Was ist neu?

Version 2021

Herzlich Willkommen zu den Neuerungen der DATAflor BUSINESS Version 2021.
Im Folgenden haben wir kurz und kompakt die Programmänderungen und -ergänzungen für Sie aufgeführt. Die detaillierte Funktionsweise ist in den einzelnen Kapiteln der Programmhilfe beschrieben. Die hier aufgeführten Neuerungen beziehen sich auf das gesamte Programm. Einige Funktionen sind lizenzabhängig und stehen nicht allen Anwendern zur Verfügung.

Drucke

  • Das neue Printmanagement
    • … ist eine komplette Neuentwicklung des Programmteils für den Ausdruck von Angeboten, Auftragsbestätigungen, alle Rechnungsarten inkl. Stapeldruck und Gutschriften.

    • Die oben genannten Ausdrucke verwenden die Druckvarianten der neuen Formulargruppe Ausdrucke Geschäftsverkehr (Fast), nicht mehr die Druckvarianten der Formulargruppe 'Ausdrucke Geschäftsverkehr (Crystal)'. Beim Upgrade von BUSINESS 2020 auf BUSINESS 2021 werden Ihre bestehenden Druckvarianten der Formulargruppe 'Ausdrucke Geschäftsverkehr (Crystal)' automatisch konvertiert und stehen Ihnen somit für die Ausdrucke, wie gewohnt, weiterhin zur Verfügung.

    • Die Auswahl der verfügbaren Drucker wurde umgestellt. Es stehen nur noch die Drucker zur Auswahl bereit, die im Formular-Manager hinterlegt sind. Nach dem Upgrade von BUSINESS 2020 auf BUSINESS 2021 ist dies an Netzwerkarbeitsplätzen zunächst nur der in Ihrem Windows-Betriebssystem eingestellte Standarddrucker. In Einzelarbeitsplatz-Installationen sind automatisch alle in Windows installierten Drucker angelegt. Möchten Sie weitere Drucker nutzen, definieren Sie diese vor der ersten Verwendung im Formular-Manager in der Drucker- und Schachtzuordnung. Damit verbunden stehen Ihnen anschließend zusätzliche Möglichkeiten zur individuellen Vorbelegung des Druckers zur Verfügung.

    • Das neue Printmanagement erweitert die Ausgabe der oben genannten Ausdrucke um folgende Funktionen:
      • Ausgabe auf Papier, Datei (PDF-Format), E-Mail und Rechnungen in strukturierter Form (ZUGFeRD)
      • alle Einstellungen in direkter Verbindung mit der Vorschau
      • kompakte Favoritenseite für die wichtigsten Formulareinstellungen
      • E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang zur Kundenadresse hinterlegen
      • Rechnungen im Stapeldruck per E-Mail versenden
      • abweichende Rechnungsanschrift bei den Auftraggeberdaten festlegen
      • Komfortfunktionen in der Positionsauswahl für den Druck
      • Positionstexte während der Vorschau bearbeiten
      • Bilder in Angeboten und Rechnungen
      • komfortables Arbeiten durch passgenaue Konfiguration der Voreinstellungen möglich
        • feste Papierschächte für Drucker und Ausdrucke hinterlegen
        • Druckeinstellungen in Druckprofilen vordefinieren
          (z.B. ein Ausdruck + eine E-Mail + eine Datei für die Bauakte)
        • Formulareinstellungen in Formularprofilen vordefinieren
          (z.B. Abschlagsrechnungen mit Kurztext und Mengen aus Mengenansatz, Schlussrechnungen mit Langtext und Mengen aus Mengennachweis)
        • Möglichkeit zur Hinterlegung von Formular- und Druckprofilen an den Auftraggeberadressen
          ((z.B. Kunde X bekommt das Angebot immer in 2-facher Ausfertigung per Post)
        • Möglichkeit zur Hinterlegung von Formular- und Druckprofilen an den Geschäftsbereichen
          (z.B. für den Geschäftsbereich Pflege immer das Druckprofil Firma B mit hinterlegtem Briefkopf vorbelegen)
        • Möglichkeit zur Hinterlegung von Formular- und Druckprofilen an den einzelnen Ausdrucken
          (z.B. Angebote sind mit dem Druckprofil Ausgabe Drucker vorbelegt, Abschlagsrechnungen mit dem Druckprofil E-Mail)
      • Gestaltungsmöglichkeiten im Ausdruck über Formularvarianten, wie Rechnungsbetrag fett, farbig o.ä.
      • Rechnungsübersicht mit Rechnungssummen im Stapeldruck

