====== Outlook-Anbindung ====== ===== Beschreibung ===== Für die Einträge der [[Wiedervorlage]] können Sie in Microsoft Outlook **Termine anlegen** oder **Aufgaben anlegen**. Bei Verwendung entsprechender Apps stehen diese Termine und Aufgaben anschließend auch auf mobilen Geräten wie iPad, iPhone oder anderen Smartphones zur Verfügung. Die Anbindung ist möglich für **Microsoft Outlook 2007, 2010 (32 bit) und 2013 (32 bit)**. Für David, TOBIT und andere Systeme besteht die Möglichkeit nicht. ===== Vorgehensweise ===== - Definieren Sie die **Outlook-Konten** (siehe Kapitel unten), die für die Anbindung verwendet werden. - Legen Sie im **Programmparameter** [[einstellungen#wiedervorlage_an_outlook_anbinden|130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden]] fest, ob Sie in Outlook mit **Terminen** oder **Aufgaben** arbeiten möchten. - Legen Sie für Einträge Ihrer Wiedervorlage im Outlook-Kalender **Termine** (siehe Kapitel unten) oder in der Outlook-Aufgabenliste **Aufgaben** (siehe Kapitel unten) an. Profitieren Sie bei **Aufgaben** vom **automatischen Abgleich** zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als **Erledigt**. ===== Outlook-Konten definieren ===== Die Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie an __Ihr__ Outlook-Konto sowie an die Outlook-Konten __Ihrer Mitarbeiter/Kollegen__ anbinden. Outlook-Konten werden anhand der E-Mail-Adresse des Kontoinhabers identifiziert. Das Outlook-Konto muss für den angemeldeten Windows-Benutzer konfiguriert sein. Hinterlegen Sie zunächst im [[..:adressen:start]] zu den Mitarbeitern, die die Outlook-Anbindung verwenden werden, die **E-Mail-Adresse** des jeweiligen Outlook-Kontos. Auf der Adresse des Mitarbeiters öffnen Sie auf der Registerkarte **Details** die Registerkarte **Adresse**.\\ Öffnen Sie die Auswahl **Internet** über das grüne Plus-Symbol und wählen die Option **E-Mail**, **E-Mail 2** oder **E-Mail 3**. Tragen Sie in einem der E-Mail-Felder die E-Mail-Adresse des Outlook-Kontos des Mitarbeiters ein und speichern die Eingabe. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:058_2016.png?direct|}} Öffnen Sie anschließend auf der Registerkarte **Benutzer** die Auswahl **Benutzerdaten** und wählen die Option **E-Mail Outlook-Anbindung**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:107.png?direct|}} Durch Klicken auf {{de:produkte:business_2016:dropdown_neu.png?nolink&19|}} werden in der Auswahlliste alle zum Mitarbeiter hinterlegten E-Mail-Adressen angezeigt.\\ Wählen Sie die **E-Mail-Adresse** des Outlook-Kontos, das für den Benutzer konfiguriert ist und speichern Sie die Einstellung. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:074.png?direct|}} Die Anbindung der Wiedervorlage an das gewählte Outlook-Konto steht nun zur Verfügung. ---- ===== Termin anlegen ===== Für bestehende Einträge Ihrer Wiedervorlage können Sie in Ihrem Outlook-Kalender **Termine** anlegen. Wählen Sie zunächst im **Programmparameter** [[einstellungen#wiedervorlage_an_outlook_anbinden|130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden]] anbinden **Termin** aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse Ihr **Outlook-Konto**. Markieren Sie in Ihrer Wiedervorlage den Eintrag, zu dem Sie in Ihrem Outlook-Kalender einen Termin anlegen möchten. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag **Termin anlegen** oder klicken im Menü **Wiedervorlage** auf {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_date_add_32.png?nolink&20|}} **Termin anlegen**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:153.png?direct|}} Zum gewählten Eintrag der Wiedervorlage wird in Outlook ein neuer Termin zur Bearbeitung geöffnet. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:155.jpg?direct|}} Folgende Daten werden aus den [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] in den Termin übernommen. ^BUSINESS-Dokument^Outlook-Termin^ |Bezeichnung|Betreff| |Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)|Beginnt um| |angelegt zu|Textfeld| |Empfänger-Adresse|Textfeld| |Daten des Anprechpartners|Textfeld| |Notizen/Schlagworte|Textfeld| |Auftraggeber/Projekt/Objekt/LV|Textfeld| Nehmen Sie ggf. Änderungen/Ergänzungen am Termin vor und bestätigen mit **Speichern & schließen**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:156.jpg?direct|}} Das Bearbeitungsfenster wird geschlossen und der Termin im Outlook-Kalender angezeigt. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:157.jpg?direct|}} Änderungen und Ergänzungen an Terminen in Outlook werden __nicht__ in die Wiedervorlage in BUSINESS zurück übertragen. ---- ===== Aufgabe anlegen ===== Für Dokumente, die Sie sich selbst oder einem anderen Mitarbeiter/Kollegen auf Wiedervorlage legen oder bereits gelegt haben, können Sie in Microsoft Office **Aufgaben** anlegen. Wählen Sie zunächst im **Programmparameter** [[einstellungen#wiedervorlage_an_outlook_anbinden|130.10.10 Wiedervorlage an Outlook anbinden]] **Aufgabe** aus und definieren Sie zu Ihrer Adresse sowie zu den Adressen aller Mitarbeiter mit [[einstellungen#zugriff_je_benutzer|Zugriff auf die DATAflor Bauakte]] das jeweils entsprechende **Outlook-Konto**. ==== aus eigener Wiedervorlage ==== Zu bestehenden Einträgen Ihrer Wiedervorlage können Sie in Outlook Aufgaben anlegen. Markieren Sie zunächst den gewünschten Eintrag Ihrer Wiedervorlage. Öffnen Sie anschließend das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_outlook_task_add_16.png?nolink&18|}} **Aufgabe anlegen** oder wählen Sie im Menü **Wiedervorlage > Outlook** den Eintrag {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_outlook_task_add_16.png?nolink&18|}} **Aufgabe anlegen**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:159.png?direct|}} Die neue Aufgabe wird in Ihrem Outlook-Konto in der Aufgabenliste angezeigt. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:161.jpg?direct|}} Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:162.jpg?direct|}} ==== über die Dokumenteninformationen ==== Zu allen Dokumenten in der DATAflor Bauakte können Sie über die Dokumenteninformationen eine **Outlook-Aufgabe anlegen** und ggf. die mit dem Dokument verknüpfte **Datei anhängen**. Öffnen Sie die [[dokument_infos]] des Dokuments, zu dem Sie in Outlook eine Aufgabe anlegen möchten. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:dok_info_aufgabe.png?direct|}} Weisen Sie das [[wiedervorlage#dokument_zur_wiedervorlage|Dokument zur Wiedervorlage]] sich oder einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zu und nehmen folgende Einstellungen für die neue **Outlook-Aufgabe** vor: * **Outlook-Aufgabe anlegen**: Setzen Sie in der Spalte {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:dok_info_icon_aufgabe.png?direct|}} die Option aktiv {{de:produkte:business_2016:haekchen.gif?nolink&20|}}. In Outlook wird eine neue Aufgabe angelegt. * **Datei anhängen**: Die Dokumente in der DATAflor Bauakte werden abhängig vom **Dateityp** (siehe [[dokument_ablegen]]) mit einer Datei verknüpft oder bleiben unverknüpft. Bei verknüpften Dokumenten können Sie die hinterlegte Datei bei unveränderbaren Dateitypen (z.B. PDF und Bilder) an die Outlook-Aufgabe anhängen. Setzen Sie dafür den Hakten in der Spalte {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:dok_info_icon_anhang.png?direct|}} aktiv. Bestätigen Sie die Einstellungen mit **[OK]**. Die neue Aufgabe wird im Outlook-Konto des zur Bearbeitung gewählten Mitarbeiters in der Aufgabenliste angezeigt. Der Mitarbeiter entscheidet hier, ob er die Aufgabe