/*Inhalt dieser Seite wird auch auf [..dataflor bauakte:dpe aufgabe bearbeiten] angezeigt*/ /*Inhalt dieser Seite wird auch auf [..dataflor bauakte:dpe digitaler rechnungseingang angezeigt*/ ====== Bildschirmaufbau des Digitalen Posteingangs ====== ===== Beschreibung ===== Der Bildschirm des Digitalen Posteingangs ist in folgende Bereiche aufgeteilt: * die Aufgabenübersicht * die Dateiansicht * die Datenzuordnung/-eingabe * der Feed * und die Funktionen im Menü Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bereiche finden Sie in den folgenden Abschnitten.\\ \\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_bildschirmaufbau.png?750|}} ---- ===== Aufgabenübersicht ===== Für jede in den Digitalen Posteingang importierte Datei, wird automatisch eine Aufgabe erzeugt. In der Aufgabenansicht werden die Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugewiesen sind, tabellarisch angezeigt.\\ \\ In der Tabelle werden zu jeder Aufgabe folgende Informationen angezeigt, die Ihnen bei der Bearbeitung der Aufgabe helfen: * Spalte **Postkorb**: zeigt an, welchem Benutzer bzw. Benutzergruppe die jeweilige Aufgabe zugewiesen ist * Spalte **Workflow**: zeigt an, welchem Workflow die Aufgabe zugeordnet ist * Spalte **Verarbeitungsschritt**: zeigt an, in welchem Verarbeitungsschritt des Workflows sich die Aufgabe befindet, um zu erkennen, was zur Aufgabe erledigt werden soll * Spalte **Eingangsquelle**: zeigt an, wie die Datei in den Digitalen Posteingang importiert wurde * vom Benutzer selbst per Datei-Import, per Drag & Drop oder durch Scannen importiert -> es ist das Wort **Benutzer** angezeigt * Datei wurde über die Verzeichnis-Überwachung importiert -> es ist der Quellenname des Verzeichnisses angezeigt, aus dem die Datei importiert wurde (den Quellenname der überwachten Verzeichnisse definieren Sie in den Einstellungen) * Aufgabe fett angezeigt: kennzeichnet eine Aufgabe als "ungelesen" ==== Aufgabe wechseln ==== Sind in der Aufgabenübersicht mehr als eine Aufgabe vorhanden, können Sie mit folgenden Methoden zwischen den Aufgaben wechseln: * Öffnen Sie in der Aufgabenübersicht die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, per Mausklick. * Im Menü stehen die Funktionen **Erste**, **Vorherige**, **Nächste** und **Letzte** zum Wechsel zwischen den Aufgaben zur Verfügung. * Zudem können Sie mit den Pfeiltasten Ihrer Tastataur zur vorherigen bzw. nächsten Aufgabe wechseln. ==== eigene / alle Aufgaben anzeigen ==== Standardmäßig werden dem aktuellen Benutzer in der Aufgabenübersicht die ihm/ihr zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Die Aufgaben können einem Benutzer auf verschiedenen Wegen zugewiesen werden: * Eine Datei wird über die [[..dataflor bauakte:verzeichnis-ueberwachung]] importiert. Die dazu erzeugte Aufgabe wird dem Benutzer bzw. den Benutzern der Benutzergruppe zugewiesen, der in der [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Workflow-Definitionen|Workflow-Definition]] im Verarbeitungsschritt **Eingang** festgelegt ist. * Die Aufgaben zu den Dateien, die der Benutzer selbst über den [[..dataflor bauakte:datei-import]], per [[..dataflor bauakte:drag and drop]] oder durch Digitalisierung eines Papierdokumentes über die [[..dataflor bauakte:scan-schnittstelle]] in den Digitalen Posteingang aufgenommen hat. * Der Benutzer ist in der [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Workflow-Definitionen|Workflow-Definition]] einem Verarbeitungsschritt zugewiesen oder gehört einer Benutzergruppe an, die einem Verarbeitungsschritt zugewiesen ist. Dem Benutzer werden die Aufgaben angezeigt, die an diesen Verarbeitungsschritt weitergeleitet wurden. * Eine Aufgabe kann an einen anderen Benutzer zur Bearbeitung delegiert werden und werden diesem in der Aufgabenansicht angezeigt. Über die Funktion **Alle Aufgaben** können Benutzer mit dem Benutzerrecht **Alle Aufgaben anzeigen** in der Aufgabenübersicht wahlweise alle Aufgaben aller Benutzer oder nur die eigenen Aufgaben sehen. {{youtube>hkC_cmQWS94?small}}\\ * In der Spalte **Postkorb** wird angezeigt, welchem Benutzer bzw. Benutzergruppe die jeweilige Aufgabe zugewiesen ist. * Jede der angezeigten Aufgaben können Sie stellvertretend für andere Benutzer bearbeiten, weiterleiten und delegieren. * Durch erneutes Klicken auf **Alle Aufgaben** wechseln Sie zurück zur Anzeige Ihrer eigenen Aufgaben.