Der Bildschirm des Digitalen Posteingangs ist in folgende Bereiche aufgeteilt:
Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Bereiche finden Sie in den folgenden Abschnitten.
Für jede in den Digitalen Posteingang importierte Datei, wird automatisch eine Aufgabe erzeugt. In der Aufgabenansicht werden die Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugewiesen sind, tabellarisch angezeigt.
Sind in der Aufgabenübersicht mehr als eine Aufgabe vorhanden, können Sie mit folgenden Methoden zwischen den Aufgaben wechseln:
Einem Benutzer können die Aufgaben auf verschiedenen Wegen zugewiesen werden:
In der Tabelle werden zu jeder Aufgabe u.a. folgende Informationen angezeigt, die Ihnen bei der Bearbeitung der Aufgabe helfen:
In der Dateiansicht wird die zur Aufgabe gehörige PDF-Datei zur Ansicht und Bearbeitung angezeigt. In der Toolleiste der Dateiansicht stehen Ihnen Funktionen zur Einstellung der Ansicht zur Verfügung. Zudem können Sie der PDF-Datei Kommentare hinzufügen und die Bereiche Dateiansicht und Feldzuordnung/-eingabe tauschen.
Für die Anzeige der Dateiansicht stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Der in der Ansicht angezeigten PDF-Datei können Sie verschiedene Kommentare hinzufügen:
Durch Klicken auf wählen Sie den gewünschten Stempel bzw. die gewünschte Voreinstellung für das Textfeld. Welcher Stempel bzw. welche Textvoreinstellung zuletzt verwendet wurde, wird gespeichert, so dass Sie mit Klicken auf bzw. nacheinander mehrfach den gleichen Stempel bzw. mehrere Textfelder mit gleichen Eigenschaften setzen können.
Kommentare entfernen und bearbeiten
Mit Klicken auf im Menü können Sie in der Ansicht die Bereiche Dateiansicht und Feldzuordnung/-eingabe tauschen. Beim nächsten Öffnen des Digitalen Posteingangs wird die zuletzt gewählte Ansicht verwendet.
Ansicht 1:
Ansicht 2:
Die angezeigten Felder in der Datenzuordnung/-eingabe richtet sich nach dem Workflow, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Im Feld Workflow können Sie die Aufgabe einem anderen Workflow zuordnen.
Für den Workflow Rechnungseingang gibt es zwei verschiedene Formulare: Rechnungseingang Basis und Rechnungseingang Details. Welches Formular dem Benutzer angezeigt wird, legen Sie in den Einstellungen in der Workflow-Definition fest.
Mit dem Formular Rechnungseingang Basis kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.
Auf dem Formular Rechnungseingang Details werden zusätzlich die Felder angezeigt, die zum Buchen einer Eingangsrechnung gefüllt werden müssen, z.B. Rechnungsbetrag, Steuersatz, Status, Zahlungskondition usw.
Die Registerkarte Bauakte wird für jede Aufgabe angezeigt. Die Felder sind mit den Daten vorbelegt, die Sie in den Einstellungen zur Vorbelegung Bauakte festgelegt haben. Alle Daten sind für jede Aufgabe individuell änderbar.
Daten zuordnen und eingeben
Folgende Möglichkeiten stehen zur Zuordnung und Eingabe von Daten zur Verfügung:
Beispiel: LV-Nummer aus Dateiansicht durch Anklicken in das Feld LV übernehmen
Die Felder in der Datenzuordnung/-eingabe können mit folgenden Markierungen versehen sein:
Automatische Felderkennung
Die automatische Felderkennung des Digitalen Posteingangs liest die Daten der PDF-Datei der Aufgabe und trägt erkannte Daten in den dazugehörigen Datenfeldern automatisch ein. Die automatisch gefüllten Datenfelder werden grün hinterlegt angezeigt. Daten wie Adresse, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag u.a. können erkannt werden.
Wie wird beispielsweise die Adresse automatisch erkannt?
Die Felderkennung durchsucht die PDF-Datei, ob eine IBAN erkannt wird. Wird keine IBAN erkannt, wird nach einer Steuernummer gesucht, dann nach USt-ID und wenn keine dieser Daten erkannt wurde, wird nach der Kundennummer gesucht. Sobald ein Wert erkannt wurde, prüft das Programm in welcher Ihrer erfassten Adressen dieser Wert hinterlegt ist. Wird eine Adresse gefunden, wird diese im Digitalen Posteingang automatisch eingetragen.
nicht bearbeitbare Felder
Ist im Workflow Rechnungseingang nach dem Verarbeitungsschritt Buchung ein weiterer Verarbeitungsschritt definiert, z.B. um einen Mitarbeiter über erfasste Eingangsrechnungen zu informieren, können die Daten nach dem Buchen der Rechnung nicht mehr verändert werden, da sie bereits für das Abspeichern und Buchen der Rechnung verwendet wurden. Nur im Feld Notizen können Sie Änderungen und Ergänzungen für das zugehörige Dokument in der Bauakte vornehmen.
Im Feed können zu jeder Aufgabe Nachrichten für den nächsten Bearbeiter erfasst werden. Zudem wird bei jedem Wechsel des Verarbeitungsschritt automatisch protokolliert, welcher Benutzer die Aufgabe an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergeleitet hat.
Öffnen Sie den Feed durch Klicken auf am rechten Bildschirmrand.
Tragen Sie Ihre Nachricht in das Feld am unteren Rand des Feeds ein und bestätigen mit Enter oder durch Klicken auf .
Durch Klicken auf können Sie den Feed wieder schließen.
Der Feed-Verlauf wird in der DATAflor Bauakte zu dem zur Aufgabe gehörigen Dokument gespeichert und in den Dokumenteninformationen auf der Registerkarte Feed angezeigt.
Im Menü Digitaler Posteingang stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Funktion | Beschreibung |
---|---|
Speichern | Speichert zur geöffneten Aufgabe vorgenommen Feldzuordnungen/-eintragen und in der Dateiansicht hinzugefügte Kommentare. |
Rückgängig | Macht vorgenommene Feldzuordnungen/-eintragungen und in der Dateiansicht hinzugefügte Kommentare rückgängig. |
Löschen | Löscht die geöffnete Aufgabe aus dem Posteingang inkl. aller Daten. Zudem wird in der Bauakte das dazugehörige Dokument inkl. aller Version gelöscht. Wurde die Aufgabe über die Verzeichnis-Überwachung automatisch aus einer Datei im Eingangsverzeichnis erzeugt, steht die Datei nicht für einen erneuten Import in den Digitalen Posteingang zur Verfügung. |
Erste / Vorherige / Nächste / Letzte | Navigiert zwischen den Aufgaben in der Aufgabenansicht. |
Importieren | Öffnet den Windows-Dateiauswahldialog, um eine Datei in den Digitalen Posteingang zu importieren. |
Scannen | Öffnen den Scan-Dialog, um ein Papierdokument zu scannen und die erzeugte PDF-Datei direkt in den Digitalen Posteingang zu importieren. |
Delegieren | Öffnet den Dialog zur Auswahl des Benutzers, an den Sie die Aufgabe delegieren möchten. Die Aufgabe bleibt dabei im gleichen Verarbeitungsschritt. |
Wiedervorlage | Legt für das zur Aufgabe gehörige Dokument in Ihrer DATAflor Bauakte eine Wiedervorlage an. |
Tauschen | Tauscht die Bereiche Dateiansicht und Feldzuordnung/-eingabe in der Ansicht. |
Einstellungen | Öffnet den Dialog Einstellungen um grundsätzliche Einstellungen für Ihren Digitalen Posteingang vorzunehmen. |