GoBD

Mit DATAflor BUSINESS werden u.a. Daten und Dokumente verarbeitet, die den außersteuerlichen und steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten unterliegen. Dadurch muss die Datenverarbeitung den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechend durchgeführt werden. Neben der nachvollziehbaren und nachprüfbaren Führung der elektronischen Bücher und sonstigen Aufzeichnungen sind auch die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems betroffen.

Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Daten und Einhaltung des festgelegten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

In unserem Experteninterview finden Sie Anworten zu häufig gestellten Fragen bezüglich der GoBD und DATAflor BUSINESS.

Im Folgenden werden die Funktionen und Möglichkeiten gezeigt, wie mit DATAflor BUSINESS die Anforderungen der GoBD angewendet und umgesetzt werden können. Bei einigen beschriebenen Funktionen handelt es sich um Programmerweiterungen, die als Zusatzprodukte erworben werden können. Dieses sind insbesondere die DATAflor Bauakte, IAP, der Finanz-Manager, die Apps, die Schnittstellen zur Lohn- und Finanzbuchhaltung und die erweiterten Auswertungen des Kostencontrollings.

• Aufbewahrung von Unterlagen: Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben.
  ⇒ Speicherung der Daten in der Datenbank und Dateien der DATAflor Bauakte in fest definiertem, separatem Verzeichnis
  
  
• Nachvollziehbarkeit: Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können.
  ⇒ Ablage elektronischer Belege in der DATAflor Bauakte zu jedem Vorgang
  
  
• Nachprüfbarkeit: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.
  ⇒ Baustellenkonto, Projektkonto, Debitorenkonto
  ⇒ Finanz-Manager
  ⇒ IAP - Individuelles Auswertungsprogramm
  ⇒ Zahlreiche Übersichten und Listen zur Anzeige und Auswertung der Daten
  
  
• Vollständigkeit: Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ist durch ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen.
  ⇒ Nummernkreise für automatisierte Vergabe von Belegnummern
  ⇒ Prüfung der Belegnummernketten auf Lücken
  ⇒ Pflichtfelder bei der Erfassung
  
  
• Klarheit: Ein- und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden.
  ⇒ Übersichten zur Anzeige der bereits erfassten Daten
  ⇒ Erneute Verwendung einer bereits verwendeten Belegnummer für Ausgangsrechnungen ist nicht möglich
  
  
• Fortlaufende Aufzeichnung: Jeder Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden.
  ⇒ Buchungsdatum für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  ⇒ Erfassung von Lohn- und Gerätestunden sowie Material- und Pflanzenlieferscheinen per App DATAflor TIME auf der Baustelle und direkte Übermittlung in die Datenbank
  
  
• Ordnung: Bei der doppelten Buchführung sind die Geschäftsvorfälle so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage gewährleistet ist.
  ⇒ Baustellenkonto, Projektkonto, Debitorenkonto
  ⇒ Finanz-Manager
  ⇒ IAP - Individuelles Auswertungsprogramm
  ⇒ Zahlreiche Übersichten und Listen zur Anzeige und Auswertung der Daten
  
  
• Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  ⇒ Erfasste Datensätze sind ausschließlich durch explizit dazu autorisierte Benutzer bearbeitbar und/oder zu löschen
  
  
• Internes Kontrollsystem: Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.
  ⇒ Die Software kann so konfiguriert werden, dass jedem Benutzer nur die Programmfunktionen zur Verfügung stehen, die er für seine Tätigkeit benötigt, und nur die Informationen angezeigt werden, die für ihn relevant sind.
  
  
• Verfahrensdokumentation: Für die Datenverarbeitung muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, die den organisatorisch und technisch gewollten Prozess zur Datenverarbeitung verständlich, vollständig und schlüssig beschreibt (Wer macht was wann mit welchen Daten?). Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist die Anwendungsdokumentation, die für jeden Datenverarbeitungsprozess übersichtlich gegliedert die Funktionsweise der verwendeten Software beschreibt.
  ⇒ Hier finden Sie eine Anwendungsdokumentation für DATAflor BUSINESS, die Sie für die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen anpassen und in Ihre Verfahrensbeschreibung integrieren können.

GoBD-Export