====== Neue Lieferantenrechnung ====== ===== Lieferant auswählen ===== Um eine neue Lieferantenrechnung zu erfassen, wählen Sie zunächst den Lieferanten aus. Tippen Sie dazu im Feld **Kreditorenkonto** die Kreditorennummer des Lieferanten ein oder öffnen die Adresssuche durch Klicken auf {{:produkte:business_2020:finanzen:drei_punkte.png?nolink|}} und wählen den Lieferanten aus.\\ {{:produkte:business_2020:finanzen:rechnungseingang_kreditoreintippen.png|}}\\ \\ Nach Auswahl des Lieferanten werden auf der [[neue lieferantenrechnung#Registerkarte Rechnungen]] alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten angezeigt.\\ \\ Zum Anlegen der neuen Lieferantenrechnung klicken Sie nun im Menü **Rechnungseingang** auf {{:produkte:business_2018:finanzen:ribbon_add_16.png?nolink|}}.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_neu_menue.png|}}\\ ---- ===== Rechnungskopf ===== Im Rechnungskopf tragen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung ein.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_rechnungskopf.png|}}\\ \\ **Kreditorenkonto**\\ Wählen Sie den Lieferanten aus. Tragen Sie die Kreditorennummer des Lieferanten ein oder öffnen Sie die Adresssuche durch Klicken auf {{:produkte:business_2020:finanzen:drei_punkte.png?nolink|}}.\\ \\ **Lieferant**\\ Das Programm zeigt zur gewählten Kreditorennummer den Anzeigenamen des Lieferanten an.\\ \\ **Geschäftsbereich**\\ Wählen Sie den Geschäftsbereich, auf den die Lieferantenrechnung gebucht wird.\\ \\ **Beleg-Nr.**\\ Die Beleg-Nummer ist die Rechnungsnummer des Lieferanten. Sie wird auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen, um eine genaue Zuordnung der Zahlung zu gewährleisten.\\ \\ **OP-Nr.**\\ Im Programmparameter 80.30.60 [[grundsaetzliche_einstellungen#OP-Nr. automatisch vergeben]] entscheiden Sie, ob Sie die OP-Nummer immer manuell eintragen möchten oder vom Programm automatisch vergeben wird. Wird die OP-Nummer automatisch vergeben, legen Sie im Programmparameter 80.30.40 [[grundsaetzliche_einstellungen#Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung]] den Geschäftsbereich fest, dessen Nummernkreis verwendet wird.\\ \\ **Verw.-Zweck**\\ Das Feld **Verwendungszweck** wird für die [[zahlung_ausfuehren#clearing_schnittstelle|Clearing-Schnittstelle]] oder für den Druck eines [[zahlung_ausfuehren#ueberweisung|Überweisungsträgers]] genutzt. Es entspricht der zweiten gleichnamigen Zeile auf einem Überweisungsträger (die erste Zeile erzeugt das Programm automatisch). Da dieses Feld normiert ist, stehen nur 27 Zeichen zur Verfügung. Beim [[zahlung_vorbereiten|Vorbereiten von Zahlungen]] haben Sie nochmals die Möglichkeit dieses Feld zu editieren. Im Programmparameter 80.30.80 [[grundsaetzliche_einstellungen#Vortrag Verwendungszweck]] können Sie festlegen, dass der Verwendungszweck automatisch erstellt wird. Es sind Kombinationen aus OP-Nummer, Kundennummer und Kreditorennummer möglich. **Buchungsmemos**\\ Durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:0086.png?nolink|}} wird der Editor geöffnet. Hier können Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Buchungen hinterlegen, z.B. den Grund einer Umbuchung.\\ \\ **Belegdatum**\\ Das auf der Lieferantenrechnung angegebene Rechnungsdatum entspricht in der Regel dem Belegdatum. Im Rahmen der Erfassung von Lieferantenrechnungen bleibt das zuletzt eingegebene Belegdatum der Rechnung für die Dauer der BUSINESS-Sitzung erhalten. D.h. das Belegdatum der ersten erfassten Rechnung wird als Voreinstellung für die zweite Rechnung genommen. **Buchungsdatum**\\ Arbeiten Sie mit einer Schnittstelle zur [[..system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]], prüfen Sie das eingestellte Buchungsdatum. Es wird in der letzten Zeile am unteren Bildschirmrand angezeigt. Zum Ändern des Buchungsdatums verwenden Sie im Menü **Rechnungseingang** die Funktion **Buchungsdatum**.