====== Word-Vorlagen ======

Sie können direkt aus BUSINESS heraus mit Microsoft Word neue Wordvorlagen erstellen, vorhandene Vorlagen kopieren und verändern.

===== Neue Word-Vorlage erstellen =====
  - Öffnen Sie zunächst im gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) die Registerkarte **Dokumente**.
  - Im Menü **Dokumente** klicken Sie in der Gruppe **Ansicht** auf **Vorlagen**.
  - Markieren Sie in der Vorlagenverwaltung die Kategorie, zu der Sie die Vorlage hinzufügen möchten.
  - Sobald Sie im Menü die Funktion **Word** anklicken, wird eine **Neue Vorlage** angelegt.\\ {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:word.png?direct|}}
  - Geben Sie eine **Bezeichnung** ein und ergänzen im Feld **Beschreibung** weitere Informationen.\\ {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:032.png?direct|}}
  - Sie haben hier die Möglichkeit, die Felder **Kategorie** und **Dokumentenart** vorzubelegen, sodass diese beim [[dokument_infos|Anlegen neuer Dokumente]] automatisch mit diesen Einträgen gefüllt werden. Die Auswahllisten für die [[einstellungen#vorbelegungen|Vorbelegung]] lassen sich über die Schaltflächen **[...]** bearbeiten. 
  - **Speichern** Sie die neue Vorlage.
  - Um das Dokument zu bearbeiten, klicken  Sie auf **Öffnen**. BUSINESS öffnet MS Word zur Bearbeitung des Dokuments.{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:msword.png?direct|}}
  - Gestalten Sie durch fest hinterlegten Text und Bilder sowie **Textbausteine** (siehe Kapitel unten) Ihre Vorlagendatei.
  - Nach der Bearbeitung **Speichern** Sie das Dokument im Word-Menü und schließen MS Word. Das überarbeitete Dokument steht in den Vorlagen bereit.

===== Vorlage bearbeiten =====
Alle Vorlagen lassen sich über das Menü **Bearbeiten** bzw. über die Liste der rechten Maustaste **Öffnen**, **Duplizieren** und **Löschen** (siehe Kapitel [[Vorlagen#funktionen|Funktionen]]).

{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:vorlage_bearbeiten.png?direct|}}

===== Geschäftspapier als Hintergrundbild =====
Mit der Funktion **Wasserzeichen** in Microsoft Word haben Sie die Möglichkeit Ihr Geschäftspapier als Hintergrundbild in Ihrer Word-Vorlage zu hinterlegen. 

<WRAP round info 90%>
Um die Funktion **Wasserzeichen** zu nutzen, muss eine Bilddatei (JPG, BMP, etc.) zur Verfügung stehen, die Ihr Geschäftspapier abbildet (Briefkopf, Logo, etc.).
</WRAP>

  - Öffnen Sie die Word-Vorlage per Doppelklick bzw. über die Liste der rechten Maustaste. 
  - Indem Sie in den oberen Bereich des Dokumentes doppelt klicken, öffnen Sie den Bereich der Kopfzeile. {{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:kopfzeile.png?direct|}}
  - Fügen Sie über das Menü **Einfügen** die gewünschte Bilddatei hinzu.
     * Setzen Sie die Bilddatei hinter den Text. Wählen Sie hierzu über die Liste der rechten Maustaste den Eintrag **Zeilenumbruch** und anschließend den Eintrag **Hinter den Text** aus.  
     * Verschieben Sie die Bilddatei so, dass sie Ihren Vorstellungen entspricht. {{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:kopfzeile_mit_bild.png|}}\\
  -  Drücken Sie <wrap caps>**Strg**</wrap> + <wrap caps>**A**</wrap> auf der Tastatur und markieren damit alle Inhalte.
  - Klicken Sie im Menü **Seitenlayout** oder **Entwurf** auf den Eintrag **Wasserzeichen** und wählen anschließend den Eintrag **Auswahl im Wasserzeichenkatalog speichern** aus. {{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:wasserzeichen_katalog.png|}}\\
  - Der Dialog **Neuen Baustein erstellen** wird geöffnet. Vergeben Sie einen entsprechenden Namen und beenden den Dialog mit [**OK**].\\ {{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:speichern_wasserzeichen.png|}}\\
\\
Anschließend stehen Ihnen alle in der Bauakte aufgerufenen Word-Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, mit dem hinterlegten Geschäftspapier zur Verfügung.

