====== Neue Lieferantenrechnung ====== ===== Beschreibung ===== Um eine neue Lieferantenrechnung zu erfassen, wählen Sie im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] zunächst einen Lieferanten aus. Auf der Registerkarte **Rechnungen** werden alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten angezeigt. Klicken Sie anschließend im Menü **Rechnungseingang** auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:neu_weiss.png|}}. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0077.png|}} Im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] tragen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung ein. Im unteren Bildschirmbereich hinterlegen Sie die [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] (Rechnungspositionen) der Lieferantenrechnung. Diese können Sie **manuell** eintragen, Daten aus der **Vorkalkulation** übernehmen oder bereits erfasste **Lieferscheine** zuweisen: === manuelle Erfassung === Klicken Sie in der Spalte **Baustelle** in die erste Zeile. Geben Sie manuell die Baustellen-Nummer ein oder klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif|}}, um eine Auswahlliste aller erfasster Baustellen zu öffnen. Wählen Sie durch Mausklick oder Auswahl mit den Pfeiltasten und Drücken von **Enter** die gewünschte Baustelle aus. Klicken Sie mit der Maus in das nächste Feld oder betätigen **Tab**. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0078.png|}} Im **Programmparameter** [[grundsaetzliche_einstellungen#aufteilungsbuchung_auf_position|Aufteilungsbuchung auf Position]] legen Sie fest, ob bei der Aufteilungsbuchung von Lieferantenrechnungen in der Tabelle die Spalte **Position** angezeigt wird und so das Buchen auf Positionen zur Verfügung steht. Klicken Sie in das Feld **Material/Pflanze**. Folgende Auswahl wird geöffnet. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0079.png|}} Bei Auswahl von **Material**, **Entsorung**, **Fremdleistung** oder **Sonstiges** wird die [[..:programmdaten:materialsuche|Materialsuche]] geöffnet, bei Pflanze die [[..:programmdaten:pflanzensuche|Pflanzensuche]]. Bei Übernahme eines Artikels wird die Mengeneinheit und der Einzelpreis vorbelegt. Um freien Text einzutragen, wählen Sie den Eintrag **Abbrechen**. Vervollständigen Sie die weiteren Spalten. Mit **Enter** in der letzten Spalte wird eine neue leere Aufteilungsbuchung angelegt. Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png|}} im Menü. === Übernahme aus Vorkalkulation === Klicken Sie in der Spalte **Baustelle** in die erste Zeile. Geben Sie manuell die Baustellen-Nummer ein oder klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif|}}, um eine Auswahlliste aller erfasster Baustellen zu öffnen. Wählen Sie durch Mausklick oder Auswahl mit den Pfeiltasten und Drücken von **Enter** die gewünschte Baustelle aus. Öffnen Sie anschließend das [[neue_lieferantenrechnung#Registerkarte Vorkalkulation]]. Hier werden alle Vorkalkulationsdaten der Baustelle aufgelistet. Durch **Doppelklick** auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten dieser Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0080.png|}} Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten. Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png|}} im Menü. === Übernahme aus Lieferschein === Öffnen Sie das [[neue_lieferantenrechnung#Registerkarte Lieferscheine]]. Es werden alle zum gewählten Lieferanten erfassten Lieferscheine angezeigt. Durch **Doppelklick** auf eine Lieferscheinbuchung werden die Daten in die Aufteilungsbuchungen übernommen. Um eine doppelte Übernahme der Lieferscheinbuchung zu vermeiden, steht die Buchung nach erfolgter Übernahme in eine Lieferantenrechnung auf der Registerkarte **Lieferscheine** nicht mehr zur Verfügung. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0081.png|}} Kontrollieren, ggf. ändern (z.B. Menge) bzw. vervollständigen (z.B. Konto) Sie die übernommenen Daten. Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png|}} im Menü. ---- **abweichender Geschäftsbereich** Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#GB-übergreifende Rechnungsaufteilung]] legen Sie fest, wie das Programm reagiert, wenn eine Baustelle ausgewählt wird, die nicht zum eingestellten Geschäftsbereich gehört. Aufteilungsbuchen werden an den hier hinterlegten Geschäftsbereich an die [[..:system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]] übergeben. **KA = Kostenart** Weisen Sie den zu verbuchenden Betrag einer Kostenart zu. Die Kostenart dient der Berücksichtigung von Zuschlägen in den [[..:nachkalkulation:auswertungen_der_nachkalkulation|Nachkalkulationsauswertungen]]. Es werden die Zuschläge des [[..:vorkalkulation:arbeitsbereiche|Arbeitsbereichs]] verwendet, welcher der Baustelle zugewiesen ist. **im Bau** Aufteilungsbuchungen können sofort auf das Aufwandskonto gebucht werden oder zunächst als **in Bau** befindlich markiert {{de:produkte:business_2016:finanzen:haekchen.gif|}} und erst mit der Schlussrechnung umgebucht werden. Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen|Buchung auf Konto "in Bau"]] legen Sie fest, dass in der Tabelle die Spalte **im Bau** angezeigt wird. **Konto** Legen Sie das Aufwandskonto fest, welches für die Übergabe an die [[..:system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]] verwendet wird. Durch Klick auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif|}} erhalten Sie eine Auswahl Ihrer bereits gespeicherten Konten. Mit einem Mausklick übernehmen Sie das gewünschte Konto. Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#Sachkonto automatisch vorbelegen]] können Sie festlegen, wie die automatische Vorbelegung des Sachkontos während der Erfassung erfolgt. **Buchungstext** Die Zusammensetzung des Buchungstextes der einzelnen Aufteilungsbuchungen legen Sie im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#Vortrag Buchungstext]] fest. **Kostenstelle** Weisen Sie der Aufteilungsbuchung eine Kostenstelle zu, die in der [[..:system:finanzbuchhaltungssoftware|Finanzbuchhaltung]] separat ausgewertet wird. Durch Klick auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:dropdownpfeil.gif|}} erhalten Sie eine Auswahl der Kostenstellen. Mit einem Mausklick übernehmen Sie die gewünschte Kostenstelle. **Steuersatz** Ist für die Lieferantenrechnung im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] als Steuersatz **** eingestellt, ordnen Sie in der Spalte Steuer jeder Aufteilungsbuchung einen Steuersatz zu. Haben Sie alle Aufteilungsbuchungen der Lieferantenrechnung erfasst, bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:speichern.png|}} im Menü. **LS-Nr.** Bei Übernahme eines Lieferscheins wird hier die hinterlegte Lieferscheinnummer eingetragen. Ist zum erfassten Lieferschein keine Nummer hinterlegt, können Sie diese hier nachtragen. **NK-Datum** Für neu eingegebene Aufteilungsbuchungen (nicht bei Übernahme aus Lieferschein) wird automatisch in der [[..:nachkalkulation:start|Nachkalkulation]] ein Lieferschein angelegt. In der Spalte** NK-Datum** legen Sie das Datum fest, welches für den Lieferschein verwendet wird. ---- ==== Rechnungskopf ==== Hinterlegen Sie die Kopfdaten der Lieferantenrechnung. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0082.png|}} **Kreditorenkonto** Wählen Sie den Lieferanten aus. Tragen Sie die Kreditorennummer des Lieferanten ein oder öffnen Sie die Komfortsuche im [[..:adressen:start|Adress-Manager]] durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:dreipunkte.gif|}}. **Lieferant** Das Programm zeigt zur gewählten Kreditorennummer den Namen des Lieferanten an. **Geschäftsbereich** Wählen Sie den Geschäftsbereich, auf den die Lieferantenrechnung gebucht wird. **Beleg-Nr.