\\ \\ **Zko (Zahlungskonditionen)**\\ Es werden die Zahlungskonditionen vorbelegt, die Sie im [[..:adressen:start|Adress-Manager]] zum Lieferanten hinterlegt haben. Beim Verlassen des Feldes mit TAB bzw. Anklicken mit der linken Maustaste wird das Fenster **Eingabe Zahlungskonditionen** geöffnet, in dem Sie die vorbelegten Zahlungskonditionen speziell für diese Lieferantenrechnung ändern können. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_zako.png|}} Im Programmparameter 80.50.50 [[..finanzen:grundsaetzliche einstellungen#Zahlungskonditionen (Zko)]] können Sie einstellen, ob das Feld **Zko** in der TAB-Reihenfolge angesteuert oder übersprungen wird. **Status**\\ Durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif?nolink|}} wählen Sie den Status der Lieferantenrechnung aus. Folgende Status stehen zur Auswahl: *Offen *Lastschrift *Lastschrift wiederkehrend = für [[..finanzen:wiederkehrende buchungen]] mit SEPA-Lastschriftmandat *GS (Verrechnung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einer folgenden Eingangsrechnung des Lieferanten *GS (Zahlung) = Gutschrift zur Verrechnung mit einem folgenden Zahlungseingang des Lieferanten *Barzahlung *[[..finanzen:zu pruefende lieferantenrechnungen|Zu prüfen]] = für die Prüfung der Rechnung vor Zahlung und Fibu-Übergabe * Haben Sie zur [[..:finanzen:grundsaetzliche_einstellungen#Bankverbindung Ihres Lieferanten]] hinterlegt, dass dieser einzugsberechtigt ist, wird automatisch der Status **Lastschrift** vorbelegt. * Sollen die erfassten Lieferantenrechnung i.d.R. vor der Bezahlung und der Fibu-Übergabe durch einen anderen Mitarbeiter geprüft werden, können Sie im Programmparameter 80.30.120 [[..finanzen:grundsaetzliche einstellungen#Vorbelegung Status]] festlegen, dass der Status [[..finanzen:zu pruefende lieferantenrechnungen|Zu prüfen]] voreingestellt ist. **Bruttobetrag**\\ Tragen Sie den Bruttobetrag (Rechnungsbetrag) der Rechnung ein. Im Programmparameter 80.30.110 [[..finanzen:grundsaetzliche einstellungen#Bruttobetrag als Pflichtfeld]] legen Sie fest, ob die Felder **Bruttobetrag** und **MwSt.** in der TAB-Reihenfolge angesteuert oder übersprungen und automatisch gefüllt werden. **Steuer**\\ Durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif?nolink|}} wählen Sie aus den hinterlegten [[..:willkommen:finanzverwaltung#Steuersätze|Steuersätzen]] den Steuersatz der Lieferantenrechnung aus. Enthält die Lieferantenrechnung Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, wählen Sie den Eintrag ****.\\ \\ **Steuerbetrag**\\ Der Steuerbetrag wird vom Programm aus eingetragenem Bruttobetrag und Steuersatz automatisch errechnet, außer bei Steuer-Auswahl ****. Dann werden Sie aufgefordert zur Prüfung der richtigen Steueraufteilung den Prüfbetrag einzutragen. Erst wenn dieser richtig verteilt ist, kann die Buchung gespeichert werden. ---- ===== Aufteilungsbuchungen ===== Zu der Lieferantenrechnung, die auf der [[neue_lieferantenrechnung#Registerkarte Rechnungen]] markiert ist, werden im unteren Fensterbereich die dazugehörigen **Aufteilungsbuchungen** angezeigt. {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_aufteilungsbuchungen.png|}}\\ \\ Für eine [[neue_lieferantenrechnung|neue Lieferantenrechnung]] werden hier die Rechnungspositionen erfasst und ggf. für mehrere Baustellen aufgeteilt. Diese können Sie **manuell** eintragen, Daten aus der **Vorkalkulation** übernehmen oder bereits erfasste **Lieferscheine** zuweisen:\\ ==== manuelle Erfassung ==== Klicken Sie in der Spalte **Baustelle** in die erste Zeile, wird die erste Aufteilungsbuchung angelegt. Tragen Sie Informationen Rechnungspositionen in den entsprechenden Spalten ein. Durch Klicken mit der Maus oder drücken von **Tab** wechselnt Sie in das jeweils nächste Erfassungsfeld. Mit **Enter** in der letzten Spalte wird eine neue leere Aufteilungsbuchung angelegt.