<WRAP round tip 90%>
Mit der Option **Erste Seite anders** können Sie der ersten Seite Ihres Dokumentes eine andere Kopf- bzw. Fußzeile als dem restlichen Dokument geben.
{{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:erste_seite_anders.png|}}
</WRAP>

<WRAP round important 90%>
Beim Beenden von Microsoft Word bestätigen Sie diesen Dialog mit **Speichern**, ansonsten werden Ihre Änderungen nicht übernommen.\\
{{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:speichern_block.png|}}
</WRAP>



===== Unterschriften =====
Lesen Sie bitte [[https://support.office.com/de-de/article/Einf%C3%BCgen-einer-Unterschrift-f3b3f74c-2355-4d53-be89-ae9c50022730|hier]] nach, wie Sie in Microsoft Word eine Unterschirft hinzufügen und diese als Schnellbaustein einfügen, um schnell in jedem Dokument darauf zugreifen zu können. 

{{de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:schnellbaustein.png|}}
===== Textbausteine verwenden =====
Textbausteine sind Felder, die in Dokumenten, die in der DATAflor Bauakte aus einer Wordvorlage erstellt wurden, von BUSINESS automatisch gefüllt werden.

<WRAP round info 90%>
Die Textbausteine stehen nur in Wordvorlagen zur Verfügung, die Sie in der DATAflor Bauakte erstellen, jedoch nicht in importierten freien Word-Dokumenten.
</WRAP>

  - Setzen Sie im Worddokument den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie einen Textbaustein einfügen möchten. 
  - Öffnen Sie anschließend im Menü **Einfügen** das Auswahlmenü **Schnellbausteine** und wählen den Eintrag **Feld**.{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:104.gif?direct|}}
  - Der Dialog **Feld** wird geöffnet. Markieren Sie in der Liste **Feldnamen** den Eintrag **DocProperty**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:105.gif?direct|}}
  - In der Liste **Eigenschaft** werden alle möglichen Textbausteine aufgelistet. <WRAP round info 90%>Alle Textbausteine, die mit DF_ beginnen, werden von BUSINESS automatisch gefüllt.</WRAP>
  - Markieren Sie in der Liste **Eigenschaft** den gewünschten Textbaustein, z.B. //DF_PROJEKT// und bestätigen mit **[OK]**. 
  - Der Textbaustein wird im Dokument an der markierten Stelle eingefügt und sofort von BUSINESS automatisch gefüllt.{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:030.gif?direct|}}

<WRAP round info 90%>
Ein Beispiel für das Arbeiten mit Textbausteinen haben wir für Sie in einer Musterdatei vorbereitet. Diese können Sie {{ de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:vorlage_dms_musterbrief.docx|hier}} herunterladen und anschließend in Ihr System [[de:produkte:business_2018:dataflor_bauakte:vorlagen_import|importieren]] und dann ggf. duplizieren können.
</WRAP>

=== vorhandene Textbausteine === 
<WRAP round info 90%>
In Abhängigkeit vom BUSINESS-Programmteil, in dem Sie das Dokument erstellt haben, sind die Informationen zum Füllen der Textbausteine verfügbar.
</WRAP>

