Was ist neu?

Inhalte der Updates (Updates innerhalb der Version)

Herzlich Willkommen zu den Neuerungen der DATAflor BUSINESS Version 2026.
Unten stehend haben wir kurz und kompakt die Programmänderungen und -ergänzungen für Sie aufgeführt. Die detaillierte Funktionsweise ist in den einzelnen Kapiteln der Programmhilfe beschrieben.
Die hier aufgeführten Neuerungen beziehen sich auf das gesamte Programm. Einige Funktionen sind lizenzabhängig und stehen nicht allen Anwendern zur Verfügung.

Mit Version 2026 erfolgt eine Umstellung des bisherigen Datenbanksystems auf eine neue Datenbank.
Die Migration Ihrer Daten erfolgt automatisch während des Upgradesprozesses und dauert je nach Größe der Datenbank und Systemkapazität zwischen 5 und 60 Minuten.
Die neue Datenbank (PostgreSQL) ist die technische Basis für die kommenden Weiterentwicklungen von DATAflor BUSINESS.
Auf der Internetseite Infos zur Vorbereitung der Datenbankumstellung haben wir einige Hinweise für Sie aufgeschrieben, wie Sie Ihr DATAflor BUSINESS idealerweise auf die Umstellung und das Upgrade vorbereiten. Bitte beachten Sie unsere Hinweise und spielen die Upgrades erst dann ein.

