Urlaubsanträge

Mit dem Modul Urlaubsanträge bearbeiten Sie Urlaubsanträge Ihrer Mitarbeiter digital – von der Antragstellung bis zur Genehmigung:

• Die Mitarbeitenden erstellen ihre Urlaubsanträge in der DATAflor TEAM app und senden sie an die Firma. Auch die Entscheidung (Genehmigung oder Ablehnung) sehen die Mitarbeitenden anschließend direkt in ihrer TEAM app.
• In DATAflor BUSINESS werden die eingehenden Anträge im Digitalen Posteingang auf der Registerkarte Urlaubsanträge bearbeitet.
• Wer einen Antrag genehmigt, legen Sie über frei konfigurierbare Genehmigungs-Workflows fest. Grundlage dafür ist die Unternehmensstruktur (Teamleitung, Abteilungsleitung oder eine bestimmte Person). Ein Workflow kann mehrere Genehmigungsschritte enthalten.
• Jeder Genehmiger sieht im Eingang nur die Anträge, bei denen er im aktuellen Workflow-Schritt an der Reihe ist. Die Anzahl ungelesener Anträge wird an der Registerkarte angezeigt.
• Wird ein Antrag im letzten Workflow-Schritt genehmigt, trägt das Programm die Abwesenheit Urlaub automatisch im Personal-Manager ein.
• Bereits genehmigten Urlaub können Mitarbeitende per Stornoantrag wieder zurückziehen. Wird das Storno akzeptiert, entfernt das Programm die Abwesenheit aus dem Personal-Manager.

Die Ansicht ist dreigeteilt:

• Links: der Eingang mit allen offenen Urlaubs- und Stornoanträgen, für die Sie aktuell Genehmiger sind.
• Mitte: die Antragsbearbeitung mit den Details des ausgewählten Antrags und den Schaltflächen zum Genehmigen und Ablehnen.
• Rechts: der Bereich Information mit den Abwesenheiten der Teamkollegen im beantragten Zeitraum und dem Genehmigungsverlauf.

Die Breite der Bereiche passen Sie mit den Trennlinien zwischen den Spalten an.

So bearbeiten Sie einen Urlaubsantrag:

1. Öffnen Sie den Digitalen Posteingang und wechseln Sie auf die Registerkarte Urlaubsanträge.
2. Wählen Sie im Eingang einen Antrag aus. Ungelesene Anträge sind fett dargestellt, Stornoanträge sind farblich abgesetzt.
3. Prüfen Sie in der Mitte die Antragsdaten: Antragsteller, Zeitraum, Anzahl der beantragten Urlaubstage und den voraussichtlich verbleibenden Resturlaub. Ein negativer Resturlaub wird rot hervorgehoben.
4. Prüfen Sie rechts unter Abwesenheiten im Zeitraum, ob sich der Antrag mit Abwesenheiten oder offenen Anträgen von Teamkollegen überschneidet. Überschneidungen sind rot markiert.
5. Erfassen Sie bei Bedarf einen Kommentar zur Entscheidung.
6. Klicken Sie auf Urlaub genehmigen oder Urlaub ablehnen (bei Stornoanträgen: Storno akzeptieren oder Storno ablehnen).
7. Bei mehrstufigen Workflows wandert der Antrag nach Ihrer Genehmigung zum nächsten Genehmiger. Nach dem letzten Genehmigungsschritt wird der Urlaub automatisch als Abwesenheit im Personal-Manager eingetragen.
8. Der Mitarbeitende sieht die Entscheidung inklusive Kommentar in seiner DATAflor TEAM app.

Der Eingang listet alle Anträge auf, bei denen Sie im aktuellen Workflow-Schritt Genehmiger sind – mit Symbol (Urlaubs- oder Stornoantrag), Name des Antragstellers sowie Von- und Bis-Datum.

