====== DATAflor Bauakte ======

Das Modul **DATAflor Bauakte** ist ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie zahlreiche mit BUSINESS erzeugten Ausdrucke sowie externe Dateien und E-Mails in BUSINESS speichern und verwalten können.

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Führen Sie zu Ihren Bauvorhaben vom Angebot bis zum Auftrag eine lückenlose Dokumentation. Die Daten werden Ihnen innerhalb der [[..:Projektverwaltung:start]] und im [[..:adressen:start]] angezeigt und im Startbildschirm zur [[Wiedervorlage]] angeboten.

In der Stammdatenverwaltung hinterlegen Sie alle wichtigen Dokumente zu Ihren Standardleistungen (z.B. Werbeblätter, Einbauhinweise, …) und Geräten (TÜV-Berichte, Einkaufsrechnungen, Wartungsberichte, …).


===== Aufbau einer optimalen Bauakte =====
Mit diesem Kapitel möchten wir Sie bei der Organisation Ihrer Bauakte unterstützen. Es handelt sich dabei um Empfehlungen, wie Sie Ihre Dokumente verwalten und Ihren Betrieb strukturieren können.

Die **DATAflor Bauakte** ist mit der Installation bereits vollständig eingerichtet und kann sofort in Betrieb genommen werden. Die Vorlagen sind für die Ablage in der DATAflor Bauakte optimiert. Sie sparen sich die Einrichtungsarbeit. Spezielle Anpassungen an Ihren Betrieb sind jederzeit möglich.

Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn alle Beteiligten schnell die Regeln erlernen und auch behalten können. Es ist daher wichtig, sich auf einige wenige Begrifflichkeiten festzulegen mit denen Dokumente, also Informationen, allgemeingültig abgelegt werden. Jeder Mitarbeiter muss jederzeit jede Information finden können.

Prüfen Sie daher genau, wie Sie Ihre Bauakte erweitern. Ihr bestehendes Organisationssystem können Sie mit diesen allgemeingültigen Empfehlungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. In großen Betrieben übernimmt diese Tätigkeit oft ein verantwortlicher Organisationsbeauftragter.

Mit der folgenden Gegenüberstellung wird das Potenzial der DATAflor Bauakte gegenüber der Papierbauakte aufgezeigt.
 
| ^Papierakte^DATAflor Bauakte^
^Gliederung|Trennblätter\\ müssen händisch beschriftet und in einen Aktenordner eingeheftet werden|Kategorien\\ Alle von DATAflor ausgelieferten Vorlagen werden **automatisch** in **eine** Kategorie einsortiert. Für externe Dokumente stellt DATAflor eine übersichtliche Liste für die schnelle Auswahl zur Verfügung.|
^Ablagesystem|Bezeichnung\\ in Betreff oder Kopfzeile des Dokuments beim Erstellen eingetragen|Bezeichnung\\ DATAflor Vorlagen tragen eine Bezeichnung **automatisch** ein. Lediglich externe Dokumente müssen bezeichnet werden. Die Bezeichnung steht auf dem Dokument und der Übersichtsliste.|
|:::|pro Projekt 1 bis x Ordner\\ Inhaltsverzeichnis für alle Ordner muss manuell gepflegt werden|pro Baustelle nur eine Akte\\ Der Inhalt wird per Knopfdruck gesteuert.|
|:::|Chronologisch\\ händisch nach Datum und/oder Dokumentenart|Angelegt zu\\ Die Arbeit im **DATAflor BUSINESS** bestimmt die Ablage **automatisch**.|
|:::| |Verantwortlicher\\ Der Anmeldename des Benutzers trägt **automatisch** den Verantwortlichen ein.|
|:::| |Dokumentenart\\ Alle DATAflor Vorlagen tragen eine Dokumentenart **automatisch** ein. DATAflor stellt für externe Dokumente eine übersichtliche Liste für die schnelle Zuordnung zur Verfügung.|
|:::| |Ablagedatum\\ **Automatisch** bei der Erfassung.|
|:::| |Logische Verknüpfungen\\ **Automatische** logische Verknüpfungen des erfassten Dokuments. Dokumente sind an allen Stellen im Programm abrufbar. Eine mühsame Suche entfällt.|
^Wiedervorlage|(Kopien) in Fächer einsortiert\\ händisch|auf Knopfdruck|
^Zur Kenntnis|(Kopien) in Fächer verteilt\\ händisch|auf Knopfdruck|
^Zugriffssteuerung auf Dokumente|Extra Aktenordner, der unter Verschluss gehalten wird\\ Projektakten sind im Büro verteilt|auf Knopfdruck\\ Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter einstellen, die Akte bleibt zusammen|
^Versandinfos|Auf Dokument vermerkt\\ händisch|auf Knopfdruck|
^Suchfunktion|Händisch\\ Schnellsuche über Trennblätter und die angelegte Chronologie|Suchdialog\\ Suche nach Ablagekriterien, Interaktives Inhaltsverzeichnis mit Kategorien/Dokumentenarten|
^Sortierung|wie geheftet|Individuell auf Knopfdruck\\ Jeder Mitarbeiter kann sich seine individuelle Ansicht zusammenstellen.|
^Einrichtung|händisch für jede Akte einzeln|automatisch\\ aufwändige Einrichtung entfällt|

===== Weitere Schritte =====
[[einrichten]]\\ 
[[versionierung]]