^Mögliche Optionen zum Feldnamen DocProperty^Bedeutung^Verfügbarkeit:\\ A=Adressen, P=Projektverwaltung, Ü=Überall^
|DF_DOKUMENTENART|Dokumentenart|Ü|
|DF_WIEDERV|Wiedervorlage an|Ü|
|DF_WIEDERVSTATUS|Wiedervorlage Status|Ü|
|DF_SACHB|Sachbearbeiter|Ü|
|DF_SACHB_BZ|Bedienerzeichen|Ü|
|DF_BZ|Wie vor DF_SACHB_BZ (Kompatibilität Alt-Vorlagen)|Ü|
|DF_SACHB_DURCHWAHL|Sachbearbeiter Tel.-Durchwahl|Ü|
|DF_SACHB_TEL|Sachbearbeiter Telefon komplett|Ü|
|DF_SACHB_FAX|Sachbearbeiter Fax|Ü|
|DF_SACHB_MAIL|Sachbearbeiter Mail|Ü|
|DF_SACHB_HANDY|Sachbearbeiter Handy|Ü|
|DF_LIZENZNEHMER|Lizenznehmer|Ü|
| |||
|DF_ADRESSFELD|Empfängeradresse|A, P|
|DF_FIRSTNAME|Vorname bei privaten Empfängeradressen|A, P|
|DF_LASTNAME|Nachname bei privaten Empfängeradressen|A, P|
|DF_STRASSE|Straße Empfängeradresse|A, P|
|DF_ORT|Ort Empfängeradresse|A, P|
|DF_PLZ|PLZ Empfängeradresse|A, P|
|DF_AP|Name Ansprechpartner|A, P|
|DF_AP_TEL|Telefon Ansprechpartner|A, P|
|DF_AP_FAX|Fax Ansprechpartner|A, P|
|DF_AP_MAIL|Mail Ansprechpartner|A, P|
|DF_AP_HANDY|Handy Ansprechpartner|A, P| 
| |||
|DF_AUFTRAGGEBER|Auftraggeber (Kurzangabe)|P|
|DF_NAME|Auftraggeber (Langangabe)|P|
|DF_ZUSATZ1|Auftraggeber (Zusatz1)|P|
|DF_BETREFF|Betreff|P|
|DF_PROJEKT|Projektbezeichnung|P|
|DF_PROJEKT_NR|Projektbezeichnung|P|
|DF_OBJEKT|Objektbezeichnung|P|
|DF_OBJEKT_NR|Objektnummer|P|
|DF_LV|LV-Bezeichnung|P|
|DF_LV_NR|LV-Nummer|P|
|DF_POSITION_NR|Positionsnummer|P|
|DF_POSITION_BEZ|Positionsbezeichnung|P|
|DF_AUSFUEHRUNGSORT_STRASSE|Straße inkl. Hausnummer des Ausführungsortes|P|
|DF_AUSFUEHRUNGSORT_PLZ|Postleitzahl des Ausführungsortes|P|
|DF_AUSFUEHRUNGSORT_ORT|Ort des Ausführungsortes|P|
|DF_AUSFUEHRUNGSORT_ZUSATZ|Zusatz des Ausführungsortes|P|
|DF_BAUBEGINN_GEPLANT|geplanter Baubeginn der Baustelle|P|
|DF_FERTIGSTELLUNG_BIS|vereinbarter Fertigstellungstermin der Baustelle|P|
|DF_BAUBEGINN_AM|tatsächlicher Baubeginn der Baustelle|P|
|DF_BAUENDE_AM|tatsächliches Bauende der Baustelle|P|
|DF_LVSUMME|Nettosumme des LV|P|
|DF_LVSUMME_BRUTTO|Bruttosumme des LV|P|
|DF_LVSUMME_STEUERN|Mehrwertsteuer des LV|P|
| |||
|DF_BRIEFANREDE|Briefanrede Korrespondenz|A|

===== Weitere Schritte =====
/* Links zu anderen Schritten*/ 
[[orga-elemente]]\\
[[vorlagen_import]]\\ 

[[vorlagen]]\\