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Zahlung ausführen
Beschreibung
Die in Ihrem DATAflor BUSINESS vorbereiteten Zahlungen können Sie auf verschiedene Weisen an das Banking-Programm/-Plattform Ihrer Hausbank übermitteln:
Clearing-Schnittstelle
Mit der Clearing-Schnittstelle können Sie eine Clearing-Datei erstellen, mit der Sie bei Ihrer Bank die Zahlung Ihrer Lieferantenrechnungen anweisen.
- Für das alte Zahlverfahren per Bankleitzahl und Kontonummer wird eine DTA-Datei erzeugt.
- Für das neue SEPA-Verfahren per IBAN und BIC wird eine XML-Datei erzeugt. Zudem steht Ihnen die Clearing-Historie zur Verfügung.
Clearing-Datei erstellen
Zum Erstellen einer Clearing-Datei öffnen Sie im Menü BUSINESS das Auswahlmenü Zahlungsausgang und wählen den Eintrag Clearing SEPA / DTA.
Der Dialog Clearing SEPA / DTA wird geöffnet.
Öffnen Sie die Auswahhliste durch Klicken auf 
und wählen aus Ihren Bankverbindungen das Bankkonto aus, für welches Sie eine Clearing-Datei erstellen möchten.
- Standardmäßig ist Ihre gewählte Haupt-Bankverbindung voreingestellt.
- Im oberen Bereich des Dialogs werden Informationen zur gewählten Bankverbindung angezeigt, das aktuelle Datum sowie die Summe der aufgelisteteten Zahlungen.
In der Tabelle sind alle Zahlungen aufgelistet, für die Sie beim Bezahlung anweisen die Bezahlung vom gewählten Bankkonto per Clearing-Verfahren eingestellt haben. In der Spalte SEPA ist erkennbar, ob für die Zahlung eine XML-Datei für das SEPA-Verfahren oder für Nicht-SEPA-Zahlungen eine DTA-Datei erstellt wird.
Im unteren Bereich nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
| Kontrollliste drucken | Mit dem Erzeugen der Clearing-Datei wird eine Kontrollliste gedruckt. Die Kontrollliste führt alle in der Clearing-Datei enthaltenen Zahlungen (SEPA und DTA) auf. |
| Drucker | Durch Klicken auf wählen Sie den Drucker, den Sie für den Ausdruck der Kontrollliste verwenden möchten. Es stehen nur Drucker zu Auswahl, die unter Windows installiert sind. |
| Ausgabepfad | Mit Klicken auf [Ausgabepfad] legen Sie den Speicherort der Clearing-Datei fest. Diese Einstellung wird gespeichert und beim nächsten Erzeugen einer Clearing-Datei automatisch vorbelegt. |
| Einzelbuchungen | Für die SEPA-Übergabe im Format Pain 001.001.09 können Sie wählen, ob die Zahlungsausgänge auf Ihrem Kontoauszug als Einzelbuchungen (je Zahlungsvorgang 1 Eintrag) oder als Sammelbuchung (1 Eintrag über Summe aller Zahlungsvorgänge) ausgewiesen werden. - Für die Verarbeitung als Einzelbuchungen aktivieren Sie die Option Einzelbuchungen. - Deaktivieren Sie die Option, um die Zahlungsausgänge als Sammelbuchung zu verarbeiten. |
| Ordner nach Fertigstellung öffnen | Nach dem Erzeugen der Clearing-Datei wird automatisch der Windows-Explorer geöffnet und das eingestellte Verzeichnis mit der Clearing-Datei angezeigt. |
| Probeausgabe | Die Clearing-Datei wird erzeugt, aber die Zahlungen in BUSINESS noch nicht verbucht. |
| SEPA-Format | Durch Klicken auf wählen Sie, ob das Format, in dem die SEPA-Datei erstellt werden soll: Pain 001.001.09 oder Pain 001.001.03.
