====== Dokument ablegen ====== ===== Beschreibung ===== In die DATAflor Bauakte lassen sich bestehende Dokumente importieren, scannen und E-Mails übernehmen. Für die Ablage in der DATAflor Bauakte können beliebige Dateien ausgewählt und so Text-, Tabellen-, Grafik-, CAD- oder Foto-Dateien abgespeichert werden. Sogar das Hinterlegen von Datenbanken (Access oder andere) ist möglich. Wenn Sie das importierte Dokument über die rechte Maustaste oder über das Menü {{:produkte:business_2016:ribbon_document-open_16.png?nolink&20|}} **Öffnen**, wählt das Programm anhand des eingestellten Dateityps die Software aus, mit der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird. ---- ==== Dokumente importieren ==== Dokumente, die als externe Dateien vorliegen, können über den Dialog **Öffnen** ausgewählt oder per **Drag & Drop** in die DATAflor Bauakte importiert werden. Alle Dateien, die Sie in die DATAflor Bauakte importieren, werden zwecks Verwaltung **vom Ursprungsort entfernt**, im Verzeichnis Ihrer **Bauakte hinzugefügt** und **umbenannt**. Dadurch sind alle Dokumente Ihrer Bauakte an einem Ort gebündelt und die Gefahr, dass etwas versehentlich gelöscht wird, ist geringer. === Datei importieren === - Klicken Sie im Menü Dokumente auf {{:produkte:business_2015:adressen:document-import_16.png?nolink|}}. - Der Windows-Dateiauswahldialog wird geöffnet. Wählen Sie die gewünschte Datei oder mit **Strg** bzw. **Shift** mehrere Dateien und bestätigen mit **[Öffnen]**.{{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_importieren.png?|}} - Der Dialog **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des bzw. der importierten Dokumente. - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_importiert.png?|}} === Datei per Drag & Drop importieren === - Markieren Sie im Windows-Explorer oder auf dem Desktop die Datei (oder per **Strg** oder **Shift** mehrere Dateien), die Sie übernehmen möchten. Ziehen Sie diese bei gedrückter Maustaste (Drag) in die Registerkarte **Dokumente** und lassen die Maustaste los (Drop).\\ {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_dragdrop.png?|}}\\ \\ Wenn Sie für Drag&Drop die rechte Maustaste nutzen, erscheint eine Auswahl, ob Sie die Dateien verschieben oder kopieren möchten. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_dragdrop_rechts.png?|}} - Der Dialog **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des bzw. der importierten Dokumente. - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. ---- ==== Dokumente scannen ==== Mit dieser Funktion können Papier-Dokumente direkt in die DATAflor Bauakte aufgenommen werden. - Öffnen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager oder Projektverwaltung) und dann die Adresse oder das LV, zu der Sie das Dokument aufnehmen möchten. - Anschließend wählen Sie die Registerkarte **Dokumente** und klicken im Menü **Dokumente > Anlegen > Scannen** {{:produkte:business_2015:adressen:btn_scannen.png?nolink&20|}}. - Das Fenster **Dokumente scannen** wird geöffnet. - Im Bereich **Optionen** nehmen Sie die Einstellungen für den Scannprozess vor.\\ {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:scannen_optionen.png?direct|}}\\ Sind an Ihren Rechner mehrere Scanner angeschlossen, wählen Sie unter **Quelle** das gewünschte Gerät aus.\\ Wählen Sie die **Auflösung**, **Methode** und das **Format** der zu erstellenden Datei.\\ Bei einer **Auflösung von 300 DPI** wird eine Datei mit einer guten A4-Druckqualität und einer akzeptablen Dateigröße erzeugt. Werden bei Ihrem Scanner automatisch **Vorder- und Rückseite** gescannt, haben Sie mehrere Möglichkeiten, **Seiten** zu **entfernen**: * Aktivieren Sie die Option **Leere Seiten automatisch entfernen**, um direkt beim Scanvorgang leere Seiten zu löschen. * Oder Sie wählen nach dem Scanvorgang die Funktion **[Leere Seiten entfernen]** * Oder Sie wählen im linken Bereich die Seite oder mehrere Seiten mit **//Strg//** aus und drücken die Taste **//Entf//**. - Starten Sie den Scanvorgang durch Klicken auf **[Scannen]**. Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, können Sie diese bei Auswahl des Dateityps **//PDF//** direkt nacheinander scannen, so dass für das Dokument nur eine **//PDF//**-Datei erstellt wird. Nach dem Scannen der ersten Seite, legen Sie die nächste Seite auf den Scanner und klicken auf **[Weitere Seite scannen]**.