• Ungelesene Anträge werden fett dargestellt. Beim Auswählen wird ein Antrag automatisch als gelesen markiert; über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie ihn wieder Als ungelesen markieren.
• Die Liste lässt sich per Klick auf die Spaltenköpfe sortieren; mit Sortierung zurücksetzen stellen Sie die Standardreihenfolge wieder her.
• Neue oder anderweitig entschiedene Anträge werden automatisch nachgeladen; in der Statusleiste sehen Sie die Anzahl der offenen Anträge.

Die Antragskarte zeigt die Daten des ausgewählten Antrags:

• Zeitraum des beantragten Urlaubs, ggf. mit dem Zusatz Halber Tag.
• Urlaub: Anzahl der beantragten Urlaubstage. Erstreckt sich der Antrag über den Jahreswechsel, werden die Tage je Jahr ausgewiesen.
• verbleibend: der voraussichtliche Resturlaub, wenn der Antrag genehmigt wird. Ein negativer Wert wird rot hervorgehoben.
• Kommentar des Antragstellers, sofern in der TEAM app erfasst.

Darunter erfassen Sie einen optionalen Kommentar zur Entscheidung und entscheiden mit:

• Urlaub genehmigen – der Antrag wird genehmigt. Sind alle Workflow-Schritte genehmigt, wird die Abwesenheit im Personal-Manager eingetragen.
• Urlaub ablehnen – der Antrag wird abgelehnt.

Bei Stornoanträgen (Mitarbeitender möchte bereits genehmigten Urlaub zurückziehen) lauten die Schaltflächen Storno akzeptieren (die Abwesenheit wird aus dem Personal-Manager entfernt) und Storno ablehnen (der Urlaub bleibt bestehen).

Die Zeitleiste zeigt für den Antragsteller und seine Teamkollegen alle Abwesenheiten rund um den beantragten Zeitraum (jeweils 14 Tage davor und danach):

• Der Antragsteller steht oben und ist mit (Antragsteller) gekennzeichnet; sein Antrag wird als Balken dargestellt.
• Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung oder Schule sind farblich unterschieden; Wochenenden sind grau hinterlegt.
• Überschneidungen mit dem beantragten Zeitraum werden rot umrandet, die betroffene Zeile ist rot hervorgehoben.
• Auch noch offene Anträge anderer Teammitglieder sowie noch nicht bestätigte Stornos werden angezeigt (Details per Tooltip).

Bei mehrstufigen Workflows sehen Sie hier alle Genehmigungsschritte mit Genehmiger und Status:

• genehmigt (grün) – mit Name, Datum/Uhrzeit und Kommentar der Entscheidung
• abgelehnt (rot)
• wartet auf (gelb) – der Schritt ist aktuell zur Entscheidung offen
• folgt (grau) – der Schritt ist noch nicht an der Reihe
• automatisch weitergeleitet (grau) – der Schritt wurde nach Ablauf der eingestellten Frist übersprungen (siehe Einstellungen > Zuordnung)

Die Schaltfläche Information im Ribbon öffnet den Überblick Resturlaub im Überblick für das aktuelle Planungsjahr. Für jede Person, deren Anträge Sie genehmigen, sehen Sie:

Die Schaltfläche Einstellungen im Ribbon öffnet den Dialog Urlaubsantrag Einstellungen mit den Registerkarten Workflows und Zuordnung.

Hier definieren Sie die Genehmigungs-Workflows. Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, die nacheinander durchlaufen werden.

