Übergabe Lohn-Daten

Vor der Datenübergabe zu Ihrer Lohnsoftware werden die zu übergebenden Daten in einer tabellarischen Übersicht angezeigt.

• Die Auswahl der Daten kann monatsweise und nach Mandaten-/Geschäftsbereich getrennt erfolgen.
• Zudem ist für einige Lohnsoftwarelösungen auch die Auswahl nach individuellem Zeitraum möglich.
• Zusätzlich wird ein Archiv der bereits erfolgten Ausgaben geführt.

In der Übersicht werden alle Datensätze angezeigt, die an externe Lohnbuchhaltungsprogramme übergeben werden können. Das sind alle in der Nachkalkulation erfassten Lohnstundenbuchungen für Lohnarten, zu denen in der Lohnartenverwaltung die Option Übergabe Lohnschnittstelle gesetzt ist.


In der Tabelle stehen die Funktionen wie Gruppieren, Sortieren, Spaltenauswahl, Spaltenreihenfolge usw. zur individuellen Konfiguration des Tabellenlayouts zur Verfügung.

Mit Klicken auf im Menü Übergabe Lohndaten werden alle in der Übersicht angezeigten Daten ausgegeben und in der Spalte Übergabe angehakt sind. Zur Auswahl der angezeigten und somit zu exportierenden Daten stehen folgende Funktionen zur Verfügung.

Auf der rechten Bildschirmseite können Sie den gewünschten Monat wählen. Zudem steht für einige Lohnschnittstellen (Addison, GDI, DATEV LODAS und SAGE HR Suite) der Schalter Detailliert zur Verfügung, der die Übergabe für einen beliebigen Zeitraum ermöglicht. Geben Sie hierbei das erste sowie das letzte Datum des gewünschten Zeitraumes an.

In der Tabelle werden nur die Datensätze angezeigt und an die Exportdatei übergeben, deren Datum, für den die Lohnstunden erfasst wurden, im gewählten Zeitraum liegt. Dieses Datum wird in der Spalte Abrechnungsdatum angezeigt.

Beispiel: Die Übergabe erfolgt für alle Daten, die für den Monat März erfasst wurden.


Beispiel: Die Übergabe erfolgt nur für Daten, die für die erste Woche im März (vom 02.03. bis 08.03.) erfasst wurden.

Arbeiten Sie in Ihrem Lohnprogramm mit einem oder mehreren Mandanten ordnen Sie diese zunächst in DATAflor BUSINESS Ihrem Geschäftsbereich bzw. mehreren Geschäftsbereichen zu.

Öffnen Sie dazu im Menü Programmdaten die Auswahl Firma und wählen den Programmbereich Firmendaten.


Markieren Sie den Geschäftsbereich und öffnen auf der rechten Bildschirmseite die Registerkarte Lohn-Parameter.

• Ein Geschäftsbereich kann nur einem Mandanten zugewiesen werden.
• Einem Mandanten können mehrere Geschäftsbereichen zugewiesen werden.

Im nächsten Schritt weisen Sie Ihre Mitarbeiter einem Geschäftsbereich zu.

Öffnen Sie dazu in den Adressen der Mitarbeiter auf der Registerkarte Mitarbeiter das Plus-Menü Schnittstellen und aktivieren die Auswahl Geschäftsbereich.

Der Lohndatenexport ist jeweils für einen Mandanten möglich. Je Mandant können Sie die Datensätze zusätzlich getrennt nach Geschäftsbereich ausgeben.

Wählen Sie dazu in der Übersicht auf der rechten Bildschirmseite den Mandant sowie den bzw. mehrere Geschäftsbereiche aus, für die die Datenausgabe erfolgen soll. In den Spalten Geschäftsbereich (Mitarbeiter) und Mandanten-Nr. werden je Datensatz der Geschäftsbereich, der dem Mitarbeiter zugewiesen ist, sowie die Nummer des Mandanten, der diesem Geschäftsbereich zugeordnet ist, angezeigt.

Beispiel: Die Übergabe erfolgt für alle Mitarbeiter des Geschäftsbereiches GaLaBau des Mandanten 1.

Zu jedem Datensatz wird gespeichert, ob dieser bereits einmal übergeben wurde. Somit ist es je nach Spezifikation Ihres genutzten Lohnprogrammes möglich die Auswahl der zu übergebenden Datensätze einzuschränken, so dass nur noch nicht übergebene Daten ausgegeben werden.

Ist im Menü Übergabe Lohndaten die Schaltfläche Alle Lohndaten aktiv, werden in der Übersicht alle Datensätze der Zeitraum- und Mandanten-/Geschäftsbereichsauswahl angezeigt, unabhängig ob diese bereits übergeben wurden oder noch nicht. In der Spalte bereits Übergeben werden die Datensätze, die bereits ausgegeben wurden, mit dem Symbol gekennzeichnet. Datensätze mit dem Symbol sind Datensätze, die noch nicht übergeben wurden.

Beispiel: Für die Ausgabe werden Datensätze berücksichtigt, die bereits ausgegeben wurden.

