In die DATAflor Bauakte lassen sich bestehende Dokumente importieren, scannen und E-Mails übernehmen.
Für die Ablage in der DATAflor Bauakte können beliebige Dateien ausgewählt und so Text-, Tabellen-, Grafik-, CAD- oder Foto-Dateien abgespeichert werden. Sogar das Hinterlegen von Datenbanken (Access oder andere) ist möglich.
Wenn Sie das importierte Dokument über die rechte Maustaste oder über das Menü Öffnen, wählt das Programm anhand des eingestellten Dateityps die Software aus, mit der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird.
Dokumente, die als externe Dateien vorliegen, können über den Dialog Öffnen ausgewählt oder per Drag & Drop in die DATAflor Bauakte importiert werden.
Alle Dateien, die Sie in die DATAflor Bauakte importieren, werden zwecks Verwaltung vom Ursprungsort entfernt, im Verzeichnis Ihrer Bauakte hinzugefügt und umbenannt. Dadurch sind alle Dokumente Ihrer Bauakte an einem Ort gebündelt und die Gefahr, dass etwas versehentlich gelöscht wird, ist geringer.
Wenn Sie für Drag&Drop die rechte Maustaste nutzen, erscheint eine Auswahl, ob Sie die Dateien verschieben oder kopieren möchten.
Mit dieser Funktion können Papier-Dokumente direkt in die DATAflor Bauakte aufgenommen werden.
Bei einer Auflösung von 300 DPI wird eine Datei mit einer guten A4-Druckqualität und einer akzeptablen Dateigröße erzeugt.
Werden bei Ihrem Scanner automatisch Vorder- und Rückseite gescannt, haben Sie mehrere Möglichkeiten, Seiten zu entfernen:
Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, können Sie diese bei Auswahl des Dateityps PDF direkt nacheinander scannen, so dass für das Dokument nur eine PDF-Datei erstellt wird. Nach dem Scannen der ersten Seite, legen Sie die nächste Seite auf den Scanner und klicken auf [Weitere Seite scannen].
Der PDF-Datei lassen sich über den Windows-Explorer auch Bilder hinzufügen. Dazu per Drag&Drop die Datei (bmp,png,jpg,tif) aus dem Fenster des Windows-Explorer in den Scanner-Dialog ziehen.
Um die Reihenfolge der Seiten zu ändern, ziehen Sie eine Seite mit der gedrückten linken Maustaste an die neue Position.
Am einfachsten übernehmen Sie empfangene oder gesendete E-Mails in die DATAflor Bauakte, indem Sie die E-Mail (oder mehrere E-Mails mit Strg oder Shift) in Outlook auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte Dokumente ziehen.
Anschließend wird der Dialog Dokument anlegen angezeigt, in dem Sie die Dokumenteninformationen angeben können. Der Betreff der E-Mail wird dabei automatisch als Bezeichnung übernommen. Es kann eine beliebige Versandart, hier sinnvollerweise Maileingang bzw. Mailausgang, gewählt werden.
Zusätzlich wird in der Tabelle das Versanddatum, Name und E-Mail-Adresse des Absenders angezeigt.
Über die Suche und anhand von Gruppen und Filtern lassen sich so schnell abgelegte E-Mails finden.
Wie E-Mails lassen sich auch die Anhänge einer E-Mail direkt in der DATAflor Bauakte ablegen. Dazu in der E-Mail einfach die Anhänge auswählen und per Drag&Drop auf die Registerkarte Dokumente ziehen.
Zu jeder gedruckten Papierausgabe eines CAD-Planes können Sie den Planstand als Dokument in der DATAflor Bauakte aufnehmen.
Speichern Sie Ihre CAD-Zeichnung zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte immer als DWF-Datei. Einen abschließend Planstand zum Projektende können Sie zudem als ZIP-Datei in der DATAflor Bauakte ablegen.
Die Aufnahme einer DWG-Datei in der DATAflor Bauakte ist nicht zu empfehlen, da die Dateien von ihrem ursprünglichen Speicherort ausgeschnitten und verschoben werden. Eingefügte Bilder und Referenzen werden jedoch nicht mit verschoben. Dies führt dann zu fehlerhaften Darstellungen.
DWF-Datei erstellen
Um ein DWF-Datei zu erstellen, markieren Sie im CAD das Layout, das Sie drucken möchten, öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Plotten.
Wählen Sie im Plotdialog aus der Liste der Plotternamen DWF6 ePlot.pc3 aus. Dieser Drucker ist standardmäßig mit jeder CAD-Installation eingerichtet.
Klicken Sie im Plotdialog auf [OK].
Legen Sie im folgenden Dialog den Speicherort und den Dateinamen fest. Bestätigen Sie die Eingabe mit [Speichern]. Die Datei wird geplottet.
Die DWF-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel Dokumente importieren vor.
ZIP-Datei erstellen
Öffnen Sie in CAD die Zeichnung und wählen über den Menübrowser den Eintrag Publizieren > eTransmit.
Bestätigen Sie gegebenenfalls eine Speicherabfrage mit [OK]. Der folgende Dialog zeigt Ihnen alle Inhalte der Zeichnung an, die exportiert werden können. Sie brauchen keine weiteren Einstellungen vorzunehmen und können den Dialog mit [OK] bestätigen.
Wählen Sie den Speicherort und einen Dateinamen aus und bestätigen Sie die Eingabe mit [Speichern].
Die Zip-Datei ist nun gespeichert. Zur Aufnahme in der DATAflor Bauakte gehen Sie bitte wie im Kapitel Dokumente importieren vor.