• Neu / Löschen / Speichern / Rückgängig: Workflows anlegen, entfernen und Änderungen sichern bzw. verwerfen. Beim Löschen warnt das Programm, wenn der Workflow aktuell von Teams verwendet wird.
• Je Workflow vergeben Sie Name und Beschreibung.
• Je Schritt legen Sie fest, an wen der Antrag geht (Spalte Antrag geht an):
  • Teamleitung – die Leitung der Einheit, der der Antragsteller angehört.
  • Abteilungsleitung – die Leitung der übergeordneten Abteilung. Mehrere aufeinanderfolgende Schritte mit Abteilungsleitung gehen jeweils eine Ebene weiter nach oben.
  • bestimmte Person – ein fest ausgewählter Mitarbeiter.
• Selbst genehmigen (Ja/Nein): Ist der Antragsteller selbst Teil der Leitung, wird er bei Nein als Genehmiger ausgeschlossen. Bleibt dadurch kein Genehmiger übrig, geht der Antrag automatisch an die Leitung der nächsthöheren Einheit.
• Standard-Workflow: Über Standard-Workflow anlegen bzw. das Kontextmenü Als Standard-Workflow verwenden bestimmen Sie einen Workflow, der für alle Mitarbeiter ohne Teamzuordnung bzw. ohne zugeordneten Workflow gilt. Ein Standard-Workflow darf nur Schritte mit bestimmte Person enthalten, da er ohne Unternehmensstruktur auskommen muss. Es kann nur einen aktiven Standard-Workflow geben.
• Vorschau anzeigen: Zeigt für ein wählbares Team und eine Person, welche konkreten Genehmiger sich aus den Schritten ergeben.

Hier ordnen Sie den Einheiten der Unternehmensstruktur einen Workflow zu:

• Die Zuordnung erfolgt je Abteilung oder Team und vererbt sich auf alle untergeordneten Einheiten, solange dort nichts anderes zugeordnet ist. Ohne Zuordnung greift der Standard-Workflow.
• Zuordnung entfernen löscht die explizite Zuordnung einer Einheit; es gilt dann wieder die geerbte bzw. die Standard-Zuordnung.
• Automatische Weiterleitung: Nach der eingestellten Anzahl Tagen (1–999, Standard: 5) wird ein unbearbeiteter Antrag automatisch zum nächsten Workflow-Schritt weitergeleitet. Anschließend wird – sofern vorhanden – in den Standard-Workflow überführt. So bleibt kein Antrag liegen, z. B. bei Abwesenheit eines Genehmigers.
• Vorschau anzeigen: Zeigt je Person den wirksamen Workflow mit allen Genehmigungsschritten.
• Zuordnungen speichern übernimmt die Änderungen.

Hinweis: Änderungen an Workflows oder Zuordnungen wirken sich auch auf bereits eingegangene, noch offene Anträge aus – deren Genehmigungsverlauf wird neu aufgebaut.

Zwei Benutzerrechte steuern, wer über die Rolle als Genehmiger hinaus mit den Urlaubsanträgen arbeiten darf. Sie liegen in der Rechteverwaltung in der Rechtegruppe des Digitalen Posteingangs:

• Normale Genehmiger benötigen keines dieser Rechte. Team- und Abteilungsleitungen sehen automatisch die Anträge, bei denen sie laut Workflow an der Reihe sind.
• Administratoren besitzen beide Rechte automatisch. Wer zur Benutzergruppe der Administratoren gehört, hat immer alle Rechte — hier ist nichts einzurichten.
• Beim Datenbank-Update werden die beiden Rechte automatisch allen Benutzergruppen zugewiesen, die bereits die entsprechenden Rechte des Digitalen Posteingangs besitzen.
• Gezielt zuweisen lassen sich Rechte nur über Benutzergruppen. Dieser Menüpunkt setzt das Modul erweiterte Benutzerverwaltung voraus; ohne dieses Modul ist er nicht vorhanden. Arbeiten Sie ohne Digitalen Posteingang und ohne dieses Modul, erreichen Sie die Einstellungen über einen Administrator-Benutzer.

• Unternehmensstruktur — Abteilungen, Teams und Leitungen pflegen; Grundlage für die Genehmiger-Ermittlung.
• Digitaler Posteingang — das Modul, in dem die Registerkarte Urlaubsanträge eingebettet ist.
• Personal-Manager — hier werden genehmigte Urlaube als Abwesenheit eingetragen; Basis für die Resturlaubs-Berechnung.
• TEAM app — Antragstellung und Entscheidungsansicht für die Mitarbeitenden.