\\ Der PDF-Datei lassen sich über den Windows-Explorer auch **Bilder hinzufügen**. Dazu per Drag&Drop die Datei (**//bmp//**,**//png//**,**//jpg//**,**//tif//**) aus dem Fenster des Windows-Explorer in den Scanner-Dialog ziehen. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:bauakte_scannen.png?|}} Um die **Reihenfolge** der Seiten zu **ändern**, ziehen Sie eine Seite mit der gedrückten linken Maustaste an die neue Position. - Nachdem Sie alle gewünschten Seiten gescannt haben, bestätigen Sie die gescannten Seiten mit **[OK]** und hinterlegen die [[Dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments. ---- ==== E-Mails übernehmen ==== === Drag & Drop === Am einfachsten übernehmen Sie empfangene oder gesendete E-Mails in die DATAflor Bauakte, indem Sie die E-Mail (oder mehrere E-Mails mit **Strg** oder **Shift**) in Outlook auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte **Dokumente** ziehen. Anschließend wird der Dialog **Dokument anlegen** angezeigt, in dem Sie die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] angeben können. Der Betreff der E-Mail wird dabei automatisch als **Bezeichnung** übernommen. Es kann eine beliebige **Versandart**, hier sinnvollerweise //Maileingang// bzw. //Mailausgang//, gewählt werden. Zusätzlich wird in der Tabelle das **Versanddatum**, Name und E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt. Über die **Suche** und anhand von **Gruppen** und **Filtern** lassen sich so schnell abgelegte E-Mails finden. Wie E-Mails lassen sich auch die **Anhänge** einer E-Mail direkt in der DATAflor Bauakte ablegen. Dazu in der E-Mail einfach die Anhänge auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte **Dokumente** ziehen. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:email_drag_drop.png?|}} /* === DATAflor Outlook-Add-Ins === Mit Hilfe des **DATAflor Outlook-Add-Ins** können Sie **empfangene** und eigene **zu versendende E-Mails** in die DATAflor Bauakte übernehmen. * Für Microsoft Outlook 2003 und 2007 erfolgt die Registrierung zunächst für den lokalen Rechner bei Installation bzw. Update von BUSINESS, wenn Outlook installiert ist. Für den angemeldeten Windows-Benutzer wird das Add-In daraufhin automatisch registriert, sobald in BUSINESS ein Benutzer angemeldet wird, der **Zugriff auf DATAflor Bauakte** (siehe [[einstellungen]]) hat. * Für Microsoft Office 2010 und 2013 wird das Outlook-Add-In automatisch installiert, wenn in BUSINESS ein Benutzer angemeldet wird, der **Zugriff auf DATAflor Bauakte** hat. Zur Installation wird eine Verbindung zum Internet benötigt. Das DATAflor Outlook-Add-In ist __nicht__ für Outlook-64bit-Versionen freigegeben. Starten Sie zunächst BUSINESS und Outlook. Um eine **empfangene E-Mail** abzulegen, wählen Sie in Outlook in Ihrem **Posteingang** die empfangene E-Mail aus, die Sie in die DATAflor Bauakte aufnehmen möchten und öffnen das Menü **Add-Ins**.\\ {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:outlook_posteingang.png?direct|}} Um eine **eigene E-Mail** abzulegen, erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail, die Sie in die DATAflor Bauakte aufnehmen möchten und öffnen das Menü **Add-Ins**.\\ {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:outlook_nachricht.png?direct|}} Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: |**Senden und gesamten Mailinhalt (.msg)**\\ nur eigene E-Mail|Die geschriebene E-Mail wird gesendet und gleichzeitig einschließlich Dateianhang und in der E-Mail enthaltenen Bilder in der DATAflor Bauakte abgelegt.| |**Senden und nur Nachrichtentext (.pdf)**\\ nur eigene E-Mail|Die geschriebene E-Mail wird gesendet und gleichzeit wird der Nachrichtentext ohne enthaltene Bilder oder Anhang in der DATAflor Bauakte übernommen.| |**Gesamten Mailinhalt (.msg)**|Der Nachrichtentext wird einschließlich Dateianhang und in der E-Mail enthaltenen Bilder in der DATAflor Bauakte abgelegt.| |**Nur Nachrichtentext (.pdf)**|Es wird nur Nachrichtentext der E-Mail als PDF-Datei in der DATAflor Bauakte übernommen.| |**Nur Anlage**|Nur der Dateianhang und in der E-Mail enthaltene Bilder werden in der DATAflor Bauakte integriert.