====== Dokumenteninformation ====== ===== Beschreibung ===== In den Dokumenteninformationen {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_document-info_16.png?nolink&20|}} können Sie die Informationen einsehen und bearbeiten, die zusammen mit den Dokumenten in der DATAflor Bauakte abgelegt werden. {{de:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_bearbeiten_dialog.png?|}} ===== Registerkarte Dokument ===== Auf der Registerkarte **Dokument** finden Sie Informationen zur Ablage des Dokuments in der DATAflor Bauakte. |**Bezeichnung**|Geben Sie dem Dokument eine eindeutige Bezeichnung.| |**Angelegt zu**|Dieses Feld enthält die interne Dokumentenbezeichnung, durch die das Dokument vom Programm identifiziert wird. Es ist gegraut, so dass die darin enthaltene Information nicht verändert wird.| |**Verantwortlich**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} wählen Sie den Mitarbeiter, der für dieses Dokument verantwortlich ist. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriff auf DATAflor Bauakte haben. Standardmäßig wird der angemeldete Benutzer vorbelegt.| |**Kategorie**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} ordnen Sie das Dokument in eine Kategorie ein. Standardmäßig wird die Kategorie vorbelegt, die im Formular-Manager zum gedruckten Formular eingestellt ist.| |**Dokumentenart**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} ordnen Sie das Dokument einer Dokumentenart zu. Standardmäßig wird die Dokumentenart vorbelegt, die im Formular-Manager zum gedruckten Formular eingestellt ist.| Die korrekte Zuordnung des Dokuments zu einem **verantwortlichen Mitarbeiter**, einer **Kategorie** sowie einer **Dokumentenart** hilft Ihnen, das Dokument in der [[dokument_suchen|Dokumentensuche]] schnell wiederzufinden. Zudem lassen sich damit alle Dokumente eines Mitarbeiters, einer Kategorie bzw. einer Dokumentart anzeigen.\\ Sie können die **Auswahllisten** für die Felder Kategorie und Dokumentenart in den [[einstellungen#vorbelegungen|Vorbelegungen]] **anpassen**. |**Versandart**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} wählen Sie, in welcher Form Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.| |**Versand am**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} stellen Sie ein, wann Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.| |**cc für**|Zusätzlich können Sie das Dokument weiteren Mitarbeitern zur Kenntnis auf deren [[Wiedervorlage]] legen.\\ Wählen Sie dazu die gewünschten Mitarbeiter aus {{de:produkte:business_2016:haekchen.gif?nolink&20|}} und bestätigen mit **[OK]**. Die Dokumenteninformation wird für das Cc-Dokument erneut geöffnet. Sie können im Feld **Notizen\Schlagworte** gesonderte Informationen ausgeben.| |**Zugriff für**|**Schützen** Sie sensible Dokumente, indem Sie je Dokument festlegen, welche Mitarbeiter für das Bearbeiten und Öffnen dieser Dokumente berechtigt sind. Standardmäßig haben alle Mitarbeiter, denen in den Benutzerdaten der Zugriff auf die DATAflor Bauakte erteilt ist, Zugriff auf alle abgelegten Dokumente. Sie können einzelnen Mitarbeitern das Zugriffsrecht zu diesem Dokument entziehen. Klicken Sie auf\\ **[Zugriff für ...]**, entfernen Sie bei den Mitarbeitern das Häkchen {{de:produkte:business_2016:kein_haekchen.gif?nolink&20|}}, die keinen Zugriff zum Dokument haben sollen und bestätigen Ihre Einstellung mit **[OK]**. Des Weiteren muss der Mitarbeiter einer **Benutzergruppe** zugewiesen sein, für die das Recht **Bauakte verwalten** aktiv ist.Durch die Anlage von frei wählbaren Gruppen und das Verschieben von Mitarbeitern in diese Gruppen können beim **Dokumentenschutz** mit einem Klick alle Mitarbeiter einer Gruppe ausgewählt werden. (siehe Programmparameter [[einstellungen#benutzergruppen|Benutzergruppen]]) | |**Wiedervorlage**|Geben Sie eine Bezeichnung für die [[Wiedervorlage]] an.