In BUSINESS können Sie jedem einzelnen Benutzer neben Benutzername und Passwort auch unterschiedliche Zugriffsrechte zuordnen. Dadurch gewinnen die Benutzer Sicherheit, dass Sie nicht irrtümlich programmrelevante und wichtige Änderungen vornehmen können. Desweiteren bietet es Schutz, dass vertrauliche Daten nicht von jedermann einsehbar sind.
In der Benutzerverwaltung steuern Sie über detaillierte Benutzerrechte die Verfügbarkeit von Funktionen und die Sichtbarkeit von Daten für den angemeldeten Benutzer. Nur Benutzer mit dem Benutzerrecht Anzeige Systemsteuerung können Benutzergruppen anlegen, bearbeiten und löschen.
Rechte | Administrator | Hauptbenutzer | Benutzer |
---|---|---|---|
Rechtgruppe: System | |||
Anzeige Systemsteuerung | X |
Für Ihre BUSINESS installation gibt es bereits drei vordefinierte Standard Benutzergruppen die Sie den Programmbenutzern zuweisen. Administrator, Hauptbenutzer und Benutzer. Die zugeordneten Rechte dieser Gruppen sind im Anschluss aufgeführt.
Weitere Benutzergruppen mit frei zuzuordnenden Rechten können Sie mit der erweiterteten Benutzerverwaltung anlegen.
Rechte | Administrator | Hauptbenutzer | Benutzer |
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Rechtgruppe: Adressen | |||
Adressen anlegen | X | X | X |
Adressen importieren | X | ||
Adressen löschen | X | ||
Adressen verwalten | X | ||
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten | X | X | X |
Mehrfachbearbeitung | X | X | |
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten | X | ||
Rechtgruppe: App-Verwaltung | |||
App-Abo verwalten | X | ||
Firmennews anlegen | X | ||
Konfiguration Team-App | X | ||
Zugriff Cloud-Manager | X | X | |
Rechtgruppe: Bauakte | |||
Bauakte verwalten | X | ||
Rechtgruppe: Baustellen-Manager | |||
Baustellen mit Details sehen | X | X | |
Baustellen ohne Details sehen | X | X | |
Rechtgruppe: Digitaler Posteingang | |||
Einstellungen bearbeiten | X | ||
Rechtgruppe: E-Brief | |||
E-Brief Programmparameter verwalten | X | ||
E-Briefe drucken | X | X | X |
Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene) | X | X | X |
Erstellte E-Briefe anzeigen (alle) | X | X | |
E-Briefe senden (eigene) | X | X | X |
E-Briefe senden (alle) | X | X | |
Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene) | X | X | X |
Gesendete E-Briefe anzeigen (alle) | X | X | |
E-Briefe löschen | X | ||
Rechtgruppe: Finanz-Manager | |||
Datentransfer Finanzbuchhaltung | X | X | |
Datenübergabekennzeichen Finanzbuchhaltung löschen | X | ||
Debitor - Kontoanzeige | X | X | |
Debitor - Rechnung ausgeben und buchen | X | X | |
Debitor - Umbuchung Finanzdaten | X | X | |
Debitor - Zahlungseingang | X | X | |
Debitor - Zugang Rechnungslegung | X | X | |
Debitor - Zuweisung Finanzdaten | X | X | |
Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen | X | ||
Kreditor - Rechnungseingang | X | ||
Kreditor - Zugriff Zahlungsverkehr | X | X | |
Nachkalkulationsdaten erfassen | X | X | |
Verwaltung Finanzstammdaten | X | ||
Rechtgruppe: Geräte | |||
geoCapture-Daten anzeigen/bearbeiten | X | X | |
geoCapture-Route anzeigen | X | ||
Geräte, Gerätegruppen endgültig löschen / wiederherstellen | X | ||
Rechtgruppe: Kataloge | |||
Bearbeitung Kataloge | X | X | |
Material bearbeiten | X | ||
Material, Warengruppen oder Katalog endgültig löschen / wiederherstellen | X | ||
Preispflege Material | X | ||
Rechtgruppe: Nachkalkulation | |||
