E-Rechnung Deutschland / Niederlande

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

Das Format ZUGFeRD ist ein Hybridformat für die E-Rechnung bei der zusätzlich zur XML Datei auch ein, für den Menschen lesbares, PDF erstellt wird.

• ZUGFeRD 2.1.1 ist im XML-Teil kompatibel zu X-Rechnung (entspricht EN 16931)
• ZUGFeRD 2.1.1 ist das Ausgabeformat ab Version BUSINESS 2021 (als Komplett-PDF in der Ausgabeart ZUGFeRD, bzw. als XML-Anhang in der Ausgabeart X-Rechnung)
• ZUGFeRD 2.1 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt
• ZUGFeRD 1.0 ist nicht auf-oder abwärtskompatibel zu 2.1.1 - diese Ausgabe wird von BUSINESS nicht unterstützt

Bei dem Format X-Rechnung handelt es sich um die ausschließlich strukturierten Daten in XML (eXtensible Markup Language) Sprache. Für den Versand der X-Rechnung werden sowohl die XML-Datei als auch eine Kontrollansicht.pdf an das E-Mailporgramm übergeben.

Die E-Rechnung NL ist die länderspezifische Erweiterung der EU-NORM EN 16931 für die Niederlande. Auch bei diesem Format handelt es sich um die ausschließlich strukturierten Daten in XML (eXtensible Markup Language) Sprache. Für den Versand der E-Rechnung NL werden sowohl die XML-Datei als auch eine Kontrollansicht.pdf an das E-Mailporgramm übergeben.

Peppol BIS Billing ist das Standardformat für elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk. Es basiert auf UBL (Universal Business Language, ISO/IEC 19845:2015) und erfüllt die Anforderungen der europäischen E-Rechnungsnorm. Das Format wird für Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden in ganz Europa eingesetzt.
Die XML-Datei wird per Datei-Upload zur Verfügung gestellt.

Zum Erstellen von E-Rechnungen müssen Sie im BUSINESS bestimmte Einstellungen (z.B.: die Leitweg-ID, Peppol-ID, IBAN und die UST-ID) als Voraussetzungen vornehmen. Auf dieser Seite erklären wir Ihnen die Pflichtangaben und die Angaben die nur bestimmte Auftraggeber fordern.

Um eine E-Rechnung zu erstellen, muss die Ausgabeart im Printmanagement geändert werden. Dort sind bisher die Formate ZUGFeRD, X-Rechnung,E-Rechnung NL und Peppol BIS Billing verfügbar. Sie unterscheiden sich lediglich darin, dass bei der Ausgabeart ZUGFeRD, zusätzlich zur XML Datei, eine PDF an die erstellte E-Mail mit angehängt wird. Diese PDF beinhaltet dann als Anhang den XML Teil.

Bei der E-Rechnung können Sie ebenfalls auf die Formulareinstellungen des Printmanagements zurückgreifen. Die Reihenfolge und Gruppierung der Datenfelder orientiert sich dabei an dem Aufbau der E-Rechnung. Es werden nur die Datenfelder angezeigt, die für die Ausgabe einer E-Rechnung relevant sind.

Zudem sind die Datenfelder mit BT-Nr. gekennzeichnet. BT-Felder (Business Terms) sind zentrale Bausteine der E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Sie definieren einheitliche Datenstrukturen, z.B. wird die USt.-ID des Auftraggebers immer dem BT-Feld 48 zugeordnet. Die zusätzliche Kennzeichnung mit BT-Nr. ermöglicht Ihnen eine bessere Zuordnung bei e-rechnungsspezifischen Anforderungen durch die Auftraggeber.

Für eine E-Rechnung können ebenfalls die Vorlagen und Automatismen des neuen Printmanagements genutzt werden.

Für die E-Rechnungsausgben X-Rechnung, E-Rechnung NL und Peppol BIS Billing wurde eine spezielle Druckvariante implementiert. Diese enthält alle e-rechnungsrelevanten Dateninhalte, die bei Ausgabe in die XML Dateien geschrieben werden.

• Die sogenannte Kontrollansicht ermöglicht eine interaktive Rechnungsvisualiserung im Druck, um fehlende oder fehlerhafte Daten schon vor Ausgabe identifizieren zu können. Hilfreich ist auch hier die ergänzende Kennzeichnung der Datenfelder um die dazugehörige BT-Nr.
• Die Kontrollansicht ermöglicht gegenüber der Sichtkopie (siehe nächstes Kapitel 'Übernahme in die Bauakte') eine Darstellung der Rechnung, wie sie Sie und Ihre Auftraggeber gewohnt sind. Lediglich der Rechnungskopf ist standardisiert und enthält alle relevanten Daten aus der XML.
• Für den Versand der X-Rechnung und E-Rechnung NL werden sowohl die XML-Datei, als auch die Kontrollansicht.pdf an das E-Mailporgramm übergeben.
• Für den Datei-Upload für das Format Peppol BIS Billing steht Ihnen ausschließlich die XML-Datei zur Verfügung.
• Die Druckvariante der Kontrollansicht ist bei den Ausgabearten X-Rechnung, E-Rechnung NL und Peppol BIS Billing fest zugeordnet. Die Nutzung eigener Druckvarianten ist nicht möglich, damit XML-Datei und PDF-Datei zusammen passen. Bestehende Druckprofile können fehlerfrei weiterverwendet werden.
• Im Formular-Manager besteht die Möglichkeit aus der Kontrollansicht eine eigene Druckvariante abzuleiten. Diese eigene Kontrollansicht können Sie z.B. mit Ihrem Firmenlogo versehen. Möchten Sie die eigene Druckvariante für die Kontrollansicht verwenden, können Sie diese in den Druckprofilen X-Rechnung, E-Rechnung NL und Peppol BIS Billing zuordnen.
  