| Wählen Sie die gewünschte Funktion. Folgendes Auswahlfenster wird geöffnet. {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:044.png?direct|}} Wählen Sie über welchen Programmbereich Sie das Dokument zuordnen möchten: zu einer Adresse über den **Adress-Manager** oder zu einem Projekt/Objekt/LV über die **Projektverwaltung**. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit **[OK]**. **Zuordnung über den Adress-Manager**\\ Die Adresssuche wird geöffnet. {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:043.png?direct|}} Markieren Sie im Suchergebnis die gewünschte Adresse und klicken auf **[Übernehmen]**. Das Fenster **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie hier die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokument wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:045.png?direct|}} **Zuordnung über die Projektverwaltung**\\ Das Fenster zur LV-Suche wird geöffnet. {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:046.png?direct|}} Markieren Sie im Suchergebnis das gewünschte LV und klicken auf **[Übernehmen]**. Das Fenster **Dokument anlegen** wird geöffnet. Hinterlegen Sie hier die [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] des importierten Dokuments. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. Das Dokumente wird auf der Registerkarte **Dokumente** zum gewählten Eintrag angezeigt. {{:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:148.png?direct|}} Alle in der Projektverwaltung zugeordneten Dokumente werden zusätzlich im **Adress-Manager** zur Adresse des Auftraggebers und zur Adresse des angemeldeten Benutzers angezeigt. */ ---- ==== CAD-Zeichnung importieren ==== Zu jeder gedruckten Papierausgabe eines CAD-Planes können Sie den Planstand als Dokument in der DATAflor Bauakte aufnehmen. Speichern Sie Ihre CAD-Zeichnung zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte __immer__ als **DWF-Datei**. Einen abschließend Planstand zum Projektende können Sie zudem als ZIP-Datei in der DATAflor Bauakte ablegen. Die Aufnahme einer **DWG-Datei** in der DATAflor Bauakte ist __nicht zu empfehlen__, da die Dateien von ihrem ursprünglichen Speicherort **ausgeschnitten** und **verschoben** werden. Eingefügte Bilder und Referenzen werden jedoch nicht mit verschoben. Dies führt dann zu fehlerhaften Darstellungen. **DWF-Datei erstellen**\\ Um ein DWF-Datei zu erstellen, markieren Sie im CAD das Layout, das Sie drucken möchten, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag **Plotten**. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad01.png?|}} Wählen Sie im Plotdialog aus der Liste der Plotternamen **DWF6 ePlot.pc3** aus. Dieser Drucker ist standardmäßig mit jeder CAD-Installation eingerichtet. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad02.png?|}} Klicken Sie im Plotdialog auf **[OK]**. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad03.png?|}} Legen Sie im folgenden Dialog den **Speicherort** und den **Dateinamen** fest. Bestätigen Sie die Eingabe mit **[Speichern]**. Die Datei wird geplottet. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad04.png?|}} Die DWF-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel [[dokument_ablegen#dokumente_importieren|Dokumente importieren]] vor. **ZIP-Datei erstellen**\\ Öffnen Sie in CAD die Zeichnung und wählen über den Menübrowser den Eintrag **Publizieren > eTransmit**. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad05.png?|}} Bestätigen Sie gegebenenfalls eine Speicherabfrage mit **[OK]**. Der folgende Dialog zeigt Ihnen alle Inhalte der Zeichnung an, die exportiert werden können. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen vorzunehmen und können den Dialog mit **[OK]** bestätigen. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad06.png?|}} Wählen Sie den **Speicherort** und einen **Dateinamen** aus und bestätigen Sie die Eingabe mit **[Speichern]**. {{:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:cad07.png?|}} Die Zip-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel [[dokument_ablegen#dokumente_importieren|Dokumente importieren]] vor. ===== Weitere Schritte ===== [[dokument_erstellen]]\\ [[dokument_infos]]\\ [[..:adressen:Zuordnen|Dokument neu zuordnen]]