E-Rechnung Bund Österreich

Beschreibung

Zur Verwendung der Programmfunktion e-Rechnung an den BUND benötigen Sie eine Anpassung der Stammdaten-Adressen in DATAflor BUSINESS.

Die Überarbeitung der Adressen ist nur für Ihre Auftraggeber notwendig, die auch eine E-Rechnung von Ihnen verlangen.

Die Hinterlegung der Programmsteuerung an der Auftraggeber-Adresse dient als Vorbelegung und kann bei jeder E-Rechnung individuell angepasst werden.

DATAflor BUSINESS verwendet zur Rechnungseinbringung das „Upload-System“, d.h. die E-Rechnung wird als XML-Datei erzeugt und muss manuell im Portal vom BUND eingelesen, bzw. eingestellt werden. Der BUND kontrolliert schon beim Einlesen der Datei auf Formatfehler und erstellt eine Feedback-Datei, welche an die hinterlegte Absender-Emailadresse verschickt wird.

Diese Antwortmail ist von Ihnen inhaltlich zu prüfen, deshalb erfolgt die Erstellung der E-Rechnung grundsätzlich nur im Anschluss eines „Echtdruckes“ der jeweiligen Ausgangsrechnung.

Der BUND erwartet die E-Rechnung in einem definierten Format, welches wiederum einen Teil der Funktionen aus DATAflor BUSINESS ausschließt, bzw. inhaltlich beim Einlesen verändert.

Diese Funktionen sind nachfolgend beschrieben.

Voraussetzungen

Lizenz einspielen

Aktuelle Anwenderlizenz um das Produkt E-Rechnung (Austria) erweitern, einspielen und je Client aktivieren.

Lieferantennummer

Unter Adresse / Details / Auftraggeber / Lieferanten-Nr. wird Ihre vom BUND vergebene Lieferantennummer eingetragen. Es handelt sich um acht Ziffern.

Aktivierung

Unter Adresse / Details / Auftraggeber / e-Rechnung wählen Sie die Option „e-Rechnung an den BUND (Österreich)„

Mailadresse

Als Mailadresse für die Antwortmail vom BUND, wird die hinterlegte E-Mail-Adresse vom angemeldeten Benutzer verwendet.
Unter Adressen / Mitarbeiter / Registerkarte Details / Registerkarte Adresse wird unter Internet / E-Mail die E-Mail-Adresse eingerichtet. Wenn zu dieser Adresse mehrere E-Mailadressen eigerichtet sind, wird immer die Hauptadresse „E-Mail“ verwendet.

Auftragsreferenz

Unter Projektverwaltung / Auftrags-LV / Auftrag tragen Sie statt der üblichen LV-Nr. die eigentliche Auftragsreferenznummer ein.



Derzeit sind mindestens vier verschiedene Varianten innerhalb der Auftragsreferenz bekannt. Wir erläutern die Varianten, weil nicht jede Auftragsreferenz auch eine Positionsreferenz erfordert:

10-stelliger numerischer Wert

z. B. 4700000001 (Bestellnummer aus dem HV-System). Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten. Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben. Mit der Bestellnummer wird die E-Rechnung im HV-System automatisch direkt der Bestellung und somit der bestellenden Organisation zugeordnet und ein vollständig erfasster Rechnungsbeleg erzeugt.

10-stelliger numerischer Wert mit zusätzlicher Einkäufergruppe

z.B. 4700000001:Z01 (Bestellnummer aus dem HV-System). Diese Variante ist hauptsächlich im Zusammenhang mit Sammelrechnungen relevant (die aber von ER>B noch nicht unterstützt werden). Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten. Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben.

3-stelliger alphanumerischer Wert

z. B. Z01 (Einkäufergruppe - EKG) Die EKG ist die kleinste organisatorische, finanzielle Einheit im HV-System. Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden. Mit der EKG wird die E-Rechnung im HV-System automatisch der bestellenden Organisation zugordnet und ein teilweise vorerfasster Rechnungsbeleg erzeugt.

