Dokumenteninformation

Beschreibung

In den Dokumenteninformationen können Sie die Informationen einsehen und bearbeiten, die zusammen mit den Dokumenten in der DATAflor Bauakte abgelegt werden.

Funktionen

Registerkarte Dokument

Auf der Registerkarte Dokument finden Sie Informationen zur Ablage des Dokuments in der DATAflor Bauakte.

BezeichnungGeben Sie dem Dokument eine eindeutige Bezeichnung.
Angelegt zuDieses Feld enthält die interne Dokumentenbezeichnung, durch die das Dokument vom Programm identifiziert wird. Es ist gegraut, so dass die darin enthaltene Information nicht verändert wird.
VerantwortlichDurch Klicken auf wählen Sie den Mitarbeiter, der für dieses Dokument verantwortlich ist. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriff auf DATAflor Bauakte haben. Standardmäßig wird der angemeldete Benutzer vorbelegt.
KategorieDurch Klicken auf ordnen Sie das Dokument in eine Kategorie ein. Standardmäßig wird die Kategorie vorbelegt, die in der Formularverwaltung zum gedruckten Formular eingestellt ist.
DokumentenartDurch Klicken auf ordnen Sie das Dokument einer Dokumentenart zu. Standardmäßig wird die Dokumentenart vorbelegt, die in der Formularverwaltung zum gedruckten Formular eingestellt ist.

Die korrekte Zuordnung des Dokuments zu einem verantwortlichen Mitarbeiter, einer Kategorie sowie einer Dokumentenart hilft Ihnen, das Dokument in der Dokumentensuche schnell wiederzufinden. Zudem lassen sich damit alle Dokumente eines Mitarbeiters, einer Kategorie bzw. einer Dokumentart anzeigen.

VersandartDurch Klicken auf wählen Sie, in welcher Form Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.
Versand amDurch Klicken auf stellen Sie ein, wann Sie das Dokument dem Empfänger zugestellt haben.
Notizen/SchlagworteNotieren Sie bei Bedarf weitere Informationen zu diesem Dokument. Später können Sie anhand dieser Notizen über die Volltextsuche das Dokument in der Dokumentensuche wiederfinden. Es sind maximal 2000 Zeichen möglich.
Wiedervorlage anDurch Klicken auf wählen Sie den Mitarbeiter, dem das Dokument in der Wiedervorlage angezeigt werden soll. Zur Auswahl stehen alle in BUSINESS erfassten Mitarbeiter, die Zugriffsrechte auf DATAflor Bauakte haben. In der Formularverwaltung können Sie je Formular hinterlegen, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder immer der jeweils angemeldete Benutzer automatisch vorbelegt wird.
Wiedervorlage amLegen Sie fest, zu welchem Zeitpunkt (Datum und ggf. Uhrzeit) der gewählte Mitarbeiter das Dokument erledigen soll. Der Mitarbeiter wird zum gewählten Zeitpunkt in der Wiedervorlage auf das Dokument aufmerksam gemacht. In der Formularverwaltung können Sie je Formular eine Anzahl Tage festlegen, die für die automatische Berechnung des Datums Wiedervorlage am verwendet wird.
Wiedervorlage istDurch Klicken auf wählen Sie den Wiedervorlagestatus in Arbeit, so dass das Dokument in der Wiedervorlage des gewählten Benutzers angezeigt wird. Dokumente mit dem Wiedervorlagestatus erledigt werden nicht weiter in der Wiedervorlage angezeigt.

Registerkarte Details

Auf der Registerkarte Details finden Sie zusätzliche Informationen zum Dokument.
Die Informationen, die bereits zur Auftraggeber-Adresse bzw. zum LV hinterlegt sind, werden in den entsprechenden Feldern vorbelegt und können ggf. ergänzt bzw. geändert werden.

EmpfängerDie Adresse des Empfängers, für den dieses Dokument bestimmt ist.
Ansprechpartner, Funktion, Tel. Durchwahl, E-MailDer Ansprechpartner im Hause des Empfängers sowie die Funktion, telefonische Durchwahl und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Auftraggeber, Projekt, Objekt, LVDer Name des Auftraggebers, die Projektbezeichnung, die Objektbezeichnung sowie die Bezeichnung des Leistungsverzeichnisses aus der Projektverwaltung.
BetreffDer Betreff des Dokuments.

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