Wie setze ich die EU-Verordnung zur Vermeidung von Fehlüberweisungen am besten um?

Die neue EU-Verordnung zur Vermeidung von Fehlüberweisungen und Zahlungsbetrug verpflichtet Banken dazu bei der Ausführung von Überweisungen die Überweisungsdaten zu überprüfen: Der Name des Kontoinhabers muss mit der verwendeten IBAN übereinstimmen. Das gilt für die Bankverbindung des Zahlungspflichtigen und für die Bankverbindung des Geldempfängers.

Zur eindeutigen Übermittlung der Adressdaten wurde das neue Format PAIN.001.001.09 entwickelt, in welchem die Adressdaten in eindeutig strukturierten Adressfeldern definiert werden. Das bisherige Format PAIN.001.001.03 ist bis spätestens November 2026 weiter gültig und wird parallel zum neuen Format verwendet.
Einige Banking-Programme/-Plattformen unterstützen lediglich den Import des neuen Formats, andere nur das bisherige Format.

Im Folgenden haben wir Ihnen einen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie in DATAflor BUSINESS Ihre Bankdaten schnell prüfen und ggf. überarbeiten können und wie Sie am besten mit der Format-Auswahl bei der SEPA-Übergabe vorgehen.

1. Kontoinhaber der eigenen Bankverbindungen prüfen

Prüfen Sie innerhalb der Finanzverwaltung, dass für Ihre eigenen Bankverbindungen im Feld Kontoinhaber der Name eingetragen ist, zu dem die Bank Ihr Konto führt.

2. Kontoinhaber der Bankverbindungen der Lieferanten prüfen

Der Name im Feld Kontoinhaber muss exakt mit dem bei der Bank hinterlegten Namen übereinstimmen. In den meisten Fällen wird er mit dem Firmennamen identisch sein, muss er aber nicht. Schon kleine Abweichungen, wie z. B. Zusätze wie „Berlin“ oder „Abteilung Einkauf“, können zu Verzögerungen führen. Fragen Sie bei Ihren Lieferanten nach oder prüfen Sie, ob auf einer Eingangsrechnung des Lieferanten zur IBAN der Kontoinhaber explizit angegeben ist.

In der Komfortsuche der Adressen können Sie sich eine Übersicht über die Kontoinhaber Ihrer Lieferanten verschaffen, die Bankdaten prüfen und ggf. nacheinander bearbeiten.

Um im Suchergebnis alle Ihre Lieferanten anzuzeigen, aktivieren Sie in der Suchkategorie Adresseigenschaft die Option Auftragnehmer/Lieferant.
Um die Bankdaten anzuzeigen, fügen Sie dem Tabellenlayout über die Funktion Spaltenauswahl die Spalten der Gruppe Hautbankverbindung hinzu und entfernen nicht benötigte Spalten.
Um zuerst die Lieferanten zu überprüfen, für die Sie in DATAflor BUSINESS in jüngerer Vergangenheit Daten erfasst haben, fügen Sie dem Tabellenlayout die Spalte Letzte Verwendung hinzu und sortieren die Liste absteigend nach der Spalte, so dass die aktuellen Lieferanten an oberster Stelle stehen.
Das definierte Tabellenlayout können Sie speichern, um es ggf. zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen zu können.
Um die Liste auf die Lieferanten einzuschränken, zu denen Sie eine Bankverbindung hinterlegt haben, filtern Sie die Einträge der Tabelle in der Spalte IBAN nach „DE“ (für deutsche Lieferanten).
Prüfen Sie die Daten in der Spalte Kontoinhaber auf ihre Richtigkeit.
Um schnell nacheinander mehrere Lieferantendaten bearbeiten zu können, öffnen Sie einen Lieferanten über die Funktion Adresse in neuer Registerkarte öffnen.
Öffnen Sie die Registerkarte Details > Bank und nehmen Sie ggf. Ihre Änderung vor.
Navigieren Sie nun über die Schalter zur vorigen bzw. nächsten Adresse des Suchergebnisses, aus dem Sie die Adresse geöffnet haben.
Durch Aktivieren der Registerkarte Adresse suchen wechseln Sie direkt zum Suchergebnis Ihrer zuvor ausgeführten Suche zurück.