• Programmstart
  • Die neue Datenbank wird beim Rechnerstart immer über den Dienst DATAflor Datenbankdienst gestartet. In Netzwerken, in denen der Server im Dauerbetrieb ist, läuft die Datenbank ab Serverstart ohne Unterbrechung. Beachten Sie bitte an lokalen Arbeitsplätzen, dass das Betriebssystem nach dem Rechnerstart mehrere Prozesse auszuführen hat und es einen Moment dauern kann bis der Dienst die Datenbank gestartet hat. Der Anmeldeprozess in BUSINESS informiert Sie, falls das System noch nicht bereit ist.
• Benutzeranmeldung
  • Benutzernamen mit Punkt (.) oder Fragezeichen (?) sind ab Version 2026 nicht mehr zulässig. Wenn Sie bei der Anmeldung einen Benutzernamen mit einem unzulässigen Zeichen eintragen, erhalten Sie folgenden Hinweis: „Der Benutzername enthält Zeichen, die ab BUSINESS Version 2026 im Benutzernamen nicht mehr zulässig sind. Bitte nehmen Sie Kontakt mit Ihrem BUSINESS-Administrator auf, um Ihren Benutzernamen ändern zu lassen.“ Prüfen und ggf. ändern Sie deshalb Ihre Benutzernamen schon vor dem Upgrade auf Version 2026 unter: Adressen > Benutzerdaten, um Ihren Mitarbeitern/Kollegen das reibungslose Weiterarbeiten mit DATAflor BUSINESS zu ermöglichen.
• Einzelplatzinstallation
  • Beim Upgrade wird auf das angegebene Benutzerdaten-Verzeichnis eine Netzfreigabe eingerichtet. Der zum Zeitpunkt der Installation angemeldete Benutzer erhält Lese-, Schreib- und Löschrechte auf dieses Verzeichnis. Sollen weitere Benutzer mit DATAflor BUSINESS arbeiten, erweitern Sie nach der Installation die Freigaberechte entsprechend.
• Mandanteninstallationen
  • Die Datenbanken der Mandanten (Hauptmandant und Untermandanten) sind nicht mehr in getrennten Datenbankdateien gespeichert. Es gibt eine Datenbank, die die Daten aller Mandanten enthält.
• Datenbanksicherung
  • ZIP-Datei - Der Zeitpunkt und das Zielverzeichnis, die im Programmparameter 10.10 Datenbank-Einstellungen definiert sind, werden nach dem Upgrade auf die Version 2026 für das automatische Erstellen einer Datenbankkopie weiterverwendet. Die kopierte Datenbank im Zielverzeichnis besteht allerdings nicht mehr aus mehreren Dateien (*.db und *.log) sondern aus einer ZIP-Datei (DATAflorDatabaseBackup.zip). Prüfen Sie, dass diese Datei von Ihren angeschlossenen Datensicherungssystemen erkannt und gesichert wird.
  • Zielverzeichnis außerhalb aktiver Datenbank - Für eine optimale Funktion der aktiven Datenbank soll die Datenbankkopie nicht im gleichen Verzeichnis wie die aktive Datenbank (Verzeichnis BusinessDatabase) liegen. Ist für das Zielverzeichnis am Server vor dem Upgrade ein Verzeichnis unterhalb des Verzeichnisses BusinessDatabase eingestellt, kann dies nach dem Upgrade auf Version 2026 weiter genutzt werden. Bei Änderungen der Datenbank-Einstellungen im Programmparameter 10.10 muss jedoch ein Verzeichnis außerhalb des Verzeichnisses BusinessDatabase angegeben werden.
  • Ausführung täglich - Die Ausführung der automatischen Datenbanksicherung ist nur noch täglich möglich. Die Auswahl einzelner Wochentage steht nicht mehr zur Verfügung.
  • Mandanten - In Mandanteninstallationen erfolgt die Datenbanksicherung in einem Vorgang für alle Mandanten. Die erstellte DATAflorDatabaseBackup.zip enthält die Daten aller Mandanten (Hauptmandant und aller Untermandanten).
  • Aufgabenplanungsdienst - Die Datenbankkopie wird am Server von dem neuen Dienst DATAflor Aufgabenplanung ausgeführt. Der Dienst benötigt folgende Berechtigungen:
    • Lese- und Schreibrechte auf das Datenbankverzeichnis: um die Datenbank-Einstellungen lesen bzw. Änderungen speichern zu können und um für das Erstellen einer Datenbankkopie die aktuellen Datenbankdateien lesen zu können
    • Schreibrechte auf das in den Datenbank-Einstellungen definierte Zielverzeichnis: um die erstellte DATAflorDatabaseBackup.zip speichern zu können
• Datenbankwiederherstellung
  • Die Wiederherstellung Ihrer Daten aus der Datenbanksicherungsdatei DATAflorDatabaseBackup.zip erfolgt über eine Programmdatei am Server. Eine detaillierte Beschreibung zum Vorgehen finden Sie hier.
• Datenbank an DATAflor senden
  • Um uns Ihre Datenbank zur Analyse eines speziellen Datenbestandes zur Verfügung zu stellen, steht die neue Funktion DB an DATAflor senden zur Verfügung. Diese kann in DATAflor BUSINESS von jedem Benutzer an jedem Arbeitsplatz ausgeführt werden, so dass kein Zugriff auf den Server mehr benötigt wird.
  • Es wird eine Kopie Ihrer aktuellen Datenbank (Hauptmandant und Untermandanten enthalten) erstellt, diese automatisch in die DATAflor Cloud hochgeladen und Ihr DATAflor Support-Mitarbeiter automatisch informiert. Dazu ist die Eingabe einer Support-Fall-Nummer erforderlich.
  • Ihre Daten sind in der Datenbankkopie DATAflorDatabaseBackup.zip in verschlüsselter Form und in der DATAflor Cloud anonymisiert gespeichert. Erst die Uploadinformation, die am angegebenen Support-Fall dokumentiert wird, stellt die Verbindung zwischen ZIP-Datei und Sender her.
  • Die hochgeladene Datenbankkopie wird in der DATAflor Cloud nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

• Rechnungsdruck
  • Für das Kontoblatt stehen neue Auswahloptionen zur Verfügung um eine kompakte oder detaillierte Übersicht zu erzeugen
  • Die Standard-Formularvariante für Rechnungen hat mehr Platz für Bemerkungen aus den Mengennachweisen, falls die Option Mengen drucken gewählt wird.
• Mengennachweis
  • Die Ausdrucke des Mengenachweises für alle Formate sind umgestellt auf die Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast). Die Mengennachweise können somit die gleichen Druckvariante nutzen wie Angebote, AB, Briefe und Rechnungen.