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_alleaufgabenanzeigen.png|}} ==== neue zugewiesene Aufgaben ==== Wurde Ihnen eine oder mehrere Aufgaben neu zugewiesen, wird Ihnen dies mit einem roten Zähler im BUSINESS-Icon in Ihrer Windows-Taskleiste sowie in Ihrem BUSINESS-Programm im Menü **BUSINESS** im Aufruf für den Digitalen Posteingang angezeigt.\\ {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dpe_neueaufgabeeingegangen.png|}} ---- ===== Dateiansicht ===== In der Dateiansicht wird die zur Aufgabe gehörige PDF-Datei zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt. In der Toolleiste der Dateiansicht stehen Ihnen Funktionen zur Einstellung der Ansicht zur Verfügung. Zudem können Sie der PDF-Datei Kommentare hinzufügen und die Bereiche **Dateiansicht** und **Feldzuordnung/-eingabe** tauschen. ==== Ansichtsfunktionen ==== Für die Anzeige der Dateiansicht stehen folgende Funktionen zur Verfügung:\\ * Angezeigte Größe der Datei verändern * Funktionen in der Toolleiste oberhalb der Dateiansicht: Ansicht Originalgröße, Ansicht ganze Seite, Ansicht an Breite anpassen, Ansicht an Höhe anpassen, Ansicht an sichtbaren Bereich anpassen * Funktionen in der Toolleiste unterhalb der Dateiansicht: Zommen über die Lupensymbole sowie durch Eingabe der Prozentzahl\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_ansichtsfunktionen.png|}}\\ \\ * Ansicht drehen: Aktuelle Seite nach links drehen, Aktuelle Seite nach rechts drehen\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_ansichtdrehen.png|}}\\ \\ * angezeigte Seite wechseln * Navigation in der Miniaturansicht: Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_expand.png|}} können Sie eine Miniaturansicht aller Seiten der PDF-Datei öffnen.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_dateiansicht.png|}}\\ Klicken Sie in der Miniaturansicht auf eine Seite, wird diese in der Dateiansicht angezeigt.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_miniaturansicht.png|}}\\ Mit Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_hide.png|}} können Sie die Miniaturansicht wieder schließen. * von Seite zu Seite vorwärts und rückwärts sowie zur ersten oder letzten Seite der Datei blättern oder Seite durch Eingabe der Seitenzahl direkt öffnen\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_ansichtblaettern.png|}} ==== Kommentare hinzufügen ==== Der in der Ansicht angezeigten PDF-Datei können Sie verschiedene Kommentare hinzufügen: * {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_textmarkierung.png|}} - Text farbig markieren * {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_textfeld.png|}} - Textfeld hinzfügen: es stehen die Voreinstellungen zur Auswahl, die im Programmparameter 180.10.30 [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Textkommentare]] definiert sind * {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_postit.png|}} - Digitalen Post-it "aufkleben" * {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_stempel.png|}} - Digitalen Stempel aufsetzen: es stehen die digitalen Stempel zur Auswahl, die im Programmparameter 180.10.20 [[..dataflor bauakte:dpe_einstellungen#Digitale Stempel]] definiert sind Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2022:dataflor_bauakte:dpe:dropdownpfeil.png|}} wählen Sie den gewünschten Stempel bzw. die gewünschte Voreinstellung für das Textfeld. Welcher Stempel bzw. welche Textvoreinstellung zuletzt verwendet wurde, wird gespeichert, so dass Sie mit Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_textfeld.png|}} bzw. {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_stempel.png|}} nacheinander mehrfach den gleichen Stempel bzw. mehrere Textfelder mit gleichen Eigenschaften setzen können. {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_kommentare.png|}} **Kommentare entfernen und bearbeiten** * Bevor Sie die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weiterleiten, können Sie hinzugefügte Kommentare mit **Entf** entfernen sowie Änderungen über {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_rueckgaengigwiederherstellen.png|}} rückgängig machen und wiederherstellen.