Wenn Sie sich unsicher sind, welches SEPA-Format Ihre Empfängersoftware benötigt, erstellen Sie zunächst eine Probe-Version der SEPA-Datei. Wählen Sie dazu das gewünschte Format aus und aktivieren Sie die Option Probeausgabe. Es wird eine SEPA-Datei erstellt, aber in DATAflor BUSINESS noch keine Zahlungsausgangsbuchungen gespeichert und die Lieferantenrechnung bleibt weiter im Status offen. |
Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, erstellen Sie die Clearing-Datei mit den angegebenen Zahlungen durch Klicken auf [Erstellen].
Nach dem Erstellen der Clearing-Datei werden die Zahlungsausgänge je nach Einstellung des Parameters Rechnung als "bezahlt" kennzeichnen als gedruckt bzw. bezahlt gekennzeichnet.
Umgang mit für SEPA-Nachrichten ungültigen Sonderzeichen im Kontoinhaber:
Die EU-Verordnung zur Vermeidung von Fehlüberweisungen verpflichtet Banken dazu bei der Ausführung von Überweisungen den Kontoinhaber zu prüfen. Dazu wird in der SEPA-Clearing-Datei zu jeder Zahlung neben der IBAN des Empfängers und des Zahlbetrags auch der Kontoinhaber des Empfängers übermittelt. Als Kontoinhaber wird der Wert verwendet, den Sie zur Bankverbindung des Lieferanten in Ihrem BUSINESS hinterlegt haben.
Die Banken erlauben für den Namen des Kontoinhabers die Verwendung von Sonderzeichen. In BUSINESS kann der Name des Kontoinhabers genauso eingetragen werden. SEPA ist allerdings ein XML-Format, welches manche Sonderzeichen nicht unterstützt. Davon betroffen ist beispielsweise das Zeichen &, welches häufig im Kontoinhaber von Firmen vorkommt: Beispielfirma GmbH & Co. KG.
Beim Erstellen der SEPA-Datei werden Sonderzeichen, die in SEPA-Nachrichten nicht gültig sind, automatisch in gültige Zeichen umgewandelt (z.B. & wird durch + ersetzt). D.h. im obigen Beispiel würde als Kontoinhaber Beispielfirma GmbH + Co. KG übermittelt werden. Je nach Prüfverfahren bei Ihrer Hausbank könnte dies als nicht zur IBAN passender Kontoinhaber erkannt werden.
Sollte Ihre Hausbank auf Grund von Sonderzeichen im Kontoinhaber einen Überweisungsauftrag ablehnen, teilen Sie uns dies bitte mit und senden uns den Hinweis, der Ihnen bei der nicht erfolgreichen Verifizierung des Kontoinhabers angezeigt bzw. ausgegeben wurde, per Support-Tool mit.
Clearing-Historie
In der Clearing-Historie haben Sie die Möglichkeit, für bereits ausgeführte Zahlungen erneut eine XML-Datei zu erstellen. Dabei werden die Zahlungen in BUSINESS nicht erneut verbucht.
Öffnen Sie im Dialog Clearing SEPA / DTA die Registerkarte Clearing-Historie.
In der Tabelle sind alle Clearing-Dateien, die in der Vergangenheit erstellt wurden, mit folgenden Informationen aufgelistet:
| Datum | Zeigt das Datum, wann Sie die XML-Datei erstellt haben. |
| Zeit | Zeigt die Uhrzeit der Erstellung der XML-Datei. |
| Dateiname | Zeigt den Namen, unter dem Sie die Clearing-Datei gespeichert haben. |
| Summe | Zeigt die Gesamtsumme aller Zahlungsanweisungen der XML-Datei. |
| Ersteller | Zeigt den BUSINESS-Benutzer, der die XML-Datei erzeugt hat. |
Durch Doppelklick auf eine Clearing-Datei wird ein neuer Dialog geöffnet, in dem alle in der Clearing-Datei enthaltenen Zahlungen aufgelistet sind. Zu den Zahlungen werden die Bankverbindung des Empfänger, der Verwendungszweck und der Betrag der Zahlung angezeigt.
