Grundsätzliche Einstellungen für den Digitalen Posteingang

Beschreibung

Für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang legen Sie im Dialog Einstellungen sowie in Programmparametern folgende grundsätzliche Einstellungen fest:

  • Mitarbeiter in Benutzergruppen zusammenfasssen
  • Workflows für die Aufgaben definieren
  • Verzeichnis festlegen, aus dem Dateien automatisch empfangen werden
  • Vorbelegungen für die automatisierte Aufnahme der Dokumente in Ihre Bauakte treffen
  • Digitale Stempel erstellen

Dialog Einstellungen

Der Dialog Einstellungen wird direkt nach dem Bestellen der Demo-Version sowie nach dem Abschluss eines Abonnements im Cloud-Manager geöffnet.

Um bestehende Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt zu ergänzen/ändern, kann der Dialog Einstellungen im Cloud-Manager über das Kontextmenü über die rechte Maustaste …


… sowie im Digitalen Posteingang über den Schalter Einstellungen im Menü Posteingang geöffnet werden.

Im Dialog Einstellungen nehmen Sie die grundsätzlichen Einstellungen für Ihre Arbeit mit dem Digitalen Posteingang vor:

Die neuen Einstellungen werden mit dem nächsten Start des Digitalen Posteingangs sowie nach Drücken der Taste F5 im Digitalen Posteingang verwendet.

Über das Benutzerrecht Einstellungen bearbeiten in der Rechtgruppe Digitaler Posteingang steuern Sie, welche Benutzer den Dialog Einstellungen öffnen können.

Benutzergruppen

Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Zu jedem Verarbeitungsschritt legen Sie fest, welcher Benutzer hierfür zuständig ist. Dazu können einzelne Benutzer gewählt werden. Zusätzlich können Sie mehrere Benutzer in Benutzergruppen zusammenfassen und einem Verarbeitungsschritt eine Benutzergruppe zuordnen. Ist eine Benutzergruppe eingestellt, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Gruppe zur Bearbeitung angezeigt. Im Netzwerk kann eine Aufgabe jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden und ist während dieser Bearbeitung für die anderen Benutzer gesperrt.

Nach dem Upgrade von DATAflor BUSINESS 2020 auf DATAflor BUSINESS 2021 werden automatisch die Benutzergruppen der Bauakte, die im Programmparameter 130.10.30 Benutzergruppen definiert sind, übernommen.

Zum Anlegen einer Benutzergruppe klicken Sie am rechten Rand des Dialogs auf und wählen anschließend im unteren Bereich die Mitarbeiter, die Sie in der Benutzergruppe zusammenfassen möchten. Es stehen alle Benutzer zur Auswahl, denen in den Benutzerdaten das Zugriffsrecht DATAflor Bauakte zugewiesen ist.


Die Benutzergruppen für den Digitalen Posteingang können Sie zusätzlich im Programmparameter 180.10.10 Benutzergruppen anlegen und bearbeiten.

Eingangsverzeichnis

In den Digitalen Posteingang können Sie Dateien einzeln importieren, aber auch den automatischen Import aus definierten Verzeichnissen verwenden. Legen Sie dazu fest, welche Verzeichnisse der DATAflor Workflowdienst überwachen soll.

  • Das Verzeichnis muss sich auf dem Server befinden und im UNC-Format (Bsp.: \\Servername\…) angegeben werden.
  • Der DATAflor Workflowdienst muss Lese-, Schreib- und Löschrechte in diesem Verzeichnis haben.
  • Sie können mehrere Verzeichnisse überwachen lassen.
  • Im Posteingang wird angezeigt, aus welchem Verzeichnis die Datei importiert wurde. Dazu wird der Quellenname, den Sie für das Verzeichnis vergeben, verwendet.
  • Verwenden Sie die BUSINESS-Mandantenverwaltung, definieren Sie je Mandant separate Verzeichnisse, so dass die Dateien in den Digitalen Posteingang des richtigen Mandanten importiert werden können.

Workflow-Definitionen

Definieren Sie die Workflows, die die Aufgaben zur Bearbeitung in Ihrem BUSINESS durchlaufen sollen. Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Für jeden Verarbeitungsschritt legen Sie fest, von welchem Mitarbeiter bzw. welcher Gruppe dieser ausgeführt wird.

  1. Workflow wählen

    Es stehen zwei Workflows zur Verfügung: Rechnungseingang und Sonstiges. Im Posteingang wird jede Aufgabe einem dieser beiden Workflows zugeordnet.
    Wählen Sie im Feld Workflow, welchen Workflow Sie definieren/ändern möchten.


  2. Verarbeitungsschritt Eingang festlegen

    Ein Workflow kann aus mehreren Verarbeitungsschritten bestehen. Beim Eingang von Dateien über die Verzeichnis-Überwachung ist der erste Verarbeitungsschritt der Eingang, d.h. die neuen Aufgaben werden zunächst dem Benutzer angezeigt, der im Verarbeitungsschritt Eingang festgelegt ist. Ist eine Benutzergruppe eingestellt, wird die Aufgabe allen Benutzern dieser Gruppe zur Bearbeitung angezeigt. Im Netzwerk kann eine Aufgabe jeweils nur von einem Benutzer bearbeitet werden und ist während dieser Bearbeitung für die anderen Benutzer gesperrt.