• Erweiterung der Dateninhalte
  • Für die E-Rechnungsausgaben stehen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die in den XML Strukturen übermittelt werden können.
  • Innerhalb des Rechnungsdrucks zählen dazu die Kopf- und Fußtexte, der Hinweistext Rechnung, sowie die Arbeitskosten, die nun auch in die E-Rechungsformate übernommen werden können.
  • In den LV-Grunddaten stehen die auftragsbezogenen Datenfelder Projekt-Nr. (BT-11), Vertrags-Nr. (BT-12), Bestell-Nr. (BT-13), Vergabe-Nr. (BT-17) und Kostenstelle-/träger (BT-19) zur Verfügung, die Sie in deer Regel von Ihrem Auftraggeber genannt bekommen.
  • Diese Datenfelder können Sie optional nutzen, um den individuellen Anforderungen von Projekten und Auftraggebern gerecht zu werden.
  • Bei der Zuordnung und Bedeutung der BT-Felder (Datenfelder der XML-Struktur) orientieren wir uns an der Empfehlung des BVBS (Bundesverband für Digitalisierung und Software im Bauwesen).
  • Hinzu kommt die Möglichkeit eine abweichende Lieferanschrift in den LV-Grunddaten zu hinterlegen, welche ebenfalls in die E-Rechnungen übernommen wird.

• Anpassung der Formulareinstellung für die E-Rechnungsausgaben
  • Die Formulareinstellungen sind auf die besonderen Anforderungen der E-Rechnung angepasst worden und unterscheiden sich nun speziell für die Ausgabearten X-Rechnung, ZUGFeRD und E-Rechnung NL.
  • Zum einen wurden die neuen Datenfelder in die Formulareinstellungen aufgenommen, um diese ggf. vor der Ausgabe noch anpassen zu können.
  • Zum anderen werden zukünftig alle für die E-Rechnungsausgaben irrelevanten Einstellungen ausgeblendet.
  • Zusätzlich wurden alle Formulareinstellungen um die Datenfeldbezeichnung (BT-Nr.) der E-Rechnungsformate ergänzt. Diese ermöglichen eine bessere Zuordnung bei E-Rechnungsspezifischen Anforderungen durch die Auftraggeber.
  • Die so für die E-Rechnung angepassten Formulareinstellungen sind bzgl. Reihenfolge und Aufbau teilweise neu sortiert, um auch hierbei eine übersichtliche und strukturierte Bedienbarkeit zu gewährleisten.

• Rechnungsvisualisierung im Druck - Kontrollansicht
  • Für die E-Rechnungsausgben X-Rechnung und E-Rechnung NL wurde eine spezielle Druckvariante implementiert. Diese enthält alle E-Rechnungsrelevanten Dateninhalte, die bei Ausgabe in die XML-Dateien geschrieben werden.
  • Diese Kontrollansicht ermöglicht eine interaktive Rechnungsvisualiserung im Druck, um fehlende oder fehlerhafte Daten schon vor Ausgabe identifizieren zu können.
  • Die Kontrollansicht ermöglicht gegenüber der Sichtkopie (siehe unten) eine Darstellung der Rechnung, wie Sie sie und Ihre Auftraggeber gewohnt sind. Lediglich der Rechnungskopf ist standardisiert und enthält alle relevanten Daten aus der XML.
  • Für den Versand der X-Rechnung und E-Rechnung NL werden sowohl die XML-Datei, als auch die Kontrollansicht-PDF an das E-Mailporgramm übergeben.
  • Die Druckvariante der Kontrollansicht ist bei den Ausgabearten X-Rechnung und E-Rechnung NL fest zugeordnet. Die Nutzung eigener Druckvarianten ist nicht möglich, damit XML-Datei und PDF-Datei zusammenpassen. Bestehende Druckprofile können weiter verwendet werden.
  • Im Formular-Manager besteht die Möglichkeit aus der Kontrollansicht eine eigene Variante abzuleiten. Diese eigene Kontrollansicht können Sie z.B. mit Ihrem Firmenlogo versehen. Möchten Sie die eigene Druckvariante für die Kontrollansicht verwenden, können Sie diese in den Druckprofilen X-Rechnung und E-Rechnung NL zuordnen.