    • Die detaillierte Beschreibung aller Funktionen finden Sie auf der Wiki-Seite Das Printmanagement.
  • Rechnungen stornieren
    • Rechnungen aus dem Baustellenkonto sind nicht mehr löschbar, sondern können storniert werden. Eine Anforderung der GoBD
    • Es wird ein Stornobeleg erzeugt, der der Originalrechnung entspricht.
    • Alle notwendigen Buchungen für zukünftige Übergaben an externe Finanzbuchhaltungsprogramme werden automatisch erzeugt.
    • Es erfolgt eine direkte Zuordnung zur Belegnummer der Rechnung.
    • Die Umsetzung erfolgt für Kunden ohne Fibu-Schnittstelle.
    • Bei eingerichteten Schnittstellen bleibt es vorerst bei dem bisherigen Verfahren des Löschens mit Protokoll.

Digitaler Posteingang (verfügbar ab Dez. 2020)

  • Ein neues Modul für DATAflor BUSINESS.
  • Verwaltung unterschiedlicher Posteingangswege (z.B. E-Mail, Scanner, Dateien, …)
  • Automatisierte Bearbeitungsschritte OCR (falls notwendig) und Felderkennung
  • Erkennung verschiedener Dokumententypen (Rechnung, sonstiges)
  • Hinterlegung von Workflows zur automatisierten Bearbeitung und/oder Belegprüfung für jeden Dokumententyp
  • Vorbereitung der Buchungserfassung von Eingangsrechnungen
  • Automatisierte Aufnahme in die Bauakte
  • Im Abomodell erhältlich. OCR und Felderkennung werden nach Aufwand (Anzahl der Seiten) abgerechnet.
  • Für eine 30 Tage Demo BUSINESS starten, in den Cloud-Manager wechseln und auf der Registerkarte Online Dienste die Demo aktivieren

Apps

  • Die neu App TEAM
    • Eine neue App für jede/n Mitarbeiter/in
    • Auf welcher Baustelle bin ich heute, morgen, die nächsten 7 Tage eingeplant?
      (Anzeige der Planung aus dem Baustellen-Manager)
    • Wie ist mein Urlaubskonto.
      (Anzeige der Daten aus dem Personal-Manager)
    • Anzeige der Abwesenheiten aller Mitarbeiter
      (Anzeige der Daten aus dem Personal-Manager)
    • Anzeige der für mich gebuchten Stunden in der Nachkalkulation
      (für den aktuellen, aber auch vergangene Monate)
    • News aus dem Büro an die Mitarbeitenden
      (z.B. über ein bevorstehendes Fest oder die Betriebsferien, etc.)
    • Schnittstelle in DATAflor BUSINESS zur Eingabe der News
    • Anzeige der Kleingeräte aus der geoCapture Beacon-Verwaltung
      (Wo ist die Rüttelplatte Wacker 45?)
    • Die App kann mit Logo, Teambild und Firmenfarbe auf jede Firma personalisiert werden

Bauakte

  • Verschlüsselung der Bauakte
    • 256bit-Verschlüsselung der Dateien gemäß Technischer Richtlinie des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie)
    • Keine Zugriffsmöglichkeit auf die Dokumente über das Dateisystem = vollständiger Zugriffsschutz im Sinne der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)
    • Automatische Entschlüsselung beim Zugriff in der Bauakte und beim Export (z.B. per Drag & Drop oder „Senden per E-Mail“)
    • Berücksichtigung der bereits vorhandenen Versionierung = Sicherstellung der Unveränderbarkeit im Sinne der GoBD

Finanzen

  • Finanz-Manager
    • Für Ihre Auswertungen der gestellten Ausgangsrechnungen auf der Registerkarte Rechnungen stehen folgende neue Spalten mit den Informationen der gewährten Zahlungskonditionen zur Verfügung: Skonto1 Datum, Skonto1 Satz, Skonto2 Datum, Skonto2 Satz, Zahlungskondition.

