Immer wieder wird diskutiert, ob eine Rechnung aus dem Baustellenkonto gelöscht werden darf oder nicht. Den Vorgaben der GOBD stehen rein praktische Anforderugnen des Arbeitsalltages gegenüber. Hier ein paar praktische Tipps und Hinweise:
Reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen sind nicht aufbewahrungspflichtig, d.h. wenn eine Rechnung noch nicht versandt wurde, können Sie diese in Ihrem Softwaresystem ohne Weiteres löschen.
Was können Sie tun, um Fehlbuchungen zu vermeiden und um gegenüber den Finanzbehörden die Einhaltung der GoBD nachzuweisen?
Nutzen Sie Druckvorschau und Probedruck
Auch wenn eine Rechnung nur ausgedruckt, aber noch nicht versandt wurde, entstehen beim Löschen schnell Probleme, z.B. wenn die verwendete Rechnungsnummer nicht neu vergeben wird und eine Lücke im Belegnummernkreis entsteht. Vermeiden Sie daher nach Möglichkeit alle Fehldrucke, indem Sie in der Druckvorschau am Bildschirm eine sorgfältige Sichtkontrolle durchführen und, je nach verwendeter Software, eine Probeausdruck-Funktion ohne Belegnummer nutzen.
Legen Sie Berechtigungen fest
Sorgen Sie dafür, dass nur entsprechend qualifizierte Mitarbeiter zum Drucken von Rechnungen berechtigt sind, am besten über entsprechende Einstellungen in Ihrem Softwaresystem, alternativ über festgeschriebene organisatorische Maßnahmen. Schränken Sie die Berechtigung zum Löschen von Rechnungen noch weitgehender ein.
Protokollieren Sie das Löschen von Rechnungen
Die GoBD schreiben vor, dass das Löschen von Belegen und Buchungen protokolliert werden muss. Legen Sie in Ihren Verfahrungsbeschreibungen fest, dass beim Löschen von Rechnungen Datum, Benutzername und Begründung protokolliert werden oder nutzen Sie entsprechende Funktionen in Ihrem Softwaresystem.
Erstellen Sie eine Stornorechnung
Sobald eine Rechnung Ihr Haus bereits verlassen hat, z.B. als Brief, Fax,oder E-Mail, dürfen Sie die Rechnung nicht mehr löschen, sondern nur noch durch eine Stornorechnung (früher Gutschrift) aufheben. Auch die entsprechenden Finanzbuchungen dürfen nicht gelöscht werden, sondern müssen durch Erfassen einer Stornierung/Kürzung korrigiert werden.
Rechnungen löschen mit DATAflor BUSINESS
Um den Anforderungen der GOBD Rechnung zu tragen, können in DATAflor BUSINESS nur Anwender mit besonderen Benutzerrechten Rechnungen löschen. Zum Jahresbeginn 2020 wurde das Löschen von Rechnungen um eine Protokollfunktion erweitert. Diese speichert Datum, Benutzername und einen manuell erfassten Löschgrund mit mindestens 10 Zeichen. Diese Daten können bei Bedarf als Protokoll ausgegeben werden. Ein Löschen mit dem Benutzer DATAflor ist nicht mehr möglich.