In BUSINESS können Sie jedem einzelnen Benutzer neben Benutzername und Passwort auch unterschiedliche Zugriffsrechte zuordnen. Dadurch gewinnen die Benutzer Sicherheit, dass sie nicht irrtümlich programmrelevante und wichtige Änderungen vornehmen können. Desweiteren bietet es Schutz, dass vertrauliche Daten nicht von jedermann einsehbar sind.
Legen Sie zunächst eine neue Benutzergruppe an und ordnen der Benutzergruppe die gewünschten Rechte zu. Anschließend können Sie den Mitarbeitern die Benutzergruppe zuweisen. Die detaillierte Vorgehensweise lesen Sie in den folgenden Kapiteln.
Zum Anlegen und Verwalten von Benutzergruppen öffnen Sie im Adress-Manager im Menü Programmdaten das Auswahlmenü Firma und wählen den Eintrag Benutzergruppen.
Markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen. Durch Klicken auf , werden alle bereits angelegten Benutzergruppen angezeigt. Standardmäßig sind die Benutzergruppen Administrator, Benutzer sowie Hauptbenutzer vorhanden und können nicht verändert werden.
Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, markieren Sie im Verzeichnisbaum den Eintrag Benutzergruppen und klicken im Menü auf oder öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Neue Benutzergruppe.
Im Verzeichnisbaum wird ein Eintrag für die neue Benutzergruppe angelegt. Auf der rechten Bildschirmseite wird die Registerkarte Benutzergruppe angezeigt. Vergeben Sie für die Benutzergruppe eine eindeutige Bezeichnung. Durch Setzen des in der Spalte verwenden ordnen Sie der Benutzergruppe die gewünschten Rechte (siehe folgendes Kapitel) zu.
Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.
Der Benutzer DATAflor hat immer Administratorenrechte, d.h. er hat auf alle lizenzierten Programmbereiche Zugriff. Wollen Sie dies vermeiden, müssen Sie entweder das Passwort ändern oder einen neuen Benutzer anlegen.
Jeder Benutzergruppe können Sie unterschiedliche Zugriffsrechte gewähren. Auf der Registerkarte Benutzergruppe sind alle Rechte aufgeführt, die Sie der Benutzergruppe freischalten bzw. sperren können.
Markieren Sie im Verzeichnisbaum unter dem Ordner Benutzergruppen die Benutzergruppe, deren Zugriffsrechte auf die Funktionen in BUSINESS Sie bearbeiten möchten. Bei neu angelegten Benutzergruppen sind standardmäßig zunächst alle Rechte gesperrt . Setzen Sie bei den Rechten ein , haben anschließend alle Mitarbeiter, die der gewählten Benutzergruppe zugeordnet sind, Zugriff auf die Funktionen dieses Zugriffsrechtes.
Folgende Funktionen können Sie individuell freischalten oder sperren:
Nicht aufgeführte Funktionen stehen jedem Benutzer zur Verfügung.
Adressen verwalten
Auftraggeber/Auftragnehmer bearbeiten
Mehrfachbearbeitung
Adressen importieren
Mitarbeiter/Benutzer bearbeiten
Bauakte verwalten
Kreditor - Rechnungseingang
Datentransfer Finanzbuchhaltung
Datenübergabekennzeichen Finanzbuchhaltung löschen
Debitor - Bearbeitung Finanzdaten
Debitor - Kontoanzeige
Debitor - Rechnungen drucken
Debitor - Zahlungseingang
Debitor & Kreditor - Rechnungen löschen, Debitor - Zahlungen löschen
(ACHTUNG s.o.: Zusätzlich gesondertes Recht, wenn Daten schon an Finanzbuchhaltung übergeben sind)
Kreditor - Zugriff Zahlungsverkehr
Nachkalkulationsdaten erfassen
Verwaltung Finanzstammdaten
Geräte, Gerätegruppen endgültig löschen / wiederherstellen
Bearbeitung Kataloge
Material bearbeiten
Material, Warengruppe oder Katalog endgültig löschen / wiederherstellen
Preispflege Material
Löschen der Nachkalkulationsdaten aus der Buchungshistorie
Zugriff Buchungsimport
Teams verwalten
Zugriff Nachkalkulation
Zugriff Nachkalkulationsauswertungen
Zugriff Projekte
Anzeige Vorkalkulation
Zugriff LV-Austausch
Zugriff Projektauswertungen
Zugriff Datenexport
Bearbeitung Standardleistungen
Anzeige Systemsteuerung
Kalkulatorische Mitarbeiter bearbeiten
Firmendaten bearbeiten
Bearbeitung Terminmengen (ausgeführte Termine)
Zugriff Stapeldruck Rechnung
Bearbeitung Abrechnungstermine
Jeder Mitarbeiter kann Mitglied in einer oder mehreren Benutzergruppen sein.
Um einem Mitarbeiter eine Benutzergruppe zuzuweisen, öffnen Sie in der Adresse des Mitarbeiters auf der Registerkarte Details die Registerkarte Benutzer.
Wenn Sie die Auswahl Benutzergruppen über das grüne Plus-Symbol öffnen, werden alle hinterlegten Benutzergruppen angezeigt. Markieren Sie die Benutzergruppe/n , die Sie dem Mitarbeiter zuweisen möchten.
Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf im Menü.