** Die Beleg-Nummer ist die Rechnungsnummer des Lieferanten. Sie wird auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen, um eine genaue Zuordnung der Zahlung zu gewährleisten. **OP-Nr.** Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#OP-Nr. automatisch vergeben]] entscheiden Sie, ob Sie die OP-Nummer immer manuell eintragen möchten oder vom Programm automatisch vergeben wird. Wird die OP-Nummer automatisch vergeben, legen Sie im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#Geschäftsbereich für OP-Nummern-Generierung]] den Geschäftsbereich fest, dessen Nummernkreis verwendet wird. **Verw.-Zweck** Das Feld **Verwendungszweck** wird für die [[zahlung_ausfuehren#clearing_schnittstelle|Clearing-Schnittstelle]] oder Druck eines [[zahlung_ausfuehren#ueberweisung|Überweisungsträgers]] genutzt. Es entspricht der zweiten gleichnamigen Zeile auf einem Überweisungsträger (die erste Zeile erzeugt das Programm automatisch). Da dieses Feld normiert ist, stehen nur 27 Zeichen zur Verfügung. Beim [[zahlung_vorbereiten|Vorbereiten von Zahlungen]] haben Sie nochmals die Möglichkeit dieses Feld zu editieren. Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#Vortrag Verwendungszweck]] können Sie festlegen, dass der Verwendungszweck automatisch erstellt wird. Es sind Kombinationen aus OP-Nummer, Kundennummer und Kreditorennummer möglich. **Buchungsmemos** Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:finanzen:0086.png|}} wird der Editor geöffnet. Hier können Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Buchungen hinterlegen, z.B. den Grund einer Umbuchung. **Belegdatum** Das Rechnungsdatum entspricht in der Regel dem Belegdatum. Auch diese Angaben werden auf Zahlungsträgern entsprechend ausgewiesen. Im Rahmen der Erfassung von Lieferantenrechnungen bleibt das zuletzt eingegebene Belegdatum der Rechnung für die Dauer der BUSINESS-Sitzung erhalten. D.h. das Belegdatum der ersten erfassten Rechnung wird als Voreinstellung für die zweite Rechnung genommen, nicht mehr das aktuelle Tagesdatum, da in den seltensten Fällen eine Lieferantenrechnung gleich am Tag der Ausstellung erfasst wird. **Zko (Zahlungskonditionen)** Es werden die Zahlungskonditionen vorbelegt, die Sie im [[..:adressen:start|Adress-Manager]] zum Lieferanten hinterlegt haben. Beim Verlassen des Feldes wird das Fenster **Eingabe Zahlungskonditionen** geöffnet, in dem Sie die vorbelegten Zahlungskonditionen speziell für diese Lieferantenrechnung ändern können. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0083.png|}} Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**. **Status** Legen Sie den Status der Lieferantenrechnung fest. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0084.png|}} Haben Sie zur [[..:finanzen:grundsaetzliche_einstellungen#Bankverbindung Ihres Lieferanten]] hinterlegt, dass dieser einzugsberechtigt ist, wird automatisch der Status **Lastschrift** vorbelegt. **Bruttobetrag** Tragen Sie den Bruttobetrag (Rechnungsbetrag) der Rechnung ein. **Steuer** Wählen Sie aus den hinterlegten [[..:willkommen:finanzverwaltung#Steuersätze|Steuersätzen]] den Steuersatz der Lieferantenrechnung aus. Enthält die Lieferantenrechnung Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, wählen Sie den Eintrag ****. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0085.png|}} **Steuerbetrag** Der Steuerbetrag wird vom Programm aus eingetragenem Bruttobetrag und Steuersatz automatisch errechnet, außer bei Steuer-Auswahl ****. Dann werden Sie aufgefordert zur Prüfung der richtigen Steueraufteilung den Prüfbetrag einzutragen. Erst wenn dieser richtig verteilt ist, kann die Buchung gespeichert werden. ---- ==== Registerkarte Rechnungen ==== Nachdem Sie im [[neue_lieferantenrechnung#Rechnungskopf]] einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte **Rechungen** alle bereits erfassten Rechnungen des Lieferanten aufgelistet. Im Programmparameter [[grundsaetzliche_einstellungen#Anzeige Zahlungen]] legen Sie fest, ob in der Tabelle die Spalten **Zahlung**, **Skonto** und **letzte Zahlung** für Zahlungen und Skontobeträge angezeigt werden. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0087.png|}} Im unteren Bereich werden zu der Lieferantenrechnung, die auf der Registerkarte **Rechnungen** markiert ist, die [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] angezeigt. Gegebenenfalls können Sie die Aufteilungsbuchungen nun nachbearbeiten. === Dokument zuweisen === Zu jeder Lieferantenrechnung lässt sich das entsprechende Dokument [[..:dataflor_bauakte:dokument_ablegen#dokumente_importieren|Importieren]] oder [[..:dataflor_bauakte:dokument_ablegen#dokumente_scannen|Scannen]]. Klicken Sie dazu im Menü **Rechnungseingang > Dokumente** auf {{de:produkte:business_2016:ribbon_document-import_16.png?nolink|}} oder {{de:produkte:business_2016:ribbon_scanner-import_16.png?nolink|}}. Das Dokument wird dann automatisch mit jeder Baustelle verknüpft. Sie können das Dokument hier auch direkt [[..:adressen:oeffnen|Öffnen]] und die [[..:dataflor_bauakte:dokument_infos|Dokumentinformationen]] bearbeiten. {{de:produkte:business_2016:finanzen:lieferantenrechnung_dokument.png?direct|}} Weitere Informationen zum Umgang mit Dokumenten finden Sie im Bereich [[..:dataflor_bauakte:start|DATAflor Bauakte]]. Ein, zur Lieferantenrechnung, zugewiesenes Dokument wird mit dem Löschen der Lieferantenrechnung nicht gelöscht, sondern dem Lieferanten zugeordnet. ---- ==== Registerkarte Lieferscheine ==== Nachdem Sie im [[neue_lieferantenrechnung #Rechnungskopf]] einen Lieferanten ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte **Lieferschein** alle in der [[..:nachkalkulation:start|Nachkalkulation]] zum Lieferanten erfassten Lieferscheine mit den einzelnen NK-Buchungen aufgelistet. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0088.png|}} Durch Doppelklick auf eine Lieferscheinbuchung werden die Daten in die [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] übernommen. ---- ==== Registerkarte Vorkalkulation ==== Nachdem Sie in den [[neue_lieferantenrechnung#Aufteilungsbuchungen]] eine Baustelle ausgewählt haben, werden auf der Registerkarte **Vorkalkulation** alle Vorkalkulationsdaten der Baustelle aufgelistet. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0089.png|}} Durch Doppelklick auf eine Vorkalkulationszeile werden die Daten der Vorkalkulation in die Aufteilungsbuchungen übernommen. In der Spalte **Preistyp** wird die Herkunft des Einzelpreises des Artikels angezeigt. * **KP** = Katalogpreis * **VP** = vorkalkulierter Preis * **PV** = Preisvereinbarung (aus Programmteil [[..:baustellenmanagement:beschaffung|Beschaffung]]) {{de:produkte:business_2016:finanzen:0090.png|}} ---- ==== Aufteilungsbuchungen ==== Zu der Lieferantenrechnung, die auf dem [[neue_lieferantenrechnung#Registerkarte Rechnungen]] markiert ist, werden im unteren Fensterbereich die dazugehörigen **Aufteilungsbuchungen** angezeigt. Für eine [[neue_lieferantenrechnung|neue Lieferantenrechnung]] werden hier die Rechnungspositionen erfasst und ggf. für mehrere Baustellen aufgeteilt. {{de:produkte:business_2016:finanzen:0091.png|}} **Spaltenreihenfolge** Die Reihenfolge der angezeigten Spalten ändern Sie, indem Sie den Spaltenkopf der Spalte anklicken, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie den Spaltenkopf bei gedrückter Maustaste zwischen die Spaltenköpfe der Spalten, zwischen welchen Sie die Spalte einfügen möchten {{de:produkte:business_2016:finanzen:0092.png|}} ===== Weitere Schritte ===== [[rechnungseingang]]\\ [[Lieferantenrechnung bearbeiten]]\\ [[Lieferantenrechnung suchen]]\\ [[Rechnungseingangsliste]]