KI-Kalkulator

Mit dem KI-Kalkulator kalkulieren Sie Positionen eines Leistungsverzeichnisses, indem Sie die Kalkulation bereits kalkulierter, inhaltlich ähnlicher Positionen aus Ihrer Datenbank übernehmen:

• Der Assistent durchsucht alle Leistungsverzeichnisse Ihrer Datenbank nach Positionen, die der zu kalkulierenden Position inhaltlich am nächsten kommen. Verglichen werden nicht Stichwörter, sondern die Bedeutung der Positionstexte – gefunden werden also auch Positionen, die dasselbe anders formulieren.
• Zu jedem Treffer sehen Sie die Übereinstimmung in Prozent, das Leistungsverzeichnis, aus dem er stammt, sein Änderungsdatum und den Einheitspreis. So entscheiden Sie, welche Kalkulation Sie übernehmen.
• Übernommen werden ausschließlich die Kalkulationsbestandteile (Vorkalkulationen inklusive der Bestandteile für Lohn, Gerät, Material, Pflanzen, Sonstiges, und Entsorgung).
• Positionsnummer, Kurz- und Langtext, Menge und Einheit Ihrer Position bleiben unverändert.
• Die übernommene Kalkulation wird dabei auf Ihre Position umgerechnet: Menge, Faktor, Schwierigkeitsgrad, Steuersatz, Lohn pro Minute und alle Zuschläge Ihrer Position werden angewendet. Material-, Lohn-, Geräte-, Pflanzen- und Leistungspreise werden mit den aktuellen Preisen aus Ihren Stammdaten neu bewertet. Sie übernehmen also keine alten Preise, sondern die Zusammensetzung der Kalkulation.
• Neben der Position-für-Position-Bearbeitung gibt es die automatische Zuordnung, die in einem Durchlauf alle Positionen eines Leistungsverzeichnisses kalkuliert (siehe Automatische Zuordnung der LV-Kalkulation).

Für die Nutzung des KI-Kalkulators sind folgende Vorraussetzungen und Schritte notwendig:

• Ein aktiver Service-Vertrag nötig. Ohne Service-Vertrag lässt sich der Dienst nicht nutzen; das Programm prüft dies bei der Aktivierung.
• Der Dienst muss einmalig freigeschaltet werden. Dafür ist das Recht Zugriff CLOUD-Manager erforderlich und Sie müssen die Einwilligung zur Verarbeitung der Langtexte zuzustimmen.
• Nach der Freischaltung analysiert das Programm die Positionstexte Ihrer Datenbank im Hintergrund. Diese Analyse kann je nach Datenbankgröße einige Zeit in Anspruch nehmen. Bis diese Analyse durchgelaufen ist, findet der Assistent noch nicht zu jeder Position Treffer.
• Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft im Programmparametern 70.80.10 widerrufen werden.

Der Assistent kann Ihr LV sowohl manuell als auch automatisch durchkalkulieren.

So kalkulieren Sie manuell eine Position mit dem KI-Kalkulator:

1. Öffnen Sie das Leistungsverzeichnis und stellen Sie sich auf die Position, die Sie kalkulieren möchten.
2. Rufen Sie den KI-Kalkulator auf. Wählen Sie Positionen manuell kalkulieren.
3. Der Assistent öffnet sich mit der Position, auf der Sie standen.
4. Wählen Sie links in der Trefferliste eine Vergleichsposition aus. Der ausgewählte Treffer ist grün umrandet; die erste Position ist automatisch vorausgewählt.
5. Vergleichen Sie beide Seiten: links die Originale Kalkulation des Treffers, rechts die Aktualisierte Kalkulation – so, wie Ihre Position nach der Übernahme kalkuliert wäre.
6. Wählen Sie bei Bedarf unten rechts eine Positionsmarkierung, mit der die Position gekennzeichnet werden soll. Mit <nicht setzen> wird keine Markierung gesetzt.
7. Klicken Sie auf Preisermittlung übernehmen. Die Kalkulation wird gespeichert und der Assistent springt automatisch auf die nächste Position des Leistungsverzeichnisses.
8. Wiederholen Sie die Schritte für die weiteren Positionen. Mit den Pfeilen oder den Pfeiltasten links/rechts blättern Sie auch ohne Übernahme weiter; über das Suchfeld springen Sie direkt zu einer Position.
9. Schließen Sie den Assistenten. Das Leistungsverzeichnis wird anschließend mit den neuen Kalkulationen komplett neu durchgerechnet.

