Eingangsrechnung speichern

Beschreibung

Der Digitale Posteingang bietet Ihnen die Möglichkeit die Daten von importierten digitalen Lieferanten-/Eingangsrechnungen sowie von digitalisierten Papierrechnungen in Ihren Rechnungseingang zu übernehmen. Durch die automatische Felderkennung und die Datenzuordnung per Mausklick aus der Dateiansicht entfällt das Abtippen der Daten und die Lieferantenrechnungen stehen schnell und einfach für die fristgerechte Bezahlung über die SEPA-Clearing-Schnittstelle und die zeitnahe Auswertung Ihrer Baustellen zur Verfügung.

Die Übernahme der Daten der Lieferantenrechnung in den Rechnungseingang ist im Verarbeitungsschritt Buchung des Workflows Rechnungseingang möglich. Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen in der Workflow-Definition Rechnungseingang für den Verarbeitungsschritt Buchung das Formular Rechnungseingang Details festgelegt ist. Das Formular Rechnungseingang Basis enthält nicht alle Felder, die für das Speichern einer Lieferantenrechnung gefüllt sein müssen.

Beachten Sie bitte, dass dieser Programmteil in der Programmversion 2023 überarbeitet und erweitert wurde. Bitte führen sie das Upgrade auf Version 2023 durch.

Datenzuordnung/-eingabe

Auf der Registerkarte Rechnungseingang Details erfassen Sie die Daten, die zur Lieferantenrechnung in den Rechnungseingang übernommen werden.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung:

Zur Übernahme von Daten aus der Dateiansicht markieren Sie zunächst das Feld, dass Sie füllen möchten, fahren anschließend mit der Maus in der Dateiansicht auf den Wert, den Sie übernehmen möchten (der Wert wird im Tooltipp angezeigt) und klicken den Wert an. Im Feld Notizen können Sie auf diese Weise bei gedrückter Taste Strg mehrere Werte nacheinander übernehmen.
Über die Funktion in der Toolleiste der Dateiansicht können Sie den Wert, den Sie in das Feld übernehmen möchten, durch Aufziehen eines Rechtecks wählen.
Natürlich können Sie den gewünschten Wert auch in das Feld über Ihre Tastatur eintippen.

Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein:

grün hinterlegt: Das Feld wurde durch die automatische Felderkennung vom Programm gefüllt.
fetter grauer Rand: Das Feld ist ein Pflichtfeld und muss vom Benutzer ausgefüllt werden, um die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weiterleiten zu können.
rot hinterlegt: Der eingetragene Wert ist nicht zulässig. Überfahren Sie das Feld mit der Maus, wird im Tooltipp angezeigt, welcher Fehler vorliegt.
fetter blauer Rand: Dieses Feld ist aktiv. Dateneingaben/-auswahlen erfolgen in dieses Feld.

Manche Felder werden nur angezeigt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, z.B. ein bestimmtes Lizenzmodul vorhanden ist. Dies u.v.m. ist in der nachfolgenden Tabelle beschrieben. Zudem ist aufgeführt, welche Werte in den einzelnen Feldern voreingestellt sind.

Feld	Hinweis	Vorbelegung
Lieferant - Kreditornummer und Name	wird automatisch gefüllt, wenn die Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei eine IBAN, USt-ID oder Kundennummer erkennt, die in Ihren Adressen in den Auftragnehmer-Stammdaten eines Lieferanten/Auftragnehmer erfasst ist	aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
IBAN		die IBAN, die in den Adressstammdaten des gewählten Lieferanten als Hauptbankverbindung hinterlegt ist
LV		aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
Geschäftsbereich	wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.50 GB-übergreifende Rechnungsaufteilung auf 0 (zulassen, ohne Warnhinweis) oder 1 (zulassen, mit Warnhinweis) steht und in den Firmendaten mehr als ein Geschäftsbereich hinterlegt ist	der Geschäftsbereich, der dem gewählten LV zugeordnet ist
Belegnummer	wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt	aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen
Belegdatum
OP-Nummer	wird angezeigt, wenn der Programmparameter 80.30.60 OP-Nr. automatisch vergeben auf 0 (manuell) oder 2 (automatisch, in Lieferantenrechnung änderbar) steht	bei 80.30.60 = 2 aus dem Nummerkreis des Geschäftsbereichs, der im Programmparameter 80.30.40 Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung festgelegt ist
Buchungsdatm		das aktuelle Systemdatum
Status	der Status Lastschrift wiederkehrend steht nicht zur Verfügung	Lastschrift, wenn in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten ein SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt ist, sonst Offen
Zahlungskondition	nicht bearbeitbar	die Zahlungskondition, die in den Auftragnehmer-Stammdaten des gewählten Lieferanten hinterlegt ist
Verwendungszweck	wird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul ZV Kreditoren enthalten ist	entsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.80 Vortrag Verwendungszweck
Leistung	wird in die Spalte Material/Pflanze der ersten Aufteilungsbuchung übernommen	keine
Kostenart		der Wert Material
Buchungstext	wird angezeigt, wenn in Ihrer Lizenz das Modul Schnittstelle - Fibu enthalten ist; Eingabe auf 60 Zeichen beschränkt	entsprechend der Definition im Programmparameter 80.30.70 Vortrag Buchungstext
Bruttobetrag	wird automatisch gefüllt, wenn von der Felderkennung des Digitalen Posteingangs in der PDF-Datei erkannt	keine
Steuersatz		der Steuersatz mit dem Steuerkennzeichen normaler Steuersatz, der für Aufwandskonten gültig ist
Notizen		aus dem vorherigen Verarbeitungsschritt der Aufgabe übernommen

Rechnung speichern/buchen

Unterhalb der Datenzuordnung/-eingabe werden die Schalter [Aufteilungsbuchung] und [Rechnung buchen] angezeigt.

	Rechnung buchen	Aufteilungsbuchung
Rechnung speichern	vollständige Lieferantenrechnung inkl. einer Aufteilungsbuchung mit Gesamtrechnungsbetrag	zwischengespeicherte Lieferantenrechnung ohne Aufteilungsbuchung
Bezahlung	Die Rechnungen stehen sofort für die Bezahlung zur Verfügung.
Kosten bei Baustellenauswertungen berücksichtigt	ja	nein
Rechnungseingang und PDF-Anzeige	-	Der Rechnungseingang wird mit dieser Lieferantenrechnung geöffnet und die PDF-Datei in Ihrem Standard-PDF-Reader.
Lieferscheinabgleich und Aufteilungsbuchungen	-	Im Rechnungseingang gleichen Sie, wie gewohnt, Ihre bereits erfassten Lieferscheine ab und/oder erfassen die einzelnen Posten der Eingangsrechnung, um positionsgenaue Vergleiche der tatsächlich verbrauchten Mengen mit den vorkalkulierten Mengen eines Materialartikels durchzuführen zu können.

Weitere Schritte

Rechnungseingang