Deaktivieren Sie im Menü Übergabe Lohndaten die Schaltfläche Alle Lohndaten, werden in der Übersicht nur noch Datensätze angezeigt, die noch nicht ausgegeben wurden.

Möchten Sie, dass einzelne Datensätze nicht mit dieser Übergabe an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware übermittelt werden, haben Sie 2 Möglichkeiten.

1.) Entfernen Sie die unerwünschten Datensätze vor der Übergabe aus der Übersicht.
Markieren Sie dazu den Datensatz oder mit Hilfe von Strg bzw. Shift mehrere Datensätze und drücken die Taste Entf.

2.) Nutzen Sie die Spalte Übergabe zur Auswahl, der zu übergebenden Daten.
Alle Daten in der Übersichtstabelle, die angehakt sind , werden für die Übergabe berücksichtigt. Alle nicht angehakten Datensätze , werden nicht berücksichtigt.

Für eine Mehrfachauswahl stehen Ihnen die Funktionen Auswählen und Abwählen im Kontextmenü zur Verfügung. Markieren Sie dazu mit Hilfe von Strg bzw. Shift mehrere Datensätze und machen anschließend einen Klick auf die rechte Maustaste. Im nun erscheinenden Kontextmenü finden Sie die gewünschte Funktion zur mehrfachen An-/Abwahl.

Die Schaltfläche Aktualisieren im Menü aktualisiert Einträge der Übergabeliste. Mit betätigen der Schaltfläche wird augenblicklich nach den neusten Daten gesucht und auch neue Einträge angezeigt, die von einem anderen Arbeitsplatz aus vorgenommen wurden.

Mit Klicken auf im Menü Übergabe Lohndaten werden alle zu diesem Zeitpunkt in der Übersicht angezeigten Datensätze exportiert.


In dem Verzeichnis, das in den Übergabe-Parametern im Feld Lohn-Ausgabepfad angegeben ist, wird eine Datei erstellt.

Während der Übergabe wird ggf. eine Abfrage zum Überschreiben der bisher bestehenden Übergabedatei angezeigt. Bestätigen Sie die Abfrage mit [Nein] wird die Datenausgabe abgebrochen. Klicken Sie auf [Ja] wird die neue Übergabedatei geschrieben und Sie können anschließend direkt in das Ausgabeverzeichnis wechseln.

Möchten Sie einen Datensatz, der bereits an Ihr Lohnprogramm übergeben wurde, korrigieren, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

1. Löschen Sie den betroffenen Datensatz zunächst in Ihrem Lohnprogramm und in der Nachkalkulation von DATAflor BUSINESS.
2. Erfassen Sie den Datensatz mit den neuen Informationen in der Nachkalkulation von DATAflor BUSINESS erneut.
3. Da dieser neue Datensatz noch nicht ausgegeben wurde, ist er bei entsprechender Zeitraum- und Mandanten-/Geschäftsbereichsauswahl automatisch in der nächsten Übergabe enthalten.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass es keine Abweichungen zwischen den Stundenauswertungen in Ihrem Lohnprogramm und DATAflor BUSINESS gibt.

In der Übersicht wird protokolliert, wann die Datenausgabe durchgeführt wurde. Öffnen Sie dazu die Registerkarte Archiv. Alle Ihre bisher erstellten Datenübergaben werden mit Erstellungsdatum und Übergabezeitraum aufgelistet.

Durch Doppelklick auf eine Übergabe wird die dazugehörige Übergabedatei in den Ausgabeordner geschrieben, den Sie in den Übergabe-Parametern festgelegt haben.

Die Datei können Sie dann bspw. zur Ansicht öffnen oder erneut an den Sachbearbeiter Ihrer Lohnbuchhaltung senden.

Möchten Sie Ausgabedateien aus dem Archiv entfernen, markieren Sie die Datei oder mit Hilfe von Strg bzw. Shift mehrere Dateien und drücken die Taste Entf oder öffnen alternativ das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Löschen.

Öffnen Sie das Menü Drucken und klicken auf die Schaltfläche Protokolldruck.


Das Druckmenü für den Protokolldruck wird geöffnet. Nutzen Sie hier die bekannten Funktionen aus dem Printmanagement.

Im Formularmanager finden Sie unter Auswertung und Listen (FAST) die Einstellungsmöglichkeiten zum Protokolldruck der Lohndatenübergabe.

Legen Sie sich hier eigene Druck- und Formularvarianten an, um die Inhalte Ihres Übergabeprotokolls anzupassen. Dazu stehen Ihnen für die Formularvariante im FAST-Designer alle Spalten des Übergabefensters (Personal-Nr.; Personal-Name;…) auch als vorgefertigte Daten- und Textfelder zur Verfügung und können auf dem Ausdruck eingesetzt werden. Zudem können Sie Summenbildung für Stunden einzelner Lohnarten oder Stundensätze und Beträge anlegen.
Eine genaue Anleitung zum Umgang mit dem FAST-Designer finden Sie unter: FAST-Designer.


Mit den Einstellungen zum Formular können Sie hier auch die Vorbelegung Ihres automatischen Protokolldrucks festlegen.

Sage HR Suite
DATEV LODAS
Addisson Lohn