Umgang mit für SEPA-Nachrichten ungültigen Sonderzeichen im Kontoinhaber:
Die Banken erlauben für den Namen des Kontoinhabers die Verwendung von Sonderzeichen. In BUSINESS kann der Name des Kontoinhabers genauso eingetragen werden. SEPA ist allerdings ein XML-Format, welches manche Sonderzeichen nicht unterstützt. Davon betroffen ist beispielsweise das Zeichen &, welches häufig im Kontoinhaber von Firmen vorkommt: Beispielfirma GmbH & Co. KG.
Beim Erstellen der SEPA-Datei werden Sonderzeichen, die in SEPA-Nachrichten nicht gültig sind, automatisch in gültige Zeichen umgewandelt (z.B. & wird durch + ersetzt). D.h. im obigen Beispiel würde als Kontoinhaber Beispielfirma GmbH + Co. KG übermittelt werden. Je nach Prüfverfahren bei Ihrer Hausbank könnte dies als nicht zur IBAN passender Kontoinhaber erkannt werden.
Sollte Ihre Hausbank auf Grund von Sonderzeichen im Kontoinhaber einen Überweisungsauftrag ablehnen, teilen Sie uns dies bitte mit und senden uns den Hinweis, der Ihnen bei der nicht erfolgreichen Verifizierung des Kontoinhabers angezeigt bzw. ausgegeben wurde, per Support-Tool mit.

3. SEPA-Format durch Probe-Ausgabe in Empfängersoftware prüfen

Mit Ausgabe einer SEPA-Datei werden in DATAflor BUSINESS zur Lieferantenrechnung Zahlungsausgangsbuchungen gespeichert und die Lieferantenrechnung wird mit Status bezahlt bzw. gebucht gekennzeichnet. Die Zahlungsausgangsbuchungen können nicht unabhängig von der Lieferantenrechnung gelöscht werden, d.h. es ist nicht möglich die SEPA-Ausgabe für eine Lieferantenrechnung mehrmals auszuführen.

Wenn Sie sich unsicher sind, welches SEPA-Format Ihre Empfängersoftware benötigt, erstellen Sie zunächst eine Probe-Version der SEPA-Datei. Wählen Sie dazu das gewünschte Format aus und aktivieren Sie die Option Probeausgabe. Es wird eine SEPA-Datei erstellt, aber in DATAflor BUSINESS noch keine Zahlungsausgangsbuchungen gespeichert und die Lieferantenrechnung bleibt weiter im Status offen.

Importieren Sie die Probeausgabe der SEPA-Datei versuchsweise in Ihre Empfängersoftware (z.B. Banking-Programm/-Platform).
Setzen Sie nach erfolgreichem Import die Probezahlungen in der Empfängersoftware zurück, um versehentliches doppeltes Bezahlen der Lieferantenrechnungen zu vermeiden.

4. SEPA-Datei mit Zahlungsausgangsbuchungen erstellen

Nach erfolgreichem Import der Probedatei in Ihre Empfängersoftware deaktivieren Sie für die SEPA-Ausgabe die Option Probeausgabe, erstellen Sie die endgültige SEPA-Datei inkl. der Zahlungsausgangsbuchungen zur Lieferantenrechnung in DATAflor BUSINESS, importieren Sie die Datei in Ihre Empfängersoftware und weisen Sie dort die Überweisung/en an.

Für die SEPA-Übergabe im Format PAIN.001.001.09 können Sie wählen, ob die Zahlungsausgänge auf Ihrem Kontoauszug als Einzelbuchungen (je Zahlungsvorgang 1 Eintrag) oder als Sammelbuchung (1 Eintrag über Summe aller Zahlungsvorgänge) ausgewiesen werden.

Für die Verarbeitung als Einzelbuchungen aktivieren Sie die Option Einzelbuchungen.
Deaktivieren Sie die Option, um die Zahlungsausgänge als Sammelbuchung zu verarbeiten.