3-stelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher internen Referenz

z. B. Z01:111599-0099-V-3-2099 (EKG: interne Referenz). Die Einkäufergruppe und die interne Referenz sind unbedingt durch einen Doppelpunkt ohne Leerzeichen zu trennen. Die interne Referenz kann eine Aktenzahl, eine Vertragsnummer aber auch eine Bestellnummer (in diesem Fall wird die Rechnung jedoch nicht automatisch auf die Bestellung bezogen) sein. Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden.

In BUSINESS sind derzeit unter LV-Nr. nur 16 Zeichen möglich, sollten Sie jedoch eine der Varianten mit einer längeren Auftragsreferenz verwenden, so müssen Sie den Wert im dafür vorgesehenen Datenfeld im Druckdialog vor der Erstellung der XML-Datei einfügen.

Bestellpositionsnummer

Sollte es notwendig sein, dass Sie nicht nur eine Auftragsreferenz, sondern auch eine Bestellpositionsnummer angeben müssen, so sollten Sie zuerst die „LV-Grunddaten“ einrichten.

Gestalten Sie das LV nur mit Positionen. Der BUND unterstützt keine Hierarchiestufen. Die Anzahl der Positionen ist zudem noch auf 999 Stück je Rechnung begrenzt, somit wäre eine Stellenanzahl von 3 sehr ratsam. Mehr als 3 Stellen sollten Sie auch nicht verwenden, da sonst der Import die Ziffernlänge abschneidet. Verwenden Sie innerhalb der Positionsnummer nur Zahlen, keine Punkte, etc.

Die Steuerung zur Verwendung der Bestellpositionsnummern findet erst im späteren Druckdialog, vor der Erstellung der XML-Datei statt.

Erst wenn der Haken zur Option „Rechnungspositionsnummer als Bestellpositionsnummer verwenden“ gesetzt ist, wird der XML-Datei auch die Bestellpositionsnummer beigefügt.

Ust-IdNr. (eigene Firma)

Die UST-ID des Rechnungsstellers wird erst im Druckdialog, vor der Erstellung der XML-Datei im vorgesehenen Datenfeld eingetragen.

Anwendung

  • Richten Sie den Rechnungsempfänger ein.
  • Hinterlegen Sie Ihre Mailadresse für die Antwortmail
  • Erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnung wie gewohnt in DATAflor BUSINESS
  • Berücksichtigen Sie die Regeln der E-Rechnung
    • Hierarchiestruktur
    • Positionslänge und Zusammensetzung, etc.
  • Bei Erstellung der Ausgangsrechnung wird entschieden, ob auch eine E-Rechnung erzeugt wird. Aktivieren Sie vor dem Druck den Haken zur Option „e-Rechnung erzeugen“

  • Nach erfolgtem Rechnungsdruck erscheint dieser Dialog zur Erstellung der E-Rechnung:

Dieser Dialog hat in erster Linie eine Kontrollfunktion. Die angezeigten Felder vermitteln einen Überblick auf die notwendigen Pflichtfelder zur Erstellung der E-Rechnung.
Überprüfen Sie bitte die Datenfelder auf inhaltlichen Sachverhalt und Vollständigkeit. Die Einträge werden i.d.R. vorbelegt, sind aber in dieser Maske teilweise änderbar.
Über den Dateinamen können Sie den Speicherpfad der XML-Datei einrichten. Mit Klick auf „Erstellen“ wird die E-Rechnung erzeugt.

  • Durch den Klick auf „Erstellen“ erzeugen Sie die E-Rechnung im XML-Fomat, wenn Sie den Haken „Ordner nach Fertigstellung öffnen“ setzen, können Sie die Datei direkt weiterverarbeiten.
  • Das Einbringen der XML-Datei im Portal von „erb“ führen Sie bitte nach deren Vorgaben aus.
  • Der Wiederholungsdruck im Baustellenkonto erzeugt nicht nur eine weitere Rechnungskopie, sondern ist auch in der Lage eine Kopie der E-Rechnung zu erzeugen.
  • Nachträgliche Kontrolle über alle E-Rechnungen ist über das erweiterte Baustellenkonto möglich.