Schnittstellen

  • Neue Technologie zur Datenauswahl und -aufbereitung für Lohn-Schnittstellen
    • Vor jeder Übergabe wird eine Übersicht der zu übergebenden Daten angezeigt.
    • Die Auswahl der Daten kann monatsweise sowie nach individuellem Zeitraum erfolgen.
    • Zu jedem Datensatz wird gespeichert, ob dieser bereits ausgegeben wurde. Somit ist es möglich die Auswahl der zu übergebenden Datensätze einzuschränken, so dass nur noch nicht übergebene Daten ausgegeben werden. = Es sind mehrmalige Lohndatenübergaben je Monat möglich ohne Dopplung bereits übergebener Daten.
    • Im Archiv wird protokolliert, wann die Datenausgaben durchgeführt wurden.
    • Die in der Übersicht angezeigten Daten können als Liste gedruckt werden.
    • Die neue Technologie steht für die neuen Lohn-Schnittstellen Sage HR Suite, Addison Lohn und DATEV LODAS zur Verfügung.
  • Neue Lohn-Schnittstellen
    • Sage HR Suite - Neues Ausgabeformat für die neue Produktlinie der Firma Sage. Für Umsteiger von Sage oder Exact ist eine Umstiegslizenz erforderlich.
    • Addison Lohn - Neues Ausgabeformat für die neue Lohnbuchhaltung der Firma ADDISON
    • DATEV LODAS - Programmerweiterung für die Ausgabeart Kalendarium (LODAS-Windows)

Plankosten

  • Möglichkeit zur Fortschreibung einer Planung für das Folgejahr
  • neue Ausdrucke zum Drucken der Kostenübersicht sowie der Gerätekosten
  • Diverse Anpassungen und Optimierungen:
    • Verteilung Mitarbeiter und Verteilung Geräte: Die Datensätze in der Tabelle werden standardmäßig nach Mitarbeitertyp bwz. Gerätetyp gruppiert angezeigt.
    • Erfassung der Baustellengemeinkosten sowie der Allgemeinen Geschäftskosten: Die Datensätze werden standardmäßig nach Kontonummer sortiert angezeigt.
    • Verteilung der Baustellengemeinkosten sowie der Allgemeinen Geschäftskosten: Die Sortierung der Datensätze in der Tabelle ist durch Klicken auf einen Spaltenkopf individuell änderbar.
    • Planungsübersicht: In der Gruppe 'Allgemeine Geschäftskosten - AGK' wurde der Eintrag „Umlage Verwaltung (ohne Lohn und Gerät)“ umbenannt zu „Umlage Verwaltung“ und ergänzt um die Anzeige der Einzelwerte, aus denen sich die 'Umlage Verwaltung' zusammensetzt.
    • Kostenübersicht: In der Gruppe 'Lohn- und Gehaltskosten' wurde der Eintrag 'AGK-Lohn' ergänzt um die Einzelwerte für produktive sowie nicht-produktive Mitarbeiter. In den Gruppen 'AGK' und 'BGK' werden die Werte der einzelnen Kostenartgruppen aufsteigend alphabetisch sortiert angezeigt.

Geräteverwaltung

  • Ausbau der Anbindung an geoCapture
    • Zugriff im BUSINESS-Gerätestamm auf die geoCapture Beacons zur Kleingeräteverwaltung
    • Zuordnung von Beacons zu BUSINESS-Geräten
    • Anzeige der letzten georteten Position und des evtl. protokollierten Tracks