. Aus der Zwischenablage übernehmen Sie die Datei anschließend an der passenden Stelle in die Bauakte. So kommen etwa ein Lieferschein aus der Mail oder ein Foto aus einer Nachricht in den richtigen Vorgang.

mehr zum Thema: Die Bauakte in BUSINESS ist die Grundlage dieser Ansicht; die Lizenz Bauakte ist Voraussetzung.

Dataflor News

Neuigkeiten von Dataflor
Der Menüpunkt Dataflor News zeigt Meldungen von Dataflor rund um die Programme: neue Versionen, Hinweise und Termine. Ein Tipp auf eine Meldung öffnet den vollständigen Text. Dieser Bereich betrifft die Dataflor Produkte, nicht die Nachrichten Ihrer eigenen Firma.

Ausgangskorb

Was noch nicht bei BUSINESS ist
Alles, was Sie in der App erfassen oder ändern, sammelt der Ausgangskorb (Einstellungen → Ausgangskorb) und sendet es an BUSINESS. Zwei Bereiche teilen die Liste:

Ausgang - noch nicht übertragen oder wartet auf einen erneuten Versuch.
Archiv - bereits gesendet, zur Kontrolle noch sichtbar.

Zu jedem Vorgang steht, worum es geht. In der CONNECT app sind das Dokument anlegen (ein neuer Eintrag in der Bauakte), Wiedervorlage anlegen, Wiedervorlage Statusänderung, Wiedervorlage als gelesen markieren sowie LV Favorit setzen und LV Favorit entfernen. Dazu kommen der Zeitpunkt des letzten Versuchs (Zuletzt), der nächste geplante Versuch (Nächster) und der Stand der Übertragung.

Bleibt ein Vorgang liegen, prüfen Sie die Internetverbindung und stoßen ihn über Erneut senden noch einmal an. Wie lange gesendete Vorgänge im Archiv sichtbar bleiben, stellen Sie unter Anzeige Datenausgang ein.

Einstellungen

Der Kopfbereich
Ganz oben stehen Gerätename, Version der App und der angemeldete Business Mitarbeiter, dazu der Verbindungsstand (Verbindung vorhanden). Ein Tipp auf die Statuszeile prüft die Verbindung erneut.

Verwaltung

Ausgangskorb - die Übersicht der Vorgänge und ihres Standes, siehe Ausgangskorb.
CONNECT neu verbinden - startet die Einrichtung erneut, um das Gerät auf einen anderen Server oder einen anderen BUSINESS-Benutzer umzustellen.
Datenbank - zeigt den Datenbestand, mit dem die App gerade arbeitet, und schaltet zwischen mehreren verbundenen Datenbeständen um. Das brauchen Sie, wenn Ihre Firma mit mehreren Mandanten arbeitet.

Einstellungen

Erscheinungsbild - Hell, Dunkel oder Automatisch; mit Automatisch folgt die App der Einstellung des Gerätes.
Aktueller Datenbestand - für Adressen, LVs und Bauakte getrennt der Zeitraum, aus dem Daten auf das Gerät geholt werden. Je kürzer der Zeitraum, desto weniger Speicher belegt die App und desto schneller sind die Listen.

Bereiche
Für jeden Bereich gibt es eine eigene Seite. Was dort einstellbar ist, steht bei den Bereichen selbst:

Adressen - Adress-Typen und Kontakte in der Liste, siehe Adressen.
LVs - LV-Status, Sortierung und Gruppierung, siehe LVs.
Wiedervorlagen - Sortierung, Gruppierung und Vorschlagsdatum der Neuanlage, siehe Wiedervorlagen.
Bauakte - Sortierung, Gruppierung, Dokumententypen sowie Bildgröße und Fotos und Videos lokal speichern, siehe Bauakte.

Support

Systeminformationen senden - schickt eine Meldung an den Dataflor Support. Wischen Sie den Eintrag zur Seite, wird auf Wunsch zusätzlich die Datenbank mitgesendet.
Impressum - rechtliche Angaben.
Tipps & Tricks und Systemvoraussetzung - die Hilfeseiten zur App.
Live Daten neu abrufen - fordert einen vollständigen Datenabgleich bei BUSINESS an. Das ist der richtige Schritt, wenn in BUSINESS etwas geändert wurde, etwa eine Lizenz, und die App es noch nicht kennt. Die App meldet den Fortschritt und zum Schluss Live Daten abgerufen.