• Geänderte Übernahme in die Bauakte
  • Für die E-Rechnungen ist beim Rechnungsaus- und -eingang die Ablage in der Bauakte vereinheitlicht.
  • Das Hauptdokument einer E-Rechnung ist immer die XML-Datei. Diese ist verbindlich und im Sinne der GoBD unveränderbar.
  • Für die XML-Datei wird bei der Ablage automatisch eine Sichtkopie erzeugt. Diese Sichtkopie wird durch einen externen Dienst erzeugt, der die Daten der XML-Datei leichter lesbar macht.
  • Sollte der externe Dienst zum Erzeugen der Sichtkopie einmal nicht erreichbar sein, erhalten Sie eine Meldung. Sie haben dann die Möglichkeit in der Bauakte über das Kontextmenü der rechten Maustaste eine Sichtkopie anzufordern.
  • Die Sichtkopie wird als erste Version über die XML-Datei angelegt und mit dem PDF-Symbol versehen.
  • Im Rechnungsausgang wird als zweite Version automatisch entweder die komplette ZUGFeRD-PDF (die Sie an den Rechnungsempfänger versenden) oder die Kontrollansicht der X-Rechnung bzw. E-Rechnung NL abgespeichert.
  • So werden die Inhalte der E-Rechnungen zukünftig auch ohne externe Programme sichtbar und für die täglich Arbeit im Büro oder der Baustelle nutzbar gemacht.
  • Formell handelt es sich bei der Kontrollansicht und Sichtkopie um sogenannte Mehrstücke der Originalrechnung.

• Anhänge zur E-Rechnung (rechnungsbegründende Unterlagen)
  • Rechnungsbegründende Unterlagen können bei der Rechnungsausgabe neben der X-Rechnung und E-Rechnung NL auch den ZUGFeRD-Rechnungen beigefügt werden. Diese werden nicht im PDF gespeichert, sondern in der strukturierten E-Rechnungsdatei (factur-x.xml)
  • In der Bauakte gibt es in der Tabellenansicht eine zusätzliche Spalte an zweiter Stelle, die kennzeichnet, ob es Anhänge innerhalb der XML-Daten einer E-Rechnung gibt.
  • Bei vorhandenen Anhängen kann im Vorschaufenster der Bauakte in der Kopfzeile ausgewählt werden, ob das Hauptdokument angezeigt wird oder einer der evtl. vorhandenen Anhänge. Auf Wusch können die Anhänge aus der XML extrahiert werden und im Dateisystem gespeichert werden.

• Im Video erklärt:
  
• Teil 1: Grundlagen und Stammdaten
  

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• Teil 2: E-Rechnungen erzeugen und Ablage in der Bauakte
  

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• Mehrfachbearbeitung für Rechnungsaufteilung
  • In der Aufteilungstabelle stehen für die Datenerfassung der einzelnen Rechnungsposten im Kontextmenü Funktionen zur Mehrfachbearbeitung zur Verfügung: … in alle Zeilen übernehmen, … in selektierte Zeilen übernehmen und … in folgende Zeilen übernehmen. Der Wert der markierten Zelle wird entsprechend der gewählten Funktion in alle, die selektierten oder in die folgenden Zeilen übernommen.
  • Das Kontextmenü kann über die rechte Maustaste sowie die Menü-Taste der Tastatur geöffnet werden.
  • Die Mehrfachbearbeitung steht in folgenden Spalten zur Verfügung: LV, Kostenart, Steuersatz, Sachkonto, ME, Skontierfähig, Buchungstext, Lieferschein-Nr., Bemerkung und Zuweisung 1+2.

• Positionsbaum - Über die rechte Maustaste können mit der neuen Funktion Alle Zuklappen oder das /-Zeichen alle jeweils untergeordneten Ordner zugeklappt werden.

