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Wie kann ich meine Datenbank bereinigen?
Sie können Ihre Datenbank komfortabel mithilfe unserer intuitiven Komfortsuche bereinigen, die Sie jeweils innerhalb des entsprechenden Programmteils DATAflor Bauakte, Nachkalkulation, Projektverwaltung und Adress-Manager aufrufen können.
Nachfolgend führen wir Sie Schritt für Schritt durch den effizienten Bereinigungsprozess der jeweiligen Komfortsuche. Bitte befolgen Sie diese Anweisungen sorgfältig, um die Datenintegrität zu wahren und die DSGVO-Vorschriften einzuhalten.
Schritt 1: Vorbereitung
Benutzerrechte prüfen: Bevor Sie mit der Datenbankbereinigung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Benutzerrechte verfügen. Nur Benutzer mit den Rechten Administrator können Daten über die jeweilige Komfortsuche löschen.
DSGVO-Konformität und internes Löschkonzept: Bitte berücksichtigen Sie vor dem Durchführen des Löschvorgangs die Einhaltung der DSGVO-konformen Löschfristen und Aufbewahrungsfristen sowie die Einhaltung Ihres unternehmensinternen Löschkonzepts.
Datensicherung: Es wird dringend empfohlen, vor der Löschung eine Datenbanksicherung per DB-Copy durchzuführen. Beachten Sie, dass eine Wiederherstellung gelöschter Daten andernfalls nicht möglich ist.
Sie können in den Komfortsuchen alle oder ausgewählte Datensätze markieren, indem Sie mit Klicken in die erste Spalte der Tabelle einen, mit Strg bzw. Shift mehrere oder mit Strg + A alle Datensätze in der Tabelle selektieren.
Schritt 2: Bereinigung der DATAflor Bauakte
- Öffnen Sie in der DATAflor Bauakte die Komfortsuche, um die darin enthaltenen Dokumente und Wiedervorlagen zu löschen.
- Anschließend öffnen Sie auf einem markierten Datensatz das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen oder klicken im Menü Suche auf
. Alternativ dazu können Sie auch die Entf-Taste Ihrer Tastatur nutzen. 
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl in der nachfolgenden Abfrage mit [Ja], um die selektierten Dokumente und Wiedervorlagen zu löschen.
Gelöschte Dokumente werden zunächst in den Papierkorb der DATAflor Bauakte verschoben. Im Papierkorb können Sie die Dokumente dann endgültig löschen oder wiederherstellen.
Schritt 3: Bereinigung der Nachkalkulationen
Zum Löschen von Nachkalkulationsdaten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Jahresweise löschen oder mit Hilfe der Komfortsuche Nachkalkulation:
- Anschließend öffnen Sie auf einem markierten Datensatz das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen oder klicken im Menü Suche auf. Alternativ dazu können Sie auch die Entf-Taste Ihrer Tastatur nutzen.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl in den zwei nachfolgenden Abfragen mit [Ja], um die selektierten Nachkalkulationsdatensätze unwiderruflich zu löschen.
Sie können sich in der Löschhistorie einen Überblick über die getätigten Löschvorgänge der Nachkalkulationsdatensätze verschaffen.
Schritt 4: Bereinigung der Projektverwaltung
- Öffnen Sie in der Projektverwaltung die Komfortsuche, um Ihre bestehenden LVs zu löschen.
ACHTUNG: Gelöschte LVs werden in der Tagesplanung des Baustellen-Managers nicht mehr angezeigt. Alle dem LV zugeordneten Daten aus Vorkalkulation, Beschaffung, Mengenansätze, Mengennachweise, Taglöhne sowie Nachkalkulationsdatensätze werden ebenfalls gelöscht. Erfasste Material- und Pflanzenlieferscheine, die einer Eingangsrechnung zugeordnet sind, werden nach dem Löschen vom Anwender in der Aufteilungsbuchung in der Lieferantenrechnung im Rechnungseingang mit dem Vermerk „gelöscht“ versehen.