So kalkulieren Sie Ihre Position automatisch:

1. Öffnen Sie das Leistungsverzeichnis.
2. Rufen Sie den KI-Kalkulator auf. Wählen Sie Positionen automatisch kalkulieren.
3. Es öffnet sich ein Dialog, der es Ihnen ermöglicht alle Positionen des Leistungsverzeichnisses in einem Durchlauf zu kalkulieren. Je Position übernimmt das Programm den besten Treffer – also den mit der höchsten Übereinstimmung und dem aktuellsten Änderungsdatum. Sonderpositionen werden übersprungen, ebenso Vergleichspositionen, deren Betrag 0 ist.
4. Wählen Sie eine Untergrenze für die Minimale Übereinstimmung, ab der ein Treffer übernommen wird: <keine Untergrenze> oder 100 %, 95 %, 90 %, 85 %, 80 %, 75 %, 60 %, 50 %. Positionen, für die kein Treffer mit dieser Grenze erreicht wird, bleiben unverändert.
5. Wählen Sie eine Positionsmarkierung. Diese werden an jede automatisch kalkulierte Position gesetzt. Dieses ist zu empfehlen, damit Sie die maschinell kalkulierten Positionen anschließend gezielt prüfen können.
6. Wählen Sie Nur Positionen in dem Ziel-LV mit dem Kalkulationspreis 0 € berücksichtigen . Dadurch werden nur die noch nicht kalkulierten Positionen bearbeitet. Ohne dieses Häkchen werden auch bereits kalkulierte Positionen überschrieben.
7. Zum Abschluss wählen Sie Starten. Dieses startet den Durchlauf. Der Fortschrittsbalken zeigt, wie viele Positionen bearbeitet sind. Während des Durchlaufs sind die Einstellungen gesperrt. Am Ende meldet das Programm Kalkulation abgeschlossen und rechnet das Leistungsverzeichnis neu durch.
8. Im Anschluss können Sie die automatische Kalkulation erneut durchführen. Wählen Sie dazu eine neue Untergrenze und ggf. eine neue Positionismarkierung. So können Sie gezielt die Güte der Kalkulation pro Position unterscheiden und in iterativen Stufen die Kalkulation des LVs vervollständigen.

Hinweis: Der Durchlauf wird als Ganzes gespeichert. Tritt ein Fehler auf, wird der komplette Durchlauf zurückgenommen und das Leistungsverzeichnis bleibt unverändert.

• Unterscheidung zwischen Positionen manuell kalkulieren und Positionen automatisch kalkulieren
• Stehen Sie beim Aufruf auf einer Hierarchieposition (Titel, Los, Pflanzliste), wählt der Assistent automatisch die erste kalkulierbare Position darunter aus.

• Mit den Pfeilen blättern Sie zur vorherigen bzw. nächsten Position. Am Anfang und am Ende der Liste ist der jeweilige Pfeil ausgegraut.
• Dieselbe Funktion haben die Pfeiltasten links und rechts auf der Tastatur.
• Im Suchfeld wählen Sie eine Position des Leistungsverzeichnisses direkt aus. Angeboten werden alle kalkulierbaren Positionen in der Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses.

Der Assistent arbeitet nur mit Standard-, Material- und Pflanzpositionen. Hierarchien, Pflanzlisten und Sonderpositionen (z. B. Zuschlags-, Text- und Vorbemerkungspositionen) werden weder angeboten noch kalkuliert.

Die Trefferliste zeigt bis zu zehn Vergleichspositionen, sortiert nach Übereinstimmung und – bei gleicher Übereinstimmung – nach dem aktuellsten Änderungsdatum. Jeder Treffer wird mit drei Zeilen dargestellt:

• Kurztext der Vergleichsposition, rechts daneben ihr Einheitspreis je Mengeneinheit.
• LV-Status als Symbol (das Statuskürzel auf gelbem Grund) sowie LV-Nummer und Bezeichnung des Leistungsverzeichnisses, aus dem der Treffer stammt.
• Zuletzt geändert mit dem Änderungsdatum und rechts die Übereinstimmung in Prozent.

Der ausgewählte Treffer ist grün umrandet. Ein Klick auf einen anderen Treffer lädt dessen Kalkulation in beide Detailbereiche.