\\ \\ * Wird eine Aufgabe mit Textmarkierung, Textfeld und/oder digitalem Stempel an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergeleitet, können diese Kommentare vom nächsten Bearbeiter __nicht__ entfernt oder verändert werden. Sie sind fest an der PDF-Datei gespeichert. In Ihrer DATAflor Bauakte wird die PDF-Datei mit den Kommentaren als Version zum Dokument abgespeichert.\\ \\ * Aufgeklebte digitale Post-its können vom Bearbeiter im nächsten Verarbeitungsschritt entfernt und bearbeitet werden. ==== Ansicht tauschen ==== Mit Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:ribbon_arrow_switch_32.png?20|}} im Menü können Sie zwischen folgenden Ansichtsmöglichkeiten wechseln. * Ansicht 1: Dateiansicht links, Datenfelder rechts\\ * Ansicht 2: Datenfelder links, Dateiansicht rechts\\ * Ansicht 3: Aufgabenübersicht und Dateiansicht im extra Fenster (bspw. zur Anzeige auf einem zweiten Bildschirm) Beim nächsten Öffnen des Digitalen Posteingangs wird die zuletzt gewählte Ansicht verwendet. {{youtube>ccMD8mC5XVU?small}}\\ ---- ===== Datenzuordnung/-eingabe ===== Die angezeigten Felder in der Datenzuordnung/-eingabe richtet sich nach dem Workflow, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Im Feld **Workflow** können Sie die Aufgabe einem anderen Workflow zuordnen. ==== Eingabeformulare ==== Für den Workflow **Rechnungseingang** gibt es zwei verschiedene Formulare: Rechnungseingang Basis und Rechnungseingang Details. Welches Formular dem Benutzer angezeigt wird, legen Sie in den Einstellungen in der [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Workflow-Definitionen|Workflow-Definition]] fest.\\ Mit dem Formular **Rechnungseingang Basis** kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.\\ \\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_rechnungseingangbasis.png|}} Auf dem Formular **Rechnungseingang Details** werden alle Felder angezeigt, die zum vollständigen Erfassen von Eingangsrechnungen benötigt werden. Zusätzlich stehen für die Datenerfassung/-zuordnung die Registerkarten **Rechnung aufteilen** und **Lieferscheine zuordnen** zur Verfügung.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_rechnungseingangdetails.png|}} Die Registerkarte **Bauakte** wird für jede Aufgabe angezeigt. Die Felder sind mit den Daten vorbelegt, die Sie in den Einstellungen zur [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen#Vorbelegung Bauakte]] festgelegt haben. Alle Daten sind für jede Aufgabe individuell änderbar.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_registerkartebauakte.png|}} ==== Daten zuordnen und eingeben ==== Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung: * Zur Übernahme von Daten aus der Dateiansicht markieren Sie zunächst das Feld, dass Sie füllen möchten, fahren anschließend mit der Maus in der Dateiansicht auf den Wert, den Sie übernehmen möchten (der Wert wird im Tooltipp angezeigt) und klicken den Wert an. In den Feldern **Belegnummer**, **Notizen** und **Bezeichnung** (des Dokumentes für die Bauakte) können Sie auf diese Weise bei gedrückter **Strg**-Taste mehrere Werte nacheinander übernehmen. * Über die Funktion {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_selektieren.png|}} in der Toolleiste der Dateiansicht können Sie den Wert, den Sie in das Feld übernehmen möchten, durch Aufziehen eines Rechtecks wählen. * Natürlich können Sie den gewünschten Wert auch in das Feld über Ihre Tastatur eintippen. __Beispiel:__ LV-Nummer aus Dateiansicht durch Anklicken in das Feld **LV** übernehmen\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_lvnummeruebenehmen.png|}} ==== Farbige Feldmarkierungen ==== Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein: * grün hinterlegt: Das Feld wurde durch die automatische Felderkennung vom Programm gefüllt. * fetter grauer Rand: Das Feld ist ein Pflichtfeld und muss vom Benutzer ausgefüllt werden, um die Eingangsrechnung buchen zu können. * rot hinterlegt: Der eingetragene Wert ist nicht zulässig. Überfahren Sie das Feld mit der Maus, wird im Tooltipp angezeigt, welcher Fehler vorliegt. * fetter blauer Rand: Dieses Feld ist aktiv. Dateneingaben/-auswahlen erfolgen in dieses Feld. ==== Automatische Felderkennung ==== Die automatische Felderkennung des Digitalen Posteingangs liest die Daten der PDF-Datei der Aufgabe und trägt erkannte Daten in den dazugehörigen Datenfeldern automatisch ein. Die automatisch gefüllten Datenfelder werden grün hinterlegt angezeigt. Daten wie Adresse, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag u.a. können erkannt werden.