Löschen der Nachkalkulationsdaten aus der Buchungshistorie | X | X | |
Teams verwalten | X | ||
Zugriff Buchungsimport | X | ||
Zugriff Mitarbeiterauswertungen | X | ||
Zugriff Nachkalkulation | X | X | |
Zugriff Nachkalkulationsauswertungen | X | X | |
Rechtgruppe: Personal-Manager | |||
Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit Farbe / Text / Zahlen) | X | ||
Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit grau) | X | X | |
Eigene Abwesenheiten sehen (Planungsansicht inkl. eigene Zahlen) | X | X | |
Rechtgruppe: Projekte | |||
Anzeige Vorkalkulation | X | X | |
Archiveinträge endgültig löschen | X | ||
Einträge archivieren und wiederherstellen | X | ||
Zugriff LV-Austausch | X | X | |
Zugriff LV-Preisanpassung | X | ||
Zugriff Projektauswertungen | X | X | |
Zugriff Projekte | X | X | X |
Rechtgruppe: Sonstiges | |||
Zugriff Datenexport | X | ||
Rechtgruppe: Standardleistungen | |||
Bearbeitung Standardleistungen | X | X | |
Rechtgruppe: System | |||
Anzeige Systemsteuerung | X | ||
Firmendaten bearbeiten | X | ||
Kalkulatorische Mitarbeiter bearbeiten | X | ||
Rechtgruppe: Termine | |||
Bearbeitung Abrechnungstermine | X | X | |
Bearbeitung Terminmengen (ausgeführte Termine) | X | X | X |
Zugriff Stapeldruck Rechnung | X |
Legen Sie zunächst eine neue Benutzergruppe an und ordnen der Benutzergruppe die gewünschten Rechte zu. Anschließend können Sie den Mitarbeitern die Benutzergruppe zuweisen. Die detaillierte Vorgehensweise lesen Sie in den folgenden Kapiteln.
Zum Anlegen und Verwalten von Benutzergruppen öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Benutzergruppen.
Markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen. Durch Klicken auf , werden alle bereits angelegten Benutzergruppen angezeigt. Standardmäßig sind die Benutzergruppen Administrator, Benutzer sowie Hauptbenutzer vorhanden und können nicht verändert werden.
Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen und klicken im Menü auf oder öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Neue Benutzergruppe.
Im Verzeichnisbaum wird ein Eintrag für die neue Benutzergruppe angelegt. Auf der rechten Bildschirmseite wird die Registerkarte Benutzergruppe angezeigt. Vergeben Sie für die Benutzergruppe eine eindeutige Bezeichnung. Durch Setzen des in der Spalte verwenden ordnen Sie der Benutzergruppe die gewünschten Rechte (siehe folgendes Kapitel) zu.
Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.
Der Benutzer DATAflor hat immer Administratorenrechte, d.h. er hat auf alle lizenzierten Programmbereiche Zugriff. Wollen Sie dies vermeiden, müssen Sie entweder das Passwort ändern oder einen neuen Benutzer anlegen.
Jeder Benutzergruppe können Sie unterschiedliche Zugriffsrechte gewähren. Auf der Registerkarte Benutzergruppe sind alle Rechte aufgeführt, die Sie der Benutzergruppe freischalten bzw. sperren können.
Markieren Sie im Verzeichnisbaum unter dem Ordner Benutzergruppen die Benutzergruppe, deren Zugriffsrechte auf die Funktionen in BUSINESS Sie bearbeiten möchten. Bei neu angelegten Benutzergruppen sind standardmäßig zunächst alle Rechte gesperrt . Setzen Sie bei den Rechten ein , haben anschließend alle Mitarbeiter, die der gewählten Benutzergruppe zugeordnet sind, Zugriff auf die Funktionen dieses Zugriffsrechtes.
Folgende Funktionen können Sie individuell freischalten oder sperren:
Nicht aufgeführte Funktionen stehen jedem Benutzer zur Verfügung.
