====== Vorlage importieren ======
===== Beschreibung =====
Über den **Import** können beliebige Dateien (einfache Textdateien, PowerPoint-, Excel- und MindMap-Dateien etc.) als Vorlagen für die DATAflor Bauakte hinzugefügt werden.
Diese Dateien werden im DATAflor Vorlagen-Verzeichnis der Bauakte vorgehalten. Beim Verwenden der DATAflor-Vorlage zu einer Adresse oder einem LV wird eine Kopie dieser Datei erstellt.
Es sind **immer die normalen Dateitypen** eines Programms zu **nutzen**.
Beispielsweise:\\
__keine__ PowerPoint-__Vorlage__, sondern normale PowerPoint-Datei verwenden\\
__keine__ Excel-__Vorlage__, sondern normale Excel-Datei verwenden
Wird z.B. eine Excel-Vorlage (**//XLT//** bzw. **//XLTX//**) verwendet, erfolgt beim Speichern die Abfrage nach einem neuen Dateinamen in einem frei wählbaren Verzeichnis. Damit würde die Verbindung zur Bauakte __verloren__ gehen.
Die DATAflor Textbausteine stehen in importierten Word-Dokumenten nicht zur Verfügung. Möchten Sie die **Textbausteine** nutzen, verwenden Sie die Funktion [[word-vorlagen]] erstellen. \\
Alternativ haben wir eine Musterdatei für Sie vorbereitet, die Sie {{ de:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:vorlage_dms_musterbrief.docx|hier}} herunterladen und anschließend in Ihr System importieren und dann ggf. duplizieren können.
===== Anwendung =====
- Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte **Dokumente**.
- Im Menü **Dokumente** klicken Sie in der Gruppe **Ansicht** auf **Vorlagen**.
- Markieren Sie in der Vorlagenverwaltung die Kategorie, zu der Sie die Vorlage hinzufügen möchten.
- Wählen Sie als nächstes die Funktion **Import** aus, um in die Dateiauswahl zu gelangen. {{de:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dok_vorlagen_import.png?|}}
- Sobald Sie die ausgewählte Datei **Öffnen** wird diese in der Vorlagenverwaltung angezeigt.
- Die **Bezeichnung** wird aus dem Dateinamen vorbelegt. Ergänzen Sie im Feld **Beschreibung** weitere Informationen.\\ {{de:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dok_vorlagen_import_bearb.png?|}}
- Sie haben hier die Möglichkeit, die Felder **Kategorie** und **Dokumentenart** vorzubelegen, sodass diese beim [[dokument_infos|Anlegen neuer Dokumente]] automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die [[einstellungen#vorbelegungen|Vorbelegung]] lassen sich über die Schaltflächen **[...]** bearbeiten.
- **Speichern** Sie die neue Vorlage.
- Um das Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf **Öffnen**.
- Nach der Bearbeitung **Speichern** Sie das Dokument und schließen die Anwendung. Das überarbeitete Dokument steht in den Vorlagen bereit.
===== Vorlage bearbeiten =====
Alle Vorlagen lassen sich über das Menü **Bearbeiten** oder über die rechte Maustaste **Öffnen**, **Duplizieren** und **Löschen**. (siehe Kapitel [[Vorlagen#funktionen|Funktionen]])
{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:vorlage_bearbeiten.png?direct|}}
===== Weitere Schritte =====
/* Links zu anderen Schritten*/
[[word-vorlagen]]\\
[[orga-elemente]]\\
[[vorlagen]]\\