    Beim Import von Dateien über die Funktion Importieren im Menü Posteingang, per Drag & Drop oder über die Funktion Scannen wird die Aufgabe direkt dem Benutzer angezeigt, der die Datei importiert hat.



  3. Verarbeitungsschritte definieren
    Durch Klicken auf fügen Sie dem Workflow einen weiteren Verarbeitungsschritt hinzu.
    Für den Workflow Rechnungseingang stehen vier verschiedene Verarbeitungsschritte zur Auswahl: Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Buchung; für den Workflow Sonstiges nur der Verarbeitungsschritt Bearbeitung.
    Das Buchen einer Eingangsrechnung ist nur im Verarbeitungsschritt Buchung möglich. Der Verarbeitungsschritt Buchung kann nur einmal verwendet werden, alle anderen Verarbeitungsschritte beliebig oft.


  4. Postkorb zuordnen

    Legen Sie für jeden Verarbeitungsschritt fest, welche Benutzer hierfür zuständig sind. Zusätzlich zur Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe können Sie Textvariablen verwenden.

    Für den Workflow Rechnungseingang stehen die Textvariablen [Bauleiter] und [Verantwortlich LV] zur Verfügung, d.h. die Aufgabe wird an den Bauleiter bzw. Verantwortlichen des LV , dem die Aufgabe zugeordnet ist, weitergeleitet.

    Für den Workflow Sonstiges steht die Textvariable [Bauleiter/Verkäufer] zur Verfügung, d.h. Aufgaben, die einem LV in der Baustellenphase zugeordnet sind, werden an den Bauleiter des LV weitergeleitet; Aufgaben zu LV in der Angebotsphase an den Verkäufer des LV.

  5. Formular auswählen

    Für den Workflow Rechnungseingang können Sie wählen, welches Eingabeformular angezeigt wird: Rechnungseingang Basis oder Rechnungseingang Details.
    Spätestens im Verarbeitungsschritt Buchung muss das Detail-Formular verwendet werden, kann aber auch schon den Benutzern vorheriger Verarbeitungsschritte angezeigt werden.

    Mit dem Formular Rechnungseingang Basis kann der Benutzer einer Aufgabe die Basisdaten wie Lieferant, Belegnummer, Belegdatum und LV zuordnen.

    Auf dem Formular Rechnungseingang Details werden zusätzlich die Felder angezeigt, die zum Buchen einer Eingangsrechnung gefüllt werden müssen, z.B. Rechnungsbetrag, Steuersatz, Status, Zahlungskondition usw.


  6. Workflowdefinition abschließen

    Haben Sie die gewünschten Einstellungen für einen Workflow vorgenommen, wechseln Sie in der Auswahlliste Workflow wählen zu einem anderen Workflow. Sind alle Workflow bearbeitet, wechseln sie durch Klick auf Weiter zum nächsten Einrichtungsschritt.

Die Definition eines Workflows können Sie jederzeit der Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen anpassen: beispielsweise einen Verarbeitungsschritt hinzufügen oder entfernen, einen anderen Benutzer oder Benutzergruppe zuweisen. Die neue Workflow-Definition wird für alle Aufgaben angewendet, die neu in den Digitalen Posteingang aufgenommen werden. Bereits im Digitalen Posteingang vorhandene Aufgaben durchlaufen weiter den „alten“ Workflow.

Vorbelegung Bauakte

Zu jeder Datei, die in den Digitalen Posteingang importiert wird, wird im Digitalen Posteingang eine Aufgabe angelegt. Sobald eine neue Aufgabe im Digitalen Posteingang bearbeitet oder weitergeleitet wird, wird diese automatisch in der Bauakte abgespeichert. Hinterlegen Sie für die Workflows Rechnungseingang und Sonstiges jeweils welche Dokumenteninformationen dazu verwendet werden.

Im Feld Bezeichnung können Sie

  • Text eintragen, der für jedes Dokument verwendet wird
  • Textvariablen verwenden, die vom Programm automatisch gefüllt werden
    (Eingabe von „[“ über die Tastenkombination Alt Gr + 8 zeigt eine Liste der verfügbaren Textvariablen)
  • oder das Feld leer lassen und im Digitalen Posteingang die Bezeichnung für jedes Dokument individuell vergeben

Beispiel: Workflow Rechnungseingang

Beispiel: Workflow Sonstiges


Digitale Stempel

Im Digitalen Posteingang werden die importierten Dateien in der Dateiansicht angezeigt. In der Dateiansicht können Sie dem Dokument Kommentare hinzufügen: Textmarkierungen, Textfelder, Post-Its und digitale Stempel. Standardmäßig sind die Stempel geprüft und freigegeben vorhanden. Im Programmparameter 180.10.20 Stempel können Sie die vorhandenen Stempel bearbeiten, neue Stempel anlegen und nicht mehr benötigte Stempel löschen.

  • Durch Klicken auf legen Sie neue Stempel an.
  • Im Feld Text tragen Sie den Text ein, den der digitale Stempel auf das Dokument setzt.
  • Legen Sie für den Text des Stempels die Schriftart, Schriftformatierung und Schriftfarbe fest; für den Rand des Stempels die Breite.
  • Mit den Pfeilfunktionen und legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Einträge im Digitalen Posteingang in der Auswahlliste angezeigt werden.


Weitere Schritte