====== Dokument erstellen ======

===== Beschreibung =====
Innerhalb der DATAflor Bauakte können Sie die meisten der in BUSINESS erzeugten **Ausdrucke direkt ablegen** und **Dokumente mit anderen Anwendungen erstellen**, z.B. mit Microsoft Word oder Microsoft Excel. 

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Für die Ablage in der DATAflor Bauakte können beliebige Dateien ausgewählt und so Text-, Tabellen-, Grafik-, CAD- oder Foto-Dateien abgespeichert werden. Sogar das Hinterlegen von Datenbanken (Access oder andere) ist möglich.
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Wenn Sie das importierte Dokument über die rechte Maustaste oder über das Menü {{de:produkte:business_2016:ribbon_document-open_16.png?nolink&20|}} **Öffnen**, wählt das Programm an Hand des eingestellten Dateityps die Software aus, mit der das Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird.
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==== Ausdrucke direkt ablegen ====
Die meisten der in BUSINESS erzeugten Ausdrucke können Sie direkt beim Ausdrucken als Dokumente in der DATAflor Bauakte ablegen.

  - Setzen Sie dazu im Druckmenü des jeweiligen Ausdruckes die Option **In Bauakte aufnehmen** aktiv {{de:produkte:business_2016:haekchen.gif?nolink&20|}}.\\ \\  __Beispiel__: Druckmenü des Angebots\\ {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:023.png?direct|}}\\ \\ 
  - Nach dem Drucken bzw. dem Versenden als Fax oder als E-Mail wird das Fenster [[dokument_infos|Dokument anlegen]] geöffnet.\\ Hinterlegen Sie die zum Dokument relevanten Informationen u.a. zur Einordnung des Dokuments (Dokumentenart, Kategorie) und ggf. zur Wiedervorlage.
  - Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit **[OK]**.
  - Das Dokument wird in der Projektverwaltung zum LV, Objekt, Projekt und zum Auftraggeber und im Adress-Manager zur Auftraggeber-Adresse sowie zur Adresse des beim Ausdruck angemeldeten Benutzers jeweils auf der Registerkarte **Dokumente** angezeigt.\\ \\ __Beispiel__: Anzeige zum LV in der Projektverwaltung\\ {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:028.png?direct|}}

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==== Neues Dokument erstellen ====
Innerhalb der DATAflor Bauakte können Sie Dokumente mit Hilfe anderer Anwendungen (z.B. Microsoft Word, Microsoft Excel) erstellen.

  - Öffnen Sie zunächst den gewünschten Programmbereich (z.B. Adress-Manager, Projektverwaltung) und markieren im Verzeichnisbaum den Eintrag, zu dem Sie ein neues Dokument erstellen möchten. 
  - Anschließend öffnen Sie die Registerkarte **Dokumente** und klicken im Menü auf {{de:produkte:business_2015:adressen:ribbon_document_add_16.png?nolink|}} **Neu**.
  - Wählen Sie im Dialog **Dokument anlegen** eine **Vorlage** mit einem beliebigen Dateityp aus.<WRAP round info 90%>
In der [[vorlagen|Vorlagenverwaltung]] stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, z.B. das Erstellen neuer Vorlagen, das Importieren bestehender Vorlagen, das Verwalten der Vorlagen in Kategorien etc.
</WRAP>{{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:dok_neu_anlegen.png?direct|}}<WRAP round tip 90%>
Die Vorlagen lassen sich in einer **Favoriten**-Liste zusammenstellen. Dazu mit der rechten Maustaste auf eine Vorlage klicken und **Zu Favoriten hinzufügen**. Die Favoriten werden im Baum immer ganz oben aufgeklappt angezeigt und sind so schnell zugänglich.\\ {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:dok_neu_favorit.png?direct&400|}}</WRAP>
  - Hinterlegen Sie auf den Registerkarten **Dokument** und **Details** die notwendigen Informationen zum Dokument (siehe [[dokument_infos]]).
  - Mit Klick auf **[OK]** wird das Dokument zur Bearbeitung geöffnet. Die geeignete Software zur Bearbeitung wird anhand des verwendeten Dateityps erkannt.<WRAP round important 90%>**Ausnahme** ist hier die Dateiendung **//*.MEMO//**. Mit dieser erzeugen Sie in der Bauakte ein Dokument, ohne eine Datei anzulegen. Diese Dokumente enthalten lediglich Dokumenteninformationen.
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  - Aus dieser Vorlage wird ein generiertes Dokument geöffnet. Nehmen Sie im Dokument ggf. Änderungen bzw. Ergänzungen vor.
  - Nach dem **Speichern** des Dokuments wird das Dokument in der Projektverwaltung zum LV, Objekt, Projekt und zum Auftraggeber und im Adress-Manager zur Auftraggeber-Adresse sowie zur Adresse des beim Ausdruck angemeldeten Benutzers jeweils auf der Registerkarte **Dokumente** angezeigt.

==== Serienbrief erstellen ====
Möchten Sie ein Word-Dokument gleichzeitig an mehrere Empfänger richten, können Sie die Funktion **Serienbrief** verwenden. Mit der Standard-Wordvorlage //**SerienBrief.dot**// lässt sich im Adress-Manager schnell ein einfacher Serienbrief erstellen. 

Mit dem Modul DATAflor Bauakte können Sie für Serienbriefe zusätzlich eigene Wordvorlagen verwenden und Deck- und Schlussblatt sowie den Serienbrief zu den Empfängern speichern.

Eine ausführliche Beschreibung der Funktion **Serienbrief** finden Sie im Kapitel **Adress-Manager > Drucken > **[[..:adressen:serienbrief_in_word]].

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===== Weitere Schritte =====
/* Links zu anderen Schritten*/ 
[[dokument_infos]]\\ 
[[dokument_ablegen]]\\