Dazugehörige Dokumente und Wiedervorlagen werden in der DATAflor Bauakte nicht gelöscht, da diese ggf. auch anderen Projekten zugeordnet sein können. Diese können separat über die DATAflor Bauakte bereinigt werden (siehe Schritt 2).
- Starten Sie die Suche und markieren Sie die zu löschenden LVs.
Aktivieren Sie die Spalte Letzte Verwendung in der Tabelle durch Klicken auf
, um Ihre LVs schnell anhand Ihrer letzten Verwendung zu sortieren.
- Anschließend öffnen Sie auf einem markierten Datensatz das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen oder klicken im Menü Mehrfachbearbeitung auf. Alternativ dazu können Sie auch die Entf-Taste Ihrer Tastatur nutzen.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl in den zwei nachfolgenden Abfragen mit [Ja], um die selektierten LVs unwiderruflich zu löschen.
Folgende LVs können systembedingt nicht gelöscht werden:
- LVs der Geräteverwaltung
- LVs des Lagers
- LVs, die aktuell in der Bearbeitung sind
Sollten Sie versuchen LVs zu löschen, die blockiert werden, wird Ihnen der dazugehörige Grund aufgezeigt und Sie können den Löschvorgang nach dem Filtern der gesperrten LVs mit [Geblockte LV(s) filtern] fortführen.
Sie können sich in der Löschhistorie einen Überblick über die getätigten Löschvorgänge der LVs verschaffen.
Das Löschprotokoll der gelöschten Rechnungen finden Sie weiterhin in der Projektverwaltung durch die Auswahl des Rechnungslöschprotokolls.
Schritt 5: Bereinigung des Adress-Managers
- Öffnen Sie im Adress-Manager die Komfortsuche, um Ihre bestehenden Adressen zu löschen.
Voraussetzungen: Folgende Bedingungen für das Löschen einer Adresse sind notwendig:
- Keine vorhandenen Projekte, Objekte, LVs
- Keine vorhandenen Unteradressen (samt LVs)
- Keine Sperrung durch die Eigenschaft Auftragnehmer und/oder Mitarbeiter
- Keine aktuelle Bearbeitung der Adresse
- Um die Eigenschaft Auftragnehmer zu entfernen, müssen Sie vorher alle dem Auftragnehmer zugeordenten LVs mithilfe der Komfortsuche der Projektverwaltung sowie alle dem Auftragnehmer/Lieferanten zugeordenten Lieferantenrechnungen löschen.
- Um die Eigenschaft Mitarbeiter zu entfernen, müssen Sie vorher alle Nachkalkulationsbuchungen des Mitarbeites mithilfe der Komfortsuche der Nachkalkulation löschen sowie den Status Benutzer im Feld Konto aktiv durch Auswahl des Eintrags Nein deaktivieren.
- Starten Sie die Suche und markieren Sie die zu löschenden Adressen.
Aktivieren Sie die Spalte Letzte Verwendung und Anzahl LVs (inkl. archivierter LVs) in der Tabelle durch Klicken auf
, um Ihre LVs entsprechend zu sortieren.
- Anschließend öffnen Sie auf einem markierten Datensatz das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen oder klicken im Menü Mehrfachbearbeitung/Export auf. Alternativ dazu können Sie auch die Entf-Taste Ihrer Tastatur nutzen.
- Bestätigen Sie Ihre Auswahl in den zwei nachfolgenden Abfragen mit [Ja], um die selektierten Adressen unwiderruflich zu löschen.
Sollten Sie versuchen Adressen zu löschen, die blockiert werden, wird Ihnen der dazugehörige Grund aufgezeigt. Diese Adressen können Sie nach einer Bereinigung der aufgezeigten Datensätze über die jeweilige Komfortsuche des betroffenen Programmteils löschen. Mit der Auswahl [Ja] können Sie den Löschvorgang der Adressen, die nicht blockiert werden, fortführen.
Sie können sich in der Löschhistorie einen Überblick über die getätigten Löschvorgänge der Adressen verschaffen.