Für die E-Rechnungen ist die Ablage in der Bauakte vereinheitlicht.

• Das Hauptdokument einer E-Rechnung ist immer die XML-Datei. Diese ist verbindlich und im Sinne der GOBD unveränderbar.
• Für die XML-Datei wird bei der Ablage automatisch eine Sichtkopie erzeugt. Diese Sichtkopie wird durch einen externen Dienst erzeugt, der die Daten der XML-Datei leichter lesbar macht.
• Sollte der externe Dienst zum Erzeugen der Sichtkopie einmal nicht erreichbar sein, erhalten Sie eine Meldung. Sie haben dann die Möglichkeit in der Bauakte über das Kontextmenü der Rechten Maustaste eine Sichtkopie anzufordern.
• Die Sichtkopie wird als erste Version über die XML-Datei angelegt und mit dem PDF-Symbol versehen.
• Im Rechnungsausgang wird als zweite Version automatisch entweder die komplette ZUGFeRD-PDF (die Sie an den Rechnungsempfänger versenden) oder die Kontrollansicht der X-Rechnung, E-Rechnung NL bzw. des Peppol BIS Billing-Formats abgespeichert.
• So werden die Inhalte der E-Rechnungen zukünftig auch ohne externe Programme sichtbar und für die täglich Arbeit im Büro oder der Baustelle nutzbar gemacht.
• Formell handelt es sich bei der Kontrollansicht und Sichtkopie um sogenannte Mehrstücke der Originalrechnung.
  

Ablage der Ausgangsrechnungen als Versionen in der Bauakte:

Ablage in der Bauakte mit Anzeige der Sichtkopie:

An Ihre E-Rechnung können Sie bei der Ausgabe Dateianhänge hinzufügen. Diese werden direkt über die Druckeinstellungen beim Rechnungsdruck eingefügt. Die Dateianhänge werden dabei direkt in die XML-Datei geschrieben. Es werden die Formate JPG, PNG, PDF, PDF-A, XLSX, CSV und ODS unterstützt und es können mehrere Dateien angehängt werden. Bitte beachten Sie die Größenvorgaben für XML-Dateien Ihres Auftraggebers.

In der Bauakte sind die mit Anhängen erzeugten E-Rechnungen mit einer Büroklammer gekennzeichnet. Über eine Auswahlliste können Sie sich die vorhandenen Anhänge im Vorschaufenster der Bauakte anzeigen lassen.

Bei Bedarf können Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste die Anhänge aus der XML exportieren und im Dateisystem speichern.

In den strukturierten Daten der XML wird aktuell nur der Umsatzsteuerbetrag für das gesamte Bauvorhaben ausgewiesen. Entsprechende Felder für die Ausweisung der Umsatzsteuer für bereits erhaltene Zahlungen sind bislang in der E-Rechnung noch nicht berücksichtigt.

In seinem Anwendungsschreiben vom 15.10.2024 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in diesem Punkt Rechtssicherheit für den Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger geschaffen.

In Abschnitt 3.4 End- oder Restrechnung bei zuvor erteilten Voraus- und Anzahlungsrechnungen (Punkte 47 und 48) stellt das BMF klar, dass es nicht beanstandet wird, … wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als E-Rechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang im Sinne von Abschnitt 14.8 Absatz 8 Nummer 2 UStAE als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist.

Diesem Erlass kommen wir wie folgt nach:

• Ab Version 2026 wird bei Ausgabe der E-Rechnungsformate X-Rechnung, E-Rechnung NL und Peppol BIS Billing automatisch die Kontrollansicht.PDF als Dateianhang (rechnungsbegründende Unterlage) in die XML-Datei geschrieben.
• Diese beinhaltet auch die Zahlungsaufstellung mit Ausweisung der Umsatzsteuer für die zuvor erhaltenen Zahlungen.
• Das o.g. Verfahren kommt bei Abschlagsrechnungen ab der 2. AR sowie bei Teil- und Schlussrechnungen im kumulativen Verfahren zum Tragen.
• Unter der Voraussetzung das Programmparameter 70.20.160 Dartstellung des Rechnungsfußes auf den Wert 1 oder 2 gesetzt ist.

Nach Erstellung der E-Rechnung, egal in welcher Ausgabeart, können Sie diese Rechnung über das Baustellenkonto erneut drucken. Dabei stehen Ihnen sowohl die PDFs als auch die XML Datei zur Verfügung. Über die rechte Maustaste erreichen Sie den Wiederholungsdruck.

¹ Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
² Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Rund um das Thema E-Rechnung gibt es eine Vielzahl an Begriffen und Abkürzungen. In diesem Glossar erklären wir Ihnen die gängigsten Begriffe.

Printmanagement
Voraussetzungen für E-Rechnungen
Glossar E-Rechnung