| **Arbeiten mit der Wiedervorlage:** * **Anlegen**: Sobald Sie in die erste Zeile klicken, werden die Felder vorbelegt. Mit einem Doppelklick wird die neue Wiedervorlage direkt angelegt. Mit **Tab** können Sie in das jeweils nächste Feld springen und die Einträge überschreiben. Auf dem letzte Feld bestätigen Sie mit **Tab** das Anlegen der Wiedervorlage. Wiederholen Sie die Schritte, um weitere Wiedervorlagen zu dem Dokument anzulegen. * **Bearbeiten**: Mit dem Anklicken einer vorhandenen Wiedervorlage steht diese zum Editieren bereit. Mit **Esc** verlassen Sie diesen Modus. * **Löschen**: Klicken Sie die gewünschte Wiedervorlage an und drücken Sie **Entf**. |**Wiedervorlage an**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} wählen Sie den Mitarbeiter, dem das Dokument in der Wiedervorlage angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriffsrechte auf **DATAflor Bauakte** haben. Im Formular-Manager können Sie je Formular hinterlegen, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder immer der jeweils angemeldete Benutzer automatisch vorbelegt wird. | |**Wiedervorlage am**|Legen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt (Datum und ggf. Uhrzeit) der gewählte Mitarbeiter das Dokument erledigen soll. Der Mitarbeiter wird zum gewählten Zeitpunkt in der Wiedervorlage auf das Dokument aufmerksam gemacht. Im Formular-Manager können Sie je Formular eine Anzahl Tage festlegen, die für die automatische Berechnung des Datums **Wiedervorlage am** verwendet wird. | |**Wiedervorlage Status**|Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2015:adressen:auswaehlen.png?nolink|}} wählen Sie den Wiedervorlagestatus **in Arbeit**, so dass das Dokument in der Wiedervorlage des gewählten Benutzers angezeigt wird. Dokumente mit dem Wiedervorlagestatus **erledigt** werden nicht weiter in der Wiedervorlage angezeigt.| |**Wiedervorlage Info**|Tragen Sie ggf. Informationen zu dieser Wiedervorlage ein.| |**Notizen/Schlagworte**|Notieren Sie bei Bedarf weitere Informationen zu diesem Dokument. Später können Sie anhand dieser Notizen über die Volltextsuche das Dokument in der Dokumentensuche wiederfinden. Es sind maximal 2000 Zeichen möglich.| ===== Registerkarte Details ===== Auf der Registerkarte **Details** finden Sie zusätzliche Informationen zum Dokument.\\ Die Informationen, die bereits zur Auftraggeber-Adresse bzw. zum LV hinterlegt sind, werden in den entsprechenden Feldern **vorbelegt** und können ggf. ergänzt bzw. geändert werden. |**Empfänger**|Die Adresse des Empfängers, für den dieses Dokument bestimmt ist.| |**Ansprechpartner, Funktion, Tel. Durchwahl, E-Mail**|Der Ansprechpartner im Hause des Empfängers sowie die Funktion, telefonische Durchwahl und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.| |**Auftraggeber, Projekt, Objekt, LV**|Der Name des Auftraggebers, die Projektbezeichnung, die Objektbezeichnung sowie die Bezeichnung des Leistungsverzeichnisses aus der Projektverwaltung.| |**Betreff**|Der Betreff des Dokuments.| Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. ===== Eigenschaften bearbeiten ===== Innerhalb von Tabellen können mehrere (mit **Strg**, **Shift** oder mit **Strg** + **A** alle) Dokumente markiert und gleichzeitig bearbeitet werden. - Sobald mindestens zwei Dokumenten markiert sind, kann über das Kontextmenü die Funktion **Eigenschaften bearbeiten** aufgerufen werden. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:multiedit_funktion.png?direct|}} - Im Fenster **Eigenschaften bearbeiten** lassen sich für alle markierten Dokumente die angezeigten Eigenschaften in einem Arbeitsschritt ändern. {{de:produkte:business_2019:dataflor_bauakte:dokument_eigenschaften_bearbeiten.png?|}} Sie möchten z.B. einen Wiedervorlagestatus in den Programmparametern ändern, der jedoch noch in Dokumenten verwendet wird. Mit Hilfe dieser Funktion ändern Sie in einem Schritt den Wiedervorlagestatus der betreffenden Dokumente. ===== Weitere Schritte ===== [[dokument_ansicht]]\\ [[Dokument suchen]]\\ [[..:adressen:Zuordnen|Neu zuordnen]]