Ab 1. Januar 2025 besteht eine Annahmepflicht für E-Rechnungen (ZUGFeRD und X-Rechnung):

• Eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ist eine PDF Datei mit einer XML Datei. ZUGFeRD-Rechnungen können Sie wie gewohnt mit der DATAflor Bauakte oder dem Digitaler Posteingang verarbeiten und verwalten.
• Einige Auftragnehmer verwenden das Format X-Rechnung, für das in der Regel eine separate Sichtkopie oder ein Viewer benötigt wird. Für alle, die DATAflor BUSINESS mit dem Modul DATAflor Bauakte nutzen, steht für Version 2025 eine Erweiterung in der Bauakte zur Verfügung, welche für die importierten X-Rechnungen eine Sichtkopie erstellt.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, in welchen Workflows und an welchen Stellen für X-Rechnungen die Sichtkopie erstellt wird.
Da die Daten beim Auslesen in der Cloud geprüft werden, kann dieser Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sollte es einmal nicht möglich sein, eine Sichtkopie darzustellen, liegt dies möglicherweise daran, dass es sich nicht um eine X-Rechnung handelt. In diesem Fall erscheint der Hinweis „Sichtkopie erzeugen nicht möglich„.

• Beim Einlesen einer X-Rechnung in den Digitalen Posteingang werden die Rechnungsdaten aus der XML-Datei automatisch ausgelesen und für die Eingangsrechnungserfassung in den Eingabefeldern vorbelegt. Dabei wird automatisch eine Sichtkopie erstellt, welche die Rechnungsdaten in Form einer PDF-Datei darstellt und sich bspw. mit Stempeln oder/und Kommentaren versehen lässt.
• Die Sichtkopie wird automatisch als erste Version zur importierten XML-Datei in Ihrer DATAflor Bauakte abgelegt.
• Nach Abschluss der Eingangsrechnungserfassung über den Digitalen Posteingang wird die Sichtkopie im Rechnungseingang Ihres DATAflor BUSINESS zur erfassten Eingangsrechnung angezeigt.

Nutzen Sie die DATAflor Bauakte und den Zahlungsverkehr Kreditoren, empfehlen wir Ihnen folgende Vorgehensweise:

1. zwischengespeicherte Lieferantenrechnung anlegen
   Legen Sie nach dem Empfang der X-Rechnung als ersten Schritt im Rechnungseingang Ihres DATAflor BUSINESS eine Zwischengespreicherte Lieferantenrechnung zum Lieferanten an.
2. X-Rechnung importieren inkl. automatischem Erstellen der Sichtkopie
   Markieren Sie als nächsten Schritt im Rechnungseingang die zwischengespeicherte Rechnung aus und klicken im Menü Rechnungseingang auf Importieren. Wählen Sie die X-Rechnung (XML-Datei) aus und legen im Dialog der Bauakte die Angaben zum Dokument wie Bezeichnung, Kategorie, Dokumentenart usw. fest. Beim Import der XML-Datei wird automatisch eine Sichtkopie der XML-Datei erstellt, welche die Rechnungsdaten in Form einer PDF-Datei darstellt.
3. Sichtkopie anzeigen
   Nach erfolgreichem Erstellen der Sichtkopie wird der Dialog Sichtkopie wird erzeugt geschlossen und durch Klicken auf Öffnen im Menü können Sie die Sichtkopie ansehen. Die PDF-Datei wird im Standard-PDF-Programm Ihres Betriebssystems zur Ansicht geöffnet.
4. Eingangsrechnungserfassung abschliessen
   Vervollständigen Sie in der zwischengespeicherten Lieferantenrechnung die fehlenden Informationen und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klicken auf Speichern im Menü.

Sie können X-Rechnungen über zwei Wege in Ihre DATAflor Bauakte importieren: komfortabel und einfach geht es mit der Funktion Drag & Drop sowie über die Funktion Importieren.
Im nächsten Schritt wird der Dialog der Bauakte geöffnet. Überprüfen Sie die Bezeichnung, wählen die Kategorie, Dokumentenart aus und ergänzen nach den Vorgaben Ihres Unternehmens die entsprechenden Angaben und klicken auf [OK].
Die XML-Datei wird gespeichert und automatisch eine Sichtkopie erstellt, welche die Rechnungsdaten in Form einer PDF-Datei darstellt.


Die Sichtkopie wird automatisch als erste Version zur importierten XML-Datei in Ihrer DATAflor Bauakte abgelegt. Sie können die Sichtkopie in der Vorschau anschauen, in der Komfortsuche weiterbearbeiten sowie als PDF-Datei öffnen. Dabei bleibt die XML-Datei immer als Original-Version erhalten.


X-Rechnungen können rechnungsbegleitende Unterlagen (wie bspw. PDF´s, Bilder, o.ä.) beinhalten. Technisch sind dies Dateien, die in die XML-Datei eingebettet sind. Ob eine X-Rechnung diese zusätzlichen Daten enthält, wird Ihnen in der Sichtkopie angezeigt.


Zum Ansehen der rechnungsbegleitenden Unterlagen (eingebetteten Dateien) öffnen Sie die Sichtkopie durch Doppelklick im Standard-PDF-Programm Ihres Betriebssystems (z.B. Adobe Reader). Durch Klicken auf die Anlagen können Sie diese öffnen und weiterverarbeiten.

Installieren Sie den Ultramarin eRechnung Viewer, um sich X-Rechnungen anzeigen zu lassen. Alternativ dazu stellt das ELSTER-Portal zum Anzeigen von X-Rechnungen die Webanwendung elster eRechnung Viewer zur Verfügung.

Ultramarinviewer

1. Laden Sie von der Website Ultramarin eRechnung Viewer und klicken Sie auf Download. (Hinweis: Sollte der Link nicht funktionieren, versuchen Sie es alternativ mit einem anderen Browser)
2. Zur Installation des Ultramarin eRechnung viewers folgen Sie den angezeigten Anweisungen.
   
3. Öffnen Sie den Ultramarinviewer.
   
4. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Rechnung aus Ihrem Rechnungseingangsordner auf den Ultramarinviewer. Die Rechnungsdaten werden im Viewer angezeigt.
   

elster eRechnungsViewer
Starten Sie die Webanwendung und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste die Rechnung aus Ihrem Rechnungseingangsordner auf den elster eRechnung Viewer. Die Rechnungsdaten werden im Viewer angezeigt.