Markieren 
Sie in der ersten Spalte der Tabelle die Zahlungen, für die Sie erneut eine Clearing-Datei erzeugen möchten und nehmen folgende Einstellungen vor:
| Ausgabepfad | Mit Klicken auf [Ausgabepfad] legen Sie den Speicherort der neuen Clearing-Datei fest. Diese Einstellung wird gespeichert und beim nächsten Erzeugen einer Clearing-Datei automatisch vorbelegt. |
| Ordner nach Fertigstellung öffnen | Nach dem Erzeugen der Clearing-Datei wird automatisch der Windows-Explorer geöffnet und das eingestellte Verzeichnis mit der Clearing-Datei angezeigt. |
Nachdem Sie die Selektion und Einstellungen vorgenommen haben, erstellen Sie die Clearing-Datei durch Klicken auf [Neu erstellen].
Quicken-Schnittstelle
Zahlungen, für die Sie beim Bezahlung anweisen die Bezahlung per Quicken eingestellt haben, können Sie an die Abrechnungs- und Homebanking-Software Quicken (2000 oder höher) übergeben.
SEPA-Zahlungen können nicht mit Quicken ausgeführt werden. Es werden nur Zahlungen an Lieferanten übergeben, zu deren Adresse im Adress-Manager eine Bankleitzahl (BLZ) und eine Kontonummer hinterlegt sind.
Nehmen Sie zunächst im Parameter Übergabe Parameter Quicken grundsätzliche Einstellungen vor. Öffnen Sie anschließend im Menü BUSINESS das Auswahlmenü Zahlungsausgang und wählen den Eintrag Quicken - Schnittstelle.
Der Dialog Quicken-Schnittstelle wird geöffnet.
| Bankauswahl | Durch Klicken auf wählen Sie aus Ihren Bankverbindungen das Bankkonto aus, für welches Sie Zahlungen an Quicken übergeben möchten. |
| Clearing konfigurieren | Je Bankverbindung wählen Sie, wie die Zahlungen in Quicken verarbeitet werden. Sie können zwischen Datenträgeraustausch (Erstellen einer Datendiskette) oder Online (BTX oder Internet-Banking) wählen. Speichern Sie Ihre Angaben mit [Save]. |
| Übergeben wird | Durch Setzen des Häkchens wählen Sie, ob alle Zahlungen oder nur bestimmte übergeben werden sollen. |
Nachdem Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit [Start Übernahme].
Nach der Übergabe werden die Zahlungsausgänge je nach Einstellung des Parameters Rechnung als „bezahlt“ kennzeichnen als gedruckt bzw. bezahlt gekennzeichnet.
Mit der Daten-Übergabe an Quicken, wird automatisch ein Übergabeprotokoll gedruckt. Hier werden alle Rechnungen mit Angabe des Datums, Vorgangsart, Empfänger, Verwendungszweck, bezogenes Kreditinstitut und dem Zahlungsbetrag aufgeführt.
Beispielausdruck:
Nachdem Sie die Buchungen in das Programm Quicken eingelesen haben (siehe hierzu das Handbuch von Quicken 2000), erscheinen diese auf Ihrem Bankkonto und können von hieraus ausgeführt werden.
Bei der Übergabe an mehrere Firmenbanken muss das Feld eindeutige Bezeichnung in den Firmendaten Banken mit der Bankbezeichnung in Quicken übereinstimmen. Das gleiche gilt für den Empfänger. In der Spalte steht die Bezeichnung, die Sie in der Registerkarte Bank der Lieferantendaten hinterlegt haben. Sie muss absolut identisch sein mit dem Namen unter Adresse in Quicken.