• neues Format REB 23.003 (2009) als X31
  • Die Mengennachweis-Formate REB 23.003 (2009) und REB 23.003 (2009) als X31 stehen getrennt zur Verfügung.
  • Das bisherige Kennzeichen X31 für Mengennachweise REB 23.003 (2009) entfällt.
  • Die Umwandlung in das neue Format REB 23.003 (2009) als X31 erfolgt beim Upgrade automatisch, falls das Kennzeichen X31 gesetzt ist.
  • Möglichkeit des selektiven Exports, Zusammenführens und selektiver Kopie, falls Abrechnungskennzeichen definiert wurden.
  • kein selektiver Ausdruck nach Abrechnungskennzeichen mehr.
• Format REB 23.003 und REB 23.003 (2009)
  • mit einem Update zur Version 2025 wurde für das D11-Format ein Abrechnungskennzeichen (z.B.V.) eingeführt.
  • (Für das Format REB 23.00.3 (2009) als X31 stehen bis zu 9 Abrechnungskennzeichen zur Verfügung)
  • Möglichkeit der selektiven Kopie, falls Kennzeichen definiert wurden
• alle Formate
  • Druck des Mengennachweises im neuen Printmanagement

• Dokumentenübernahme bei Auftragsvergabe
  • Neuer Programmparameter 130.10.50 Dokumentenübernahme beim Statuswechsel
  • Bei aktiviertem Parameter besteht die Möglichkeit, beim Statuswechsel eines Angebots-LV zum Baustellen-LV, oder beim Kopieren eines LV, vorhandene Dokumente in das kopierte LV zu übernehmen. Es können alle oder ausgewählte Dokumente übernommen werden.
  • Das heißt, dass die Dokumente zusätzlich dem kopierten LV zugeordnet werden. Die Datei eines Dokumentes bleibt nur einmal vorhanden und wird nicht kopiert. Am Ziel-LV wird ein Verweis auf das Originaldokument hinterlegt.
  • Im Dokumenten-Info-Dialog können die Dokument-Referenzen eingesehen werden.
• Dateivorschau
  • Die Vorschaukomponente der Bauakte ist aktualisiert. Es werden neuere Dateiformate, u.a. Outlook-Dateiformate, und XML-Dateien angezeigt.
• Im Video erklärt:
  

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• Erfassung von Gruppenterminen - Mit der neuen Funktion Gruppentermin können Sie für mehrere oder alle Mitarbeitende in einem Schritt Termine buchen, z.B. für die Buchung von einheitlichem Betriebsurlaub.

* Im Video erklärt:

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• LV mit Status I können beplant werden - Im Baustellen-Manager haben Sie die Möglichkeit 'interne' Baustellen und das Lager-LV für die Planung zu nutzen. LV mit Status I und die Lagerverwaltung können mit Personal und Geräten beplant werden. Z.B. „Wer arbeitet im Lager?“ oder „Welches Gerät ist in einer internen oder externen Werkstatt?“.

• Zahlungsverkehr Kreditoren - Zahlungsausgang
  • Der Druck von Schecks und Überweisungen steht nicht mehr zur Verfügung.
  • Die SEPA-Überweisungsdateien sind auf das aktuelle Format Pain.009 umgestellt.
  • Bei mehreren Überweisungen kann bei der Ausgabe entschieden werden, ob es eine Sammelüberweisung oder Einzelüberweisungen sein sollen.

• NK-XML-Import - Lohn- und Gerätestunden, die aus externen Zeiterfassungssystemen per XML-Datei übermittelt werden, können in den Programmbereich TIME-Import importiert werden. Hier werden die importierten Datensätze zur Kontrolle angezeigt und können bei Bedarf vor der Übergabe an die BUSINESS Nachkalkulation nachbearbeitet werden.
• FiBu-Schnittstellen Sage und DATEV 7 - diverse Anpassungen für die Übergabe von Datensätzen zur Stornorechnung und besonderen Buchungsfällen.

• Vorbelegungen - Die Vorbelegungen für die Lohnnebenkosten von neuen Planungen sind auf Basis der Erfahrungen der letzten Jahre optimiert.

• ARM-Prozessoren - Die Installation von BUSINESS auf Rechnern mit stromsparenden ARM-Prozessoren ist möglich.