annimmt oder ablehnt. * Nimmt der Mitarbeiter die Aufgabe an, wird diese in seiner Aufgabenliste in Outlook und in seiner Wiedervorlage in BUSINESS angezeigt. * Lehnt der Mitarbeiter die Aufgabe ab, wird in Outlook keine neue Aufgabe angelegt, das Dokument bleibt in seiner Wiedervorlage erhalten und der Aufgabensteller erhält in Outlook die Meldung Aufgabe abgelehnt. * Ist eine Aufgabe vom Auftragsteller an Mitarbeiter A zugewiesen und von Mitarbeiter A angenommen worden, wird diese in der Aufgabenliste und in der Wiedervorlage von Mitarbeiter A angezeigt. Weist der Aufgabensteller diese Aufgabe nun Mitarbeiter B zu, wird die Aufgabe aus der Aufgabenliste und Wiedervorlage von Mitarbeiter A entfernt und bei Mitarbeiter B angezeigt. Mitarbeiter B kann in Outlook die Aufgabe wiederum annehmen oder ablehnen. Folgende Daten werden aus den [[dokument_infos|Dokumenteninformationen]] in die Aufgabe übernommen: ^BUSINESS-Dokument^Outlook-Termin^ |Bezeichnung|Betreff| |Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)|Beginnt am, Fällig am, Erinnerung| |Status: In Arbeit|Status: Nicht begonnen| |angelegt zu|Textfeld| |Empfänger-Adresse|Textfeld| |Daten des Anprechpartners|Textfeld| |Notizen/Schlagworte|Textfeld| |Auftraggeber/Projekt/Objekt/LV|Textfeld| Des Weiteren werden die Aufgaben in Outlook in der Kalenderansicht unterhalb des Kalenders angezeigt, so dass Sie Termine und Aufgaben gleichzeitig im Blick haben. Sobald Sie in der Wiedervorlage in BUSINESS eine Aufgabe angelegt haben, lässt sich diese Aufgabe in Outlook mit {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_outlook_task_delete_16.png?nolink&18|}} **Aufgabe aufheben** aus Outlook entfernen. Profitieren Sie so vom automatischen Abgleich zwischen BUSINESS und Outlook, z.B. beim zeitlichen Verschieben der Aufgabe oder beim Markieren der Aufgabe als erledigt. ==== Automatischer Abgleich ==== Änderungen/Ergänzungen am Eintrag in der **Wiedervorlage** oder der **Aufgabe** in Outlook werden **ständig wechselseitig** übernommen. Folgende Daten werden automatisch abgeglichen: ^BUSINESS-Dokument^Outlook-Aufgabe^ |Bezeichnung|Betreff| |Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)|Erinnerung| |Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)|Beginnt am (bei deaktivierter Erinnerung)| |Wiedervorlage am (Datum und Uhrzeit)|Fällig am (nicht von Outlook nach BUSINESS)| |Wiedervorlage ist|Status| Die in Outlook vorgegebenen Status **Nicht begonnen**, **In Bearbeitung**, **Wartet auf** und **Zurückgestellt** entsprechen in BUSINESS dem Status **In Arbeit**. ==== Aufgabe aufheben ==== Um die Anbindung von Dokumenten an eine Outlook-Aufgabe aufzuheben, markieren Sie den gewünschten Eintrag in Ihrer Wiedervorlage und wählen anschließend im Menü **Wiedervorlage > Outlook** den Eintrag {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_outlook_task_delete_16.png?nolink&18|}} **Aufgabe aufheben** oder Sie öffnen das Kontextmenü über die rechte Maustaste und wählen den Eintrag {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:ribbon_outlook_task_delete_16.png?nolink&18|}} **Aufgabe aufheben**. {{de:produkte:business_2016:dataflor_bauakte:177.png?direct|}} Die zu dem Dokument angelegte Aufgabe wird aus Outlook entfernt. * Wird eine Aufgabe in Outlook gelöscht, wird für das zugehörige Dokument in der Wiedervorlage die Anbindung __nicht__ automatisch aufgehoben. Sofern Sie die Outlook-Anbindung des Dokuments in der Wiedervorlage nicht manuell aufheben, wird beim nächsten BUSINESS-Start zum Dokument in Outlook eine neue Aufgabe angelegt. * Wird ein Dokument in BUSINESS gelöscht, wird die zugehörige Aufgabe in Outlook entfernt. ---- ===== Weitere Schritte ===== /* Links zu anderen Schritten*/ [[dokument_suchen]]\\ [[wiedervorlage]]