====== Termine per E-Mail senden ====== Bei Bedarf können Sie die zum Mitarbeiter angelegten Abwesenheitszeiten als Termindateien (ICS-Datei) per E-Mail versenden. Anschließend hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, durch Öffnen der ICS-Datei seine Abwesenheitszeit als Termin in den eigenen Kalender (z.B. Microsoft Outlook) zu übernehmen. ===== Voraussetzungen ===== Um die Abwesenheitszeiten als Termindateien per E-Mail versenden zu könnnen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein bzw. folgende Einstellungen vorgenommen werden. Legen Sie im [[..:unternehmensorganisation:Grundsätzliche Einstellungen#Programmparameter|Programmparameter]] **150.10 Abwesenheitstypen** durch Setzen des Häkchen fest, welche Abwesenheitstypen bei Bedarf als E-Mail versendet werden können. {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_programmparameter_email.png?|}} Hinterlegen Sie im [[..:adressen:Start|Adress-Manager]] zu den Mitarbeitern, denen Sie die eigenen Abwesenheitszeiten als Termin per E-Mail senden möchten, die E-Mail-Adresse.\\ \\ Auf der Adresse des Mitarbeiters öffnen Sie auf der Registerkarte **Details** die Registerkarte **Adresse**. Öffnen Sie die Auswahl **Internet** über das grüne Plus-Symbol und wählen die Option **E-Mail**, **E-Mail 2** oder **E-Mail 3**. Tragen Sie in einem der E-Mail-Felder die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und speichern die Eingabe. {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_adresse_email.png?|}}\\ ===== Anwendung ===== Sofern die oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, werden Ihre neu angelegten und geänderten Abwesenheitszeiten automatisch mit einem Briefumschlag gekennzeichnet. Dieser signalisiert Ihnen, dass diese Abwesenheitszeiten als Termine per E-Mail noch nicht versandt worden sind.\\ {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_abwesenheit_email.png?|}} ==== Alle Änderungen senden ==== Durch Ausführen dieser Funktion werden für alle mit einem Briefumschlag gekennzeichneten Abwesenheitszeiten automatisch E-Mails mit Termindateien generiert. Wählen Sie im Menü **Personal-Manager** den Eintrag **Änderungen per E-Mail senden**.\\ {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_menue_email.png?|}}\\ \\ Anschließend werden für die jeweiligen Mitarbeiter E-Mails mit einer oder mehreren anhängenden Termindateien erzeugt.\\ {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_outlook_email.png?|}} ==== Änderungen pro Mitarbeiter senden ==== Des Weiteren können Sie alle mit einem Briefumschlag gekennzeichneten Abwesenheitszeiten, die einen einzelnen Mitarbeiter betreffen, als Termin per E-Mail an diesen versenden. Platzieren Sie hierzu den Mauszeiger auf den Namen des Mitarbeiters und wählen anschließend über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag **Änderungen per E-Mail senden**. {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_mitarbeiter_email.png?|}}\\ \\ Anschließend wird für den ausgewählten Mitarbeiter eine E-Mail mit einer oder mehreren anhängenden Termindateien erzeugt. ==== Ausgewählte Änderungen senden === Ebenfalls können Sie auch einzeln ausgewählte Abwesenheitszeiten als Termin per E-Mail an die jeweiligen Mitarbeiter senden. Markieren Sie in der Planungsansicht eine oder mehrere Abwesenheitszeiten und wählen über das Kontextmenü der rechten Maustaste den Eintrag **Gewählte Termine per E-Mail** senden.\\ {{:produkte:business_2019:unternehmensorganisation:persman_mitarb mehrere_email.png?|}}\\ \\ Anschließend werden für die jeweiligen Mitarbeiter E-Mails mit einer oder mehreren anhängenden Termindateien erzeugt. Für Abwesenheitszeiten, die nachträglich aus der Planungsansicht gelöscht werden, generiet das Programm automatisch eine E-Mail mit entsprechender Terminabsage. ===== Weitere Schritte ===== [[..:unternehmensorganisation:Navigationshilfen]]\\ [[..:unternehmensorganisation:Planungen drucken]]\\ [[..:unternehmensorganisation:Tabellenansicht]]\\ [[..:unternehmensorganisation:Tabelle drucken]]