\\ \\ Wie wird beispielsweise die Adresse automatisch erkannt?\\ Die Felderkennung durchsucht die PDF-Datei, ob eine IBAN erkannt wird. Wird keine IBAN erkannt, wird nach einer Steuernummer gesucht, dann nach USt-ID und wenn keine dieser Daten erkannt wurde, wird nach der Kundennummer gesucht. Sobald ein Wert erkannt wurde, prüft das Programm in welcher Ihrer erfassten Adressen dieser Wert hinterlegt ist. Wird eine Adresse gefunden, wird diese im Digitalen Posteingang automatisch eingetragen. ==== nicht bearbeitbare Felder ==== Ist im Workflow **Rechnungseingang** nach dem Verarbeitungsschritt **Buchung** ein weiterer Verarbeitungsschritt definiert, z.B. um einen Mitarbeiter über erfasste Eingangsrechnungen zu informieren, können die Daten nach dem Buchen der Rechnung nicht mehr verändert werden, da sie bereits für das Abspeichern und Buchen der Rechnung verwendet wurden. Nur im Feld **Notizen** können Sie Änderungen und Ergänzungen für das zugehörige Dokument in der Bauakte vornehmen. ---- ===== Feed ===== Im Feed können zu jeder Aufgabe Nachrichten für den nächsten Bearbeiter erfasst werden. Zudem wird bei jedem Wechsel des Verarbeitungsschritt automatisch protokolliert, welcher Benutzer die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergeleitet hat.\\ \\ Öffnen Sie den Feed durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:icon_expandfeed.png|}} am rechten Bildschirmrand.\\ Die gelbe Markierung zeigt an, dass im Feed manuell erfasste Nachrichten vorhanden sind.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_feedoeffnen.png|}}\\ \\ Tragen Sie Ihre Nachricht in das Feld am unteren Rand des Feeds ein und bestätigen mit **Enter** oder durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2021:dataflor_bauakte:dpe:icon_feedbestaetigen.png|}}.\\ {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:dpe_feedeintragen.png|}}\\ \\ Durch Klicken auf {{:de:produkte:business_2023:dataflor_bauakte:dpe:icon_hidefeed.png|}} können Sie den Feed wieder schließen. Der Feed-Verlauf wird in der [[..dataflor bauakte:start]] zu dem zur Aufgabe gehörigen Dokument gespeichert und in den Dokumenteninformationen auf der [[..dataflor bauakte:dokument_infos#Registerkarte Feed]] angezeigt. ---- ===== Funktionen ===== Im Menü **Digitaler Posteingang** stehen folgende Funktionen zur Verfügung: ^Funktion^Beschreibung^ |**Speichern**|Speichert zur geöffneten Aufgabe vorgenommen Feldzuordnungen/-eintragen und in der Dateiansicht hinzugefügte Kommentare.| |**Löschen**|Löscht die geöffnete Aufgabe aus dem Posteingang inkl. aller Daten. Zudem wird in der Bauakte das dazugehörige Dokument inkl. aller Version gelöscht. Wurde die Aufgabe über die Verzeichnis-Überwachung automatisch aus einer Datei im Eingangsverzeichnis erzeugt, steht die Datei nicht für einen erneuten Import in den Digitalen Posteingang zur Verfügung.| |**Erste** / **Vorherige** / **Nächste** / **Letzte**|Navigiert zwischen den Aufgaben in der Aufgabenansicht.| |**Importieren**|Öffnet den Windows-Dateiauswahldialog, um eine Datei in den Digitalen Posteingang zu importieren.| |**Scannen**|Öffnen den Scan-Dialog, um ein Papierdokument zu scannen und die erzeugte PDF-Datei direkt in den Digitalen Posteingang zu importieren.| |**Delegieren**|Öffnet den Dialog zur Auswahl des Benutzers, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten. Die Aufgabe bleibt dabei im gleichen Verarbeitungsschritt.| |**Wiedervorlage**|Legt für das zur Aufgabe gehörige Dokument in Ihrer DATAflor Bauakte eine Wiedervorlage an.| |**Tauschen**|Wechselt zwischen den drei Ansichtsmöglichkeiten.| |**Alle Aufgaben**|Wechselt in der Aufgabenübersicht zwischen der Anzeige der eigenen Aufgaben und der Anzeige aller Aufgaben aller Benutzer.| |**Einstellungen**|Öffnet den Dialog **Einstellungen** um [[..dataflor bauakte:dpe einstellungen|grundsätzliche Einstellungen]] für Ihren Digitalen Posteingang vorzunehmen.| ---- ===== Weitere Schritte ===== [[..dataflor bauakte:dpe_datei importieren]]