Zur Übereinstimmung: Der Prozentwert beschreibt, wie nah die Positionstexte inhaltlich beieinander liegen. Gute Treffer heben sich dadurch deutlich von mittelmäßigen ab. Treffer mit zu geringer inhaltlicher Nähe werden gar nicht angezeigt. Der Wert des übernommenen Treffers wird an der Position gespeichert und steht damit für Auswertungen zur Verfügung.

Findet der Assistent nichts, erscheint anstelle der Liste eine der folgenden Meldungen:

Hier sehen Sie die ausgewählte Vergleichsposition unverändert, so wie sie in ihrem Leistungsverzeichnis kalkuliert ist. Der Bereich ist genauso aufgebaut wie die rechte Seite (siehe Aufbau der Positionsdetails) und dient dem Vergleich – Sie können hier nichts ändern.

Hier stehen die Kopfdaten Ihrer Position und darunter, unter der Überschrift Aktualisierte Kalkulation, die Vorschau: die Kalkulation des ausgewählten Treffers, umgerechnet auf Ihre Position.

Für die Umrechnung übernimmt das Programm von Ihrer Position Menge, Faktor, Schwierigkeitsgrad, Steuersatz, Lohn pro Minute sowie alle Zuschlagssätze und bewertet die Vorkalkulationszeilen mit den aktuellen Preisen aus den Stammdaten neu:

• Material mit dem Verkaufspreis aus den Material-Stammdaten
• Lohn mit dem Stundenlohn der Kalkulationsmitarbeiter
• Gerät mit dem Minutenpreis aus der Geräteplanung
• Pflanzen mit dem Staffelpreis, der sich aus der Gesamtmenge (Vorkalkulationsmenge × Positionsmenge × Faktor) ergibt
• Fremd, Sonstiges und Entsorgung mit den Kosten aus den Leistungs-Stammdaten

Was Sie hier sehen, ist genau das Ergebnis, das nach Preisermittlung übernehmen in Ihrer Position steht.

Beide Detailbereiche sind identisch aufgebaut. Von oben nach unten:

• Kopfdaten: Position (Positionsnummer), KE (Kennzeichen) und Positionstyp, darunter Kurztext und Langtext. Alle Felder sind schreibgeschützt.
• Mengendaten: Menge und Einheit, Faktor und Schwierigkeitsgrad, Steuersatz.
• Vorkalkulation: die Tabelle der Vorkalkulationszeilen mit den Spalten | Vorkalkulation Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | Betrag |. Positionen ohne Vorkalkulation zeigen diese Tabelle nicht.
• Kalkulation: je Kostenart eine Zeile – Lohn, Gerät, Material, Sonstiges, Pflanzen, Fremd und Entsorgung. Gelesen wird von links nach rechts: der Betrag einschließlich Zuschlag, dahinter die Rechnung dazu (Zuschlag in % + Betrag ohne Zuschlag). Bei Lohn ist zusätzlich aufgeschlüsselt, wie der Lohnbetrag entsteht: Minuten × Lohn pro Minute, bei Positionen mit Schwierigkeitsgrad zusätzlich × Schwierigkeitsgrad. Bei Gerät wird der Schwierigkeitsgrad ebenfalls ausgewiesen. Entsorgung wird ohne Zuschlag geführt.
• Preise: Kalk. Preis (+ Zuschlag in %), Preis (+ Zuschlag in %), Einheitspreis und Betrag.

Beim Übernehmen ersetzt das Programm eine vorhandene Vorkalkulation der Position vollständig durch die der Vergleichsposition. Eine bereits gesetzte Markierung bleibt erhalten; die gewählte Markierung wird nur ergänzt, wenn sie noch nicht vorhanden ist.

Nach der letzten Position des Leistungsverzeichnisses meldet das Programm Es wurde die letzte Position zugewiesen. Es wird nun wieder die erste Position angezeigt! und beginnt von vorn. Beim Schließen des Assistenten wird das Leistungsverzeichnis mit allen übernommenen Kalkulationen neu durchgerechnet – dieser Schritt kann bei großen Leistungsverzeichnissen einen Moment dauern.

• LV bearbeiten — das Modul, aus dem der Assistent aufgerufen wird.
• Vorkalkulation — Aufbau der Kalkulationszeilen, die der Assistent überträgt.
• Stammdaten— Preisquellen für die Neubewertung der übernommenen Kalkulation.
• Positionsmarkierungen — Markierungen anlegen, mit denen Sie kalkulierte Positionen kennzeichnen.