Unter den Registerkarten „Offene Posten“ und „Rechnungen“ befinden sich im erweiterten Baustellenkonto die zusätzlichen Spalten: Auftragsreferenz – Lieferantennummer – Email – Erstellungsdatum – Kontoverbindung. Diese Angaben werden zur jeweiligen Rechnung gespeichert.
Bei der Betrachtung eines Debitorenkontos erhalten Sie alle E-Rechnungen in Übersicht. Die Spaltenköpfe sind sortierbar und je nach Lizenz auch filterbar.

Besondere Regelungen

DATAflor BUSINESS hat ein sehr umfangreiches Leistungsspektrum in Sachen Bauabrechnung.
Der BUND in Österreich verlangt die verpflichtende elektronische Rechnungslegung an seine Bundesdienststellen und hat eine entsprechende Formatbeschreibung vorgegeben.
Leider kann eine E-Rechnung an den BUND nicht den vollen Umfang von DATAflor BUSINESS verarbeiten. Damit Sie erfolgreich Ihre E-Rechnungen beim BUND einbringen können, bitten wir Sie nachfolgende Regeln zu beachten:

  • Auftragsreferenz:
    je Rechnung können Sie nur eine Auftragsreferenz verwenden. Beinhaltet Ihre Dienstleistung mehrere Auftragsreferenzen, müssen Sie gesonderte E-Rechnungen anfertigen. Sie müssen nicht jedes Mal die LV-Nummer ändern (Datenfeld für die Auftragsreferenz) Sie können auch im späteren Druckdialog, vor der Erstellung der XML-Datei die jeweilige Auftragsreferenz manuell vergeben.

  • Der Leistungstext der Rechnungspositionen wird auf die erste Zeile reduziert und auch nur mit max. 55 Zeichen dargestellt.

  • LV-Struktur A:
    • Wenn die Auftragsreferenz KEINE Bestellpositionsnummer verlangt, dann können Sie zwei Hierarchiestufen (Titel+Position) verwenden.
    • Empfehlung: den Titel mit einer Ziffer und die Positionen mit zwei Ziffern.
    • Hinweis: Die Titelsumme wird nach dem Import vom BUND nicht mehr gebildet, es gibt nur eine Rechnungssumme.

  • LV-Struktur B:
    • Wenn die Auftragsreferenz jedoch nach der Bestellpositionsnummer verlangt, dann können Sie KEINE Hierarchiestufen verwenden.
    • Empfehlung – schalten Sie die Hierarchiestufen in den LV-Grunddaten ab und setzen die Ziffernlänge der Positionen auf max. 3 Stellen.

  • Nachtragsangebote müssen die gleiche LV-Struktur aufweisen wie das Haupt-LV.

  • Rabatt auf das gesamte LV wird positiv wie negativ in der Endsumme gewertet und in der Antwortmail als „Abzug“ oder „Aufschlag“ gesondert aufgeführt.

  • Ein Zuschlag auf Titel korrigiert direkt die betroffenen Positionen des Titels.
    • Der Anhang der E-Rechnung listet die Korrektur je Position auf.

  • Ein Zuschlag auf letzte Position korrigiert ebenfalls die betroffenen Positionen.
    • Der Anhang der E-Rechnung listet die Korrektur je Position auf.

  • Deckungsrücklass auf Teilrechnungen und Haftungsrücklass wird in der E-Rechnung nicht gesondert ausgewiesen.
    • Achtung: Die Abzüge aus Deckungs- oder Haftungsrücklass werden jedoch in einer gewährten Zahlungskondition berücksichtigt!
    • Empfehlung: Wenn Sie die beiden Elemente verwenden wollen, können Sie die Details zum jeweiligen Rücklass auch im Fußtext hinterlegen.

  • Bankverbindung: Kontrollieren Sie bitte Ihre hinterlegte Bankverbindung in DATAflor BUSINESS.
    • Die E-Rechnung benötigt eine aktuelle Bankverbindung, es wird die Hauptbankverbindung unter Programmdaten / Firmendaten / Finanzverwaltung / Banken verwendet
    • Die Datenfelder IBAN und BIC sind zwingend notwendig.