Rechtgruppe: Adressen |
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Adressen anlegen
Adressen importieren
Adressen löschen
Adressen verwalten
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten
Mehrfachbearbeitung
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten
Rechtgruppe: App-Verwaltung |
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App-Abo verwalten
Firmennews anlegen
Konfiguration TEAM-App
Zugriff Cloud-Manager
Rechtgruppe: Bauakte |
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Bauakte verwalten
Rechtgruppe: Baustellen-Manager |
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Baustellen mit Details sehen
Baustellen ohne Details sehen
Rechtgruppe: Digitaler Posteingang |
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Einstellungen bearbeiten
Rechtgruppe: E-Brief |
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E-Brief Programmparameter verwalten
E-Briefe drucken
Erstellte E-Briefe anzeigen (eigene)
Erstellte E-Briefe anzeigen (alle)
E-Briefe senden (eigene)
E-Briefe senden (alle)
Gesendete E-Briefe anzeigen (eigene)
Gesendete E-Briefe anzeigen (alle)
E-Briefe löschen
Rechtgruppe: Finanz-Manager |
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Kreditor - Rechnungseingang
Datentransfer Finanzbuchhaltung
Datenübergabekennzeichen Finanzbuchhaltung löschen
Debitor - Kontoanzeige
Debitor - Rechnung ausgeben und verbuchen
Debitor - Umbuchung Finanzdaten
Debitor - Zahlungseingang
Debitor - Zugang Rechnungslegung
Debitor - Zuweisung Finanzdaten
Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen
(ACHTUNG s.o.: Zusätzlich gesondertes Recht, wenn Daten schon an Finanzbuchhaltung übergeben sind)
Kreditor - Zugriff Zahlungsverkehr
Nachkalkulationsdaten erfassen
Verwaltung Finanzstammdaten
Rechtgruppe: Geräte |
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geoCapture-Daten anzeigen/bearbeiten
geoCapture-Route anzeigen
Geräte, Gerätegruppen endgültig löschen / wiederherstellen
Rechtgruppe: Kataloge |
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Bearbeitung Kataloge
Material bearbeiten
Material, Warengruppe oder Katalog endgültig löschen / wiederherstellen
Preispflege Material
Rechtgruppe: Nachkalkulation |
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Löschen der Nachkalkulationsdaten aus der Buchungshistorie
Teams verwalten
Zugriff Buchungsimport
Zugriff Mitarbeiterauswertungen
Zugriff Nachkalkulation
Zugriff Nachkalkulationsauswertungen
Rechtgruppe: Personal-Manager |
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Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit Farbe / Text / Zahlen)
Alle Mitarbeiter sehen (Abwesenheit grau)
Eigene Abwesenheiten sehen (Planungsansicht inkl. eigene Zahlen)
Rechtgruppe: Projekte |
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Anzeige Vorkalkulation
Archiveinträge endgültig löschen
Einträge archivieren und wiederherstellen
Zugriff LV-Austausch
Zugriff LV-Preisanpassung
Zugriff Projektauswertungen
Zugriff Projekte
Rechtgruppe: Sonstiges |
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Zugriff Datenexport
Rechtgruppe: Standardleistungen |
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Bearbeitung Standardleistungen
Rechtgruppe: System |
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Anzeige Systemsteuerung
Kalkulatorische Mitarbeiter bearbeiten
Firmendaten bearbeiten
Rechtgruppe: Termine |
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Bearbeitung Terminmengen (ausgeführte Termine)
Zugriff Stapeldruck Rechnung
Bearbeitung Abrechnungstermine
Jeder Mitarbeiter kann Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen sein.
Um einem Mitarbeiter eine Benutzergruppe zuzuweisen, öffnen Sie in der Adresse des Mitarbeiters auf der Registerkarte Details die Registerkarte Benutzer.
Wenn Sie die Auswahl Benutzergruppen über das grüne Plus-Symbol öffnen, werden alle hinterlegten Benutzergruppen angezeigt. Markieren Sie die Benutzergruppe/n , die Sie dem Mitarbeiter zuweisen möchten.
Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.