\\ \\ **Baustelle**\\ Geben Sie manuell die LV-Nummer ein oder öffnen die Baustellensuche durch Klicken auf {{:produkte:business_2020:finanzen:drei_punkte.png|}} bzw. über die Tastenkombination **Strg** + **F**. Finden Sie die gewünschte Baustelle anhand der LV-Nummer, der LV-Bezeichnung oder des Auftraggebernamens. Die Eingabe eines Leerzeichens vor dem Suchbegriff führt eine Volltextsuche durch und findet auch Wörter, in denen der Suchbegriff enthalten ist. Im Programmparameter 80.30.50 [[grundsaetzliche_einstellungen#GB-übergreifende Rechnungsaufteilung]] legen Sie fest, wie das Programm reagiert, wenn eine Baustelle ausgewählt wird, die nicht zu dem Geschäftsbereich gehört, der im [[..finanzen:neue lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] für diese Lieferantenrechnung gewählt ist. **Position**\\ Im Programmparameter 80.30.20 [[grundsaetzliche_einstellungen#aufteilungsbuchung_auf_position|Aufteilungsbuchung auf Position]] legen Sie fest, ob bei der Aufteilungsbuchung von Lieferantenrechnungen in der Tabelle die Spalte **Position** angezeigt wird und so das Buchen auf Positionen zur Verfügung steht.\\ \\ **Material/Pflanze**\\ Tragen Sie die Bezeichnung des gelieferten Artikels ein. Öffnen Sie die Auswahlliste durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:dreipunkte.gif?nolink|}} und Auswahl von **Material**, **Entsorung**, **Fremdleistung** oder **Sonstiges** wird die [[..:programmdaten:materialsuche|Materialsuche]] geöffnet, bei **Pflanze** die [[..:programmdaten:pflanzensuche|Pflanzensuche]]. Bei Übernahme eines Artikels wird die Mengeneinheit und der Einzelpreis vorbelegt. Um freien Text einzutragen, wählen Sie den Eintrag **Abbrechen**.\\ \\ **KA = Kostenart**\\ Weisen Sie den zu verbuchenden Betrag einer Kostenart zu. Die Kostenart dient der Berücksichtigung von Zuschlägen in den [[..:nachkalkulation:auswertungen_der_nachkalkulation|Nachkalkulationsauswertungen]]. Es werden die Zuschläge des [[..:vorkalkulation:arbeitsbereiche|Arbeitsbereichs]] verwendet, welcher der Baustelle zugewiesen ist.\\ \\ **im Bau**\\ Aufteilungsbuchungen können sofort auf das Aufwandskonto gebucht werden oder zunächst als **in Bau** befindlich markiert {{:produkte:business_2016:finanzen:haekchen.gif?nolink|}} und erst mit der Schlussrechnung umgebucht werden. Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen|Buchung auf Konto "in Bau"]] legen Sie fest, dass in der Tabelle die Spalte **im Bau** angezeigt wird.\\ \\ **Konto**\\ Legen Sie das Aufwandskonto fest, welches für die Übergabe an die [[..:system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]] verwendet wird. Durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif?nolink|}} erhalten Sie eine Auswahl Ihrer bereits gespeicherten Konten. Mit einem Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Konto. Im Programmparameter 80.30.90 [[grundsaetzliche_einstellungen#Sachkonto automatisch vorbelegen]] können Sie festlegen, wie die automatische Vorbelegung des Sachkontos während der Erfassung erfolgt. Überfahren Sie das Feld **Konto** in einer bereits erfassten Aufteilungsbuchung mit der Maus, wird ein Tooltipp mit Nummer und Bezeichnung des gewählten Kontos angezeigt. **Buchungstext**\\ Die Zusammensetzung des Buchungstextes der einzelnen Aufteilungsbuchungen legen Sie im Programmparameter 80.30.70 [[grundsaetzliche_einstellungen#Vortrag Buchungstext]] fest.\\ \\ **Kostenstelle**\\ Weisen Sie der Aufteilungsbuchung eine Kostenstelle zu, die in der [[..:system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]] separat ausgewertet wird. Durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif?nolink|}} erhalten Sie eine Auswahl der Kostenstellen. Mit einem Mausklick übernehmen Sie die gewünschte Kostenstelle.\\ \\ **Steuer**\\ Ist für die Lieferantenrechnung im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] als Steuersatz **** eingestellt, ordnen Sie in der Spalte **Steuer** jeder Aufteilungsbuchung einen Steuersatz zu.\\ \\ **LS-Nr.**\\ Bei [[..finanzen:neue lieferantenrechnung#Übernahme aus Lieferschein]] wird hier die hinterlegte Lieferscheinnummer eingetragen. Ist zum erfassten Lieferschein keine Nummer hinterlegt, können Sie diese hier nachtragen.\\ \\ **NK-Datum**\\ Für neu eingegebene Aufteilungsbuchungen (nicht bei [[..finanzen:neue lieferantenrechnung#Übernahme aus Lieferschein]]) wird automatisch in der [[..:nachkalkulation:start|Nachkalkulation]] ein Lieferschein angelegt. In der Spalte ** NK-Datum** legen Sie das Datum fest, welches für den Lieferschein verwendet wird.\\ \\ **Bemerkung**\\ Bei Übernahme eines bereits erfassten Lieferscheins wird die Bemerkung angezeigt, die in der Nachkalkulation zum Lieferschein erfasst wurde. Zudem kann die Bemerkung bearbeitet oder neu eingetragen werden. Im Programmparameter 80.30.130 [[..finanzen:grundsaetzliche einstellungen#Bemerkung aus Lieferscheinerfassung in der Aufteilungsbuchung anzeigen]] legen Sie fest, dass in der Tabelle die Spalte **Bemerkung** angezeigt wird.\\ \\ Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png?nolink|}} im Menü. ==== Übernahme aus Vorkalkulation ==== Für die schnelle Erfassung der Rechnungspositionen als Aufteilungsbuchungen stehen Ihnen auf der Registerkarte **Vorkalkulation** alle vorkalkulierten Teilleistungen (außer Lohn und Gerät) der gewählten Baustelle für die Übernahme zur Verfügung. Wählen Sie dazu in den [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] in der Spalte **Baustelle** zunächst die Baustelle aus, für die die Artikel geliefert wurden.\\ \\ In der Spalte **Preistyp** wird die Herkunft des Einzelpreises des Artikels angezeigt.\\ * **KP** = Katalogpreis * **VP** = vorkalkulierter Preis * **PV** = Preisvereinbarung (aus Programmteil [[..:baustellenmanagement:beschaffung|Beschaffung]]) {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_vorkalkulation.png|}}\\ \\ Durch Doppelklick auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten der Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen. Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten.\\ \\ Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png?nolink|}} im Menü.\\ \\ Zusätzlich steht Ihnen die Registerkarte **Preisvereinbarung** zur Verfügung. Hier sind nur die vorkalkulierten Teilleistungen (außer Lohn und Gerät) aufgelistet, für die Sie mit dem gewählten Lieferanten für die gewählte Baustelle eine Preisvereinbarung (Preistyp = PV) getroffen haben.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_preisvereinbarung.png|}} ==== Übernahme aus Lieferschein ==== Auf der Registerkarte **Lieferscheine** werden folgende Lieferscheine angezeigt: *die Lieferscheine, die zum gewählten Lieferanten erfasst sind *die Lieferscheine der Lieferanten, bei denen der gewählte Lieferant in den [[..adressen:auftragnehmer|Stammdaten]] als zugeordneter Rechnungsersteller hinterlegt ist Haben Sie in der Aufteilungsbuchung bereits die Baustelle ausgewählt, werden nur noch erfasste Lieferscheine dieser Baustelle angezeigt.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_lieferscheine.png|}}\\ \\ Durch Doppelklick auf eine Lieferscheinbuchung übernehmen Sie die Daten in die Aufteilungsbuchung. Um eine doppelte Übernahme der Lieferscheinbuchung zu vermeiden, steht die Buchung nach erfolgter Übernahme in eine Lieferantenrechnung auf der Registerkarte **Lieferscheine** nicht mehr zur Verfügung.\\ \\ Zusätzlich können Sie einen Lieferschein aus allen erfassten Lieferscheinen heraussuchen. Klicken Sie dazu im Menü auf **Suchen** und wählen die Funktion **Lieferschein**.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_lieferscheinsuche_icon.png|}}\\ \\ Die [[..nachkalkulation:nk komfortsuche]] wird geöffnet. * Die gespeicherte Suche **Offene Lieferscheine** wird automatisch geladen und das entsprechende Suchergebnis angezeigt, d.h. alle erfassten Lieferscheine der Kostenarten **Pflanze**, **Material**, **Sonstiges**, **Fremdleistung** und **Entsorgung**, die noch keiner Lieferantenrechnung (Lieferschein geprüft = nein) zugeordnet sind. * Passen Sie ggf. die Suche an, um den bzw. die gewünschten Lieferscheine zu finden. * Markieren Sie den Lieferschein durch Klicken in die erste Spalte der Tabelle. Zum Markieren mehrerer Buchungssätze nutzen Sie **Strg** und **Shift**. * Klicken Sie anschließend im Menü auf {{:produkte:business_2019:finanzen:ribbon_ok_16.png?nolink|}} **Übernehmen**. {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_lieferscheinsuche.png|}}\\ \\ Die markierten Lieferscheine werden als Aufteilungsbuchungen in die Lieferantenrechnung übernommen.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_lieferscheinuebernommen.png|}}\\ Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten. Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png?nolink|}} im Menü. ==== Spaltenreihenfolge ändern ==== Die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern Sie, indem Sie den Spaltenkopf der Spalte anklicken, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste zwischen die Spaltenköpfe der Spalten, zwischen welchen Sie die Spalte einfügen möchten.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:rechnungseingang_spaltenreihenfolge.png|}} ---- ===== Registerkarte Rechnungen ===== Nachdem Sie im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte **Rechungen** alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten aufgelistet. Im Programmparameter 80.30.10 [[grundsaetzliche_einstellungen#Anzeige Zahlungen]] legen Sie fest, ob in der Tabelle die Spalten **Zahlung**, **Skonto** und **letzte Zahlung** für Zahlungen und Skontobeträge angezeigt werden. {{:produkte:business_2019:finanzen:0087.png|}} Im unteren Bereich werden zu der Lieferantenrechnung, die auf der Registerkarte **Rechnungen** markiert ist, die [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] angezeigt. Gegebenenfalls können Sie die Aufteilungsbuchungen nun nachbearbeiten. ==== Dokument zuweisen ==== Zu jeder Lieferantenrechnung lässt sich das entsprechende Dokument [[..:dataflor_bauakte:dokument_ablegen#dokumente_importieren|Importieren]] oder [[..:dataflor_bauakte:dokument_ablegen#dokumente_scannen|Scannen]]. Klicken Sie dazu im Menü **Rechnungseingang > Dokumente** auf {{:produkte:business_2016:ribbon_document-import_16.png?nolink|}} oder {{:produkte:business_2016:ribbon_scanner-import_16.png?nolink|}}. Das Dokument wird dann automatisch mit jeder Baustelle verknüpft. Sie können das Dokument hier auch direkt [[..:adressen:oeffnen|Öffnen]] und die [[..:dataflor_bauakte:dokument_infos|Dokumentinformationen]] bearbeiten.\\ {{:produkte:business_2019:finanzen:lieferantenrechnung_dokument.png?|}}\\ \\ Weitere Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie im Bereich [[..:dataflor_bauakte:start|DATAflor Bauakte]]. Ein zur Lieferantenrechnung zugewiesenes Dokument wird mit dem Löschen der Lieferantenrechnung nicht in den Papierkorb verschoben, sondern sofort unwiderruflich gelöscht. ===== Weitere Schritte ===== [[rechnungseingang]]\\ [[Lieferantenrechnung bearbeiten]]\\ [[Lieferantenrechnung suchen]]\\ [[Rechnungseingangsliste]]