  • Die Rechnungsart Teilschlussrechnung wird in der E-Rechnung nicht unterstützt. Sie können nur Teilrechnungen und Schlussrechnungen als E-Rechnung einbringen.

  • Negativer Rechnungsbetrag ist nicht zulässig und wird direkt als Gutschrift interpretiert.

  • Wertermittlung in Teilrechnungen und Schlussrechnungen:
    • Der ausgewiesene Rechnungsbetrag entspricht der jeweiligen Wertsteigerung.
    • Der Gesamtleistungsstand wird im Empfängersystem nur im Netto aufgeführt.

  • Ratenzahlung wird von der E-Rechnung nicht unterstützt.

  • Bruttorechnung bzw. Brutto-LV: Eine E-Rechnung kann nur mit einem „Netto-LV“ erzeugt werden, weil ebInterface 4.1 nur Nettowerte zur Verarbeitung erwartet. Eine zusätzliche Neuberechnung der Nettowerte aus einem Brutto-LV verursacht nur unnötige Rundungsdifferenzen. Ein „Netto-LV“ bedeutet, dass das MwSt.-Verfahren auf „ein Steuersatz exkl.“ oder „mehrere Steuersätze exkl.“ eingestellt ist.

  • Mehrere Steuersätze: Sie können eine E-Rechnung auch unter Verwendung von mehreren Steuersätzen gleichzeitig erstellen, jedenfalls mit einem exkl. Steuerverfahren.

  • Faktorpositionen können Sie verwenden, jedoch ist die Darstellung in der E-Rechnung reduziert.
    Ein Beispiel: Sie rechnen Rasen mähen ab. 100 m² zu 0,10 € je m² und das als Faktor wegen 12 maligem Schnitt. In BUINESS stünde 12 x 100 m² x 0,10 € EP = 120 €. In der E-Rechnung werden die Faktoren sofort mit der Menge multipliziert, in der Spalte Anzahl wird in unserem Beispiel dann eine Menge von 1200 m² (12 Schnitte x 100 m²) angegeben.

  • Pflanzlisten können Sie ebenfalls verwenden. Die einzelnen Positionen einer Pflanzliste werden analog in der E-Rechnung gedruckt. Als Erkennungsmerkmal dient dieselbe Positionsnummer der einzelnen Artikel.

  • Skonto: Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von nur einem Skontosatz in Ihrer Ausgangsrechnung. Die Verwendung von Skonto 1+2 wird vom BUND in der E-Rechnung unterschiedlich interpretiert.

  • Die Mengenherkunft zur Abrechnung
    • Mengennachweis hat keinen Einfluss auf die Erstellung einer E-Rechnung. Die positionsübergreifende Verknüpfung, z.B. durch „wie Pos.“ hat keine Auswirkung auf die Bestellpositionsnummer.
    • Auftragsmenge und Mengenansatz können ohne Einschränkung verwendet werden.
    • Pauschalrechnungen können Sie nur verwenden, wenn Sie keine Bestellpositionsnummer verwenden. Die Pauschalrechnung in DATAflor BUSINESS verfügt über keine Positionsnummer, bzw. Positionsbeträge und ist somit nicht konvertierbar, unabhängig von der Verwendung der Bestellpositionsnummern.

      Verwenden Sie die Pauschalrechnungen nur in Verbindung mit den beiden Auftragsreferenzen: 3-stelliger alphanumerischer Wert z. B. Z01 UND 3-stelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher internen Referenz z. B. Z01:111599- 0099-V-3-2099

    • Die Rechnungsart Pauschal (Prozentsatz von Auftragsmenge) bildet eine Ausnahme, denn hierbei bezieht sich die pauschale Funktion nur auf die Mengen der jeweiligen Position. Das Druckbild entspricht eher dem Druck nach